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采购流程和报销制度

企业日常运营中，采购与费用报销是资金管理的核心环节，规范这两项业务的操作流程，既能保障资源合理配置，又能防范财务风险。以下从采购全流程管理及费用报销具体规则两方面展开说明，确保业务操作有章可循、有据可依。

一、采购全流程管理规范

企业采购活动需遵循“需求明确、预算管控、流程合规、降本增效”的基本原则，覆盖需求发起、供应商管理、合同签订、执行验收、付款结算等关键环节，各环节需留存完整记录，确保可追溯性。

（一）采购需求发起与审批

1.需求确认：各部门需在每月25日前提交下月《月度采购需求计划表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息。临时采购需求（预算内且单次金额≤5000元）需填写《临时采购申请单》，注明紧急原因；超预算或单次金额＞5000元的临时采购，需额外提交《超预算采购说明》，经部门负责人、财务负责人及分管领导逐级审批后方可执行。

2.预算审核：财务部需在3个工作日内对采购需求进行预算匹配审核，重点核查是否存在超预算、重复采购或预算科目错误等问题。对不符合预算管理要求的申请，需注明原因并退回修改；审核通过的需求，由财务部在系统中标记“预算可用”状态。

（二）供应商选择与管理

1.供应商准入：新供应商需提交《供应商准入申请表》及相关资质文件（营业执照、税务登记证、行业许可证、近三年财务报表、产品检测报告等）。采购部门联合质量部、财务部对供应商进行实地考察，重点评估其生产能力、质量控制体系、售后服务响应速度及信用记录（通过国家企业信用信息公示系统核查是否存在失信记录）。考察通过后，供应商信息录入《合格供应商名录》，有效期为1年，期满前3个月需重新评估。

2.采购方式确定：单次采购金额≤2万元的，可从合格供应商名录中选择2家及以上进行比价，留存比价记录；2万元＜单次采购金额≤10万元的，需组织至少3家供应商参与竞争性谈判，形成《谈判记录》及报价对比表；单次采购金额＞10万元的，需采用公开招标方式，招标文件需明确技术参数、评标标准、合同条款等内容，评标委员会由采购、技术、财务、审计部门代表组成，评标结果需经分管领导审批。

（三）采购合同签订与执行

1.合同起草与审核：采购部门根据谈判结果起草合同文本，需包含以下关键条款：标的物名称、规格、数量；含税单价、总金额（注明税率）；交货时间、地点、方式；质量标准（需引用国家/行业标准或明确检测方法）；验收流程及异议处理；付款方式（预付款比例≤30%，验收合格后支付比例≤60%，质保金比例≤10%且质保期≥1年）；违约责任（延迟交货按日0.1%支付违约金，质量不达标可要求退换货并赔偿损失）；争议解决方式（优先协商，协商不成提交甲方所在地法院诉讼）。合同需经法务部进行合规性审核、财务部进行条款风险评估，最终由授权代表签署。

2.合同执行跟踪：采购部门需建立《采购合同执行台账》，记录合同编号、供应商名称、交货日期等信息，在交货前3个工作日提醒供应商备货；如遇供应商延迟交货，需在24小时内书面通知对方并要求提供补救方案，延迟超过5个工作日的，可依据合同条款扣除违约金或终止合同。

（四）验收与付款

1.验收流程：货物到达后，使用部门、采购部门、质量部需共同验收。验收内容包括：外观检查（无破损、标识清晰）、数量核对（与送货单一致）、质量检测（抽样送检或现场测试，留存检测报告）。验收合格后，三方签署《验收单》；验收不合格的，需在2个工作日内书面通知供应商退换货，重新验收合格后方可签署《验收单》。服务类采购需在服务完成后由使用部门出具《服务效果评估报告》，评分≥85分视为验收合格。

2.付款申请：供应商凭《验收单》《发票》（需为合规增值税发票，发票信息与合同、验收单一致）及《付款申请单》申请付款。财务部需核对“四流一致”（合同流、物流/服务流、资金流、发票流），重点核查发票真伪（通过增值税发票查验平台验证）、金额计算准确性、付款比例是否符合合同约定。审核通过后，按企业资金审批流程提交支付，付款凭证需注明合同编号及采购用途。

二、费用报销管理细则

费用报销需遵循“真实性、合理性、合规性”原则，所有费用需与企业生产经营相关，严禁虚构业务、虚报金额或报销个人消费。报销流程涵盖预审、审批、支付等环节，具体操作如下：

（一）可报销费用范围及标准

1.差旅费：员工因公务出差产生的交通、住宿、餐饮及市内交通费用可报销。

-交通工具：高管可乘坐飞机头等舱、高铁商务座；部门负责人可乘坐飞机经济舱、高铁一等座；其他员工乘坐高铁二等座，乘坐飞机需提前申请并经分管领导批准。

-住宿费：一线城市（北京、上海、广州、深圳）上限500元/天/人，二线城市（省会及计划