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2025/12/17
证章管理年总结
汇报人：WPS
CONTENTS
目录
01
证章管理工作概况
02
证章管理工作成果
03
证章管理存在问题
04
证章管理改进措施
05
证章管理未来规划
证章管理工作概况
01
工作范围界定
公司级证照管理
负责公司营业执照、经营许可证等核心证照的全生命周期管理，全年完成32份证照的年检、变更及归档工作。
部门级印章管理
涵盖人力资源部、财务部等12个部门的公章、合同章使用审批，建立电子用印台账，记录用印申请287次。
员工个人资质管理
管理员工职业资格证书、职称证书等，全年审核并备案新入职员工资质材料156份，组织证书继续教育43人次。
工作周期概述
年度周期规划
本年度证章管理工作自1月1日启动，至12月31日结束，涵盖证章申领、发放、年检等全流程，制定季度重点任务清单3份。
关键时间节点
3月完成年度证章需求调研，6月开展上半年集中年检，9月启动新员工证章集中办理，11月完成到期证章换领工作。
工作周期概述
月度工作安排
每月5日前完成上月证章数据统计分析，10日前召开月度管理例会，20日前处理积压申领业务，全年无逾期办理记录。
应急处理周期
建立3个工作日快速响应机制，如5月某部门遗失公章，24小时内完成挂失备案，3日内完成新章刻制与启用。
证章管理工作成果
02
证章制作数量统计
员工工牌制作量
本年度累计制作员工工牌5200枚，覆盖总部及12家分公司新入职员工，采用环保PVC材质，内置防伪芯片提升安全性。
会议及活动专用证章
为年度战略研讨会、客户答谢会等8场大型活动制作嘉宾证、工作证共1800套，配套挂绳定制企业logo，增强品牌辨识度。
证章发放准确率
建立双重复核机制
全年累计发放各类证章1200余份，通过申领人信息系统校验+人工二次核对，错误率从去年0.8%降至0.15%。
引入智能发放系统
3月上线证章智能发放平台，自动匹配员工职级与权限，如技术部工程师职称章发放实现100%精准匹配。
特殊场景应急处理
针对异地分公司紧急用章需求，建立线上审核-顺丰专递绿色通道，全年处理37起加急件，准确率保持100%。
证章回收情况
离职人员证章回收
全年完成离职员工证章回收326枚，通过人力资源部离职流程卡点核验，回收率达100%，未发生一例遗失案例。
过期证章集中清缴
对2023年度到期的156枚临时出入证开展专项清缴，联合安保部上门回收，实际回收率提升至98.7%。
证章管理信息化建设
年度制作总量及增长分析
本年度完成各类证章制作共计2850枚，较去年同比增长15%，其中员工工牌1200枚、会议嘉宾证850枚、荣誉勋章800枚。
重点项目证章制作情况
为集团年度战略峰会专项制作嘉宾证300枚，采用防伪水印工艺，3天内完成设计到交付全流程，保障峰会顺利举行。
证章管理存在问题
03
制作流程繁琐
离职人员证章回收
全年完成320名离职员工工牌、门禁卡回收，通过“离职流程审批-专人核验-系统注销”闭环管理，回收率达100%。
过期/作废证章清理
对2018-2022年过期的156枚资质印章、89张临时通行证进行集中销毁，邀请法务部全程监督并留存影像记录。
部分证章质量问题
全年发放零差错记录
全年累计发放各类证章2300余枚，通过双人复核+系统校验机制，实现发放数据与申领信息100%匹配，未发生一例错发漏发现象。
关键岗位精准匹配
为研发部等5个核心部门126名员工发放岗位资质章，信息核验准确率达100%，无岗位错配情况。
紧急补领高效零失误
处理突发离职、证章遗失等紧急补领需求37次，平均2小时内完成审批制发，信息核对零误差。
信息更新不及时
内部证章管理
涵盖公司公章、合同章、财务章等12类核心印章，全年处理各部门用印申请1800余次，涉及采购合同、人事文件等场景。
外部证照维护
负责营业执照、经营许可证等36份关键证照的年检、变更工作，如2023年完成ISO体系认证换证及地址变更备案。
临时用印管控
针对项目投标、合作协议等临时用印需求，建立“双人复核+登记备案”机制，2023年累计管控临时用印420次，零失误。
证章管理改进措施
04
优化制作流程方案
01
年度管理周期规划
2023年证章管理工作自1月5日启动筹备，至12月20日完成年度归档，涵盖全流程节点共计28个关键时间点。
02
季度重点任务推进
第二季度（4-6月）开展公司资质集中年检，完成公章、合同章等12类证章的有效期核验与更新。
优化制作流程方案
月度常规检查实施
每月15日由行政部牵头，对各部门证章使用登记台账进行抽查，9月发现3起未规范记录用印事由情况并整改。
临时专项工作周期
配合集团审计工作，7月10-25日开
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