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合同管理规范与模板系统

一、系统适用范围与业务场景

本合同管理规范与模板系统适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖以下核心业务场景：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包等供应商合作场景；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制开发等客户合作场景；

合作类合同：项目联合开发、代理合作、品牌授权等伙伴协作场景；

服务类合同：咨询服务、技术服务、运维支持等专业服务场景；

内部管理类合同：劳动合同、保密协议、采购授权等内部协作场景。

系统通过标准化流程与模板，支撑法务、业务、财务等多部门协同，保证合同合规性、效率性与可追溯性，适用于企业初创期到成熟期的合同管理需求。

二、合同全生命周期管理操作流程

（一）合同发起与起草

需求发起：业务部门根据合作需求，在系统中填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、核心条款（如金额、履行期限、交付标准等），合作方资质文件（如营业执照、法人证件号码明等）。

模板选择：法务部门根据合同类型（如采购、销售），从模板库中匹配最新版本的标准化模板，如无合适模板，需发起模板新增流程。

合同起草：业务人员基于选定模板，结合具体需求填写合同条款，重点明确：

合同主体：甲乙双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；

核心权利义务：标的物名称/服务内容、数量、质量标准、履行期限与地点；

商务条款：合同金额、付款方式、开票信息（仅限“税率”“类型”等非隐私信息）、违约责任；

争议解决：约定管辖法院或仲裁机构。

（二）合同审核与修订

部门审核：合同起草完成后，系统自动流转至业务部门负责人*审核，重点核对合作需求与合同条款的一致性、商务条款的合理性。

法务审核：业务审核通过后，提交至法务专员*审核，重点审查：

主体资格：合作方是否具备履约能力（如资质证书是否在有效期内）；

合规性：条款是否符合法律法规及行业规定（如招投标项目需符合《招标投标法》）；

风险点：违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰、保密条款是否完备。

财务审核：法务审核通过后，提交至财务专员*审核，重点核查金额准确性、付款方式与企业资金管理政策的匹配性、税务处理的合规性。

修订反馈：审核环节若发觉问题，审核人员需在系统中填写《合同审核意见表》，明确修订建议及原因，业务人员根据意见修改后重新提交审核，直至所有环节通过。

（三）合同签署与生效

用印申请：审核通过后，业务人员在系统中提交《合同用印申请表》，最终版合同PDF，注明用印份数（如正本1份、副本2份）及签署方式（电子签署或纸质签署）。

用印审批：根据企业授权体系，合同用印需经相应负责人审批（如金额10万元以上需总经理审批），审批通过后由行政部门或印章管理人员完成用印。

签署交付：

纸质合同：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章后，业务部门将正本交付合作方，留存副本及扫描件归档；

电子合同：通过第三方电子签约平台（需符合《电子签名法》要求）完成签署，系统自动带电子签章的合同文件。

生效确认：合同签署后，系统自动更新合同状态为“已生效”，同步向业务、法务、财务部门推送生效通知。

（四）合同履行与监控

履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，需在系统中建立《合同履行台账》，记录关键节点（如交付时间、验收时间、付款节点）的履行情况，相关凭证（如验收报告、付款凭证）。

异常处理：若出现履行延迟、违约等情况，业务部门需及时在系统中提交《合同履行异常报告》，说明原因及处理方案，经法务部门评估风险后，启动协商、仲裁或诉讼等应对流程。

变更管理：合同履行过程中需变更条款的，参照“发起-审核-签署”流程签订补充协议，补充协议与原合同具有同等法律效力。

（五）合同归档与查询

归档：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本（纸质）或电子文件、履行过程中的所有凭证（如补充协议、验收记录）至系统“合同档案库”，标注归档日期及保管期限（根据企业档案管理规定确定，一般为合同终止后10年）。

权限管理：系统设置分级查询权限，业务部门可查询本部门合同，法务部门可查询全量合同，财务部门可查询涉及资金往来的合同，保证信息安全。

统计分析：系统支持按合同类型、金额、履行状态等维度统计报表，为管理层提供合同履约率、风险合同数量等决策数据支持。

三、标准化合同模板框架

以下为通用合同模板的核心条款具体内容需根据合同类型调整：

合同编号：[年份]-[合同类型代码]-[序号]（如2024-CG-001）

条款类别

核心内容

合同主体

甲方：全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式；乙方：全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式。

合同标的

标的物名称/服务内容、规格型号、技术参数（如适用）。

数量与质量

1.数量：单位、总数量；2.质量：执行标准（如国家/行业标准、双方约定标准