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采购需求分析与管理规范模板

一、适用范围与场景

二、操作流程与步骤说明

第一步：需求发起与初步审核

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如生产缺料、办公设备老化、项目服务需求等），填写《采购需求申请表》（见模板表格1），明确需求名称、规格型号、数量、预估预算、用途、期望交付时间等核心信息。

需求部门负责人对需求的必要性进行初步审核，保证需求与部门工作目标匹配，无重复采购或过度采购情况。

初审通过后，将《采购需求申请表》提交至采购管理部门。

输出成果：《采购需求申请表》（需求部门负责人签字版）

第二步：需求分析与专业评估

责任主体：采购管理部门、技术部门（如需）、财务部门

操作内容：

需求拆解与分类：采购管理部门根据需求性质（如标准品、定制品、服务类）进行分类，判断是否属于集中采购目录或招标范围。

技术参数确认：对涉及技术规格的需求（如生产设备、IT设备），由技术部门审核参数的合理性，保证满足功能要求且符合行业标准；对非标需求，需提供详细的技术说明或图纸。

预算与成本分析：财务部门对需求部门的预估预算进行复核，参考历史采购数据、市场价格波动情况，评估预算的合理性；对超预算需求，需需求部门说明原因并提交《预算调整申请》。

市场调研与供应商匹配：采购管理部门开展初步市场调研，知晓同类产品/服务的市场价格、主流供应商资质，判断是否存在替代方案或更优性价比选择。

输出成果：《采购需求分析评估表》（采购、技术、财务部门签字确认）

第三步：需求审批与分级授权

责任主体：采购管理部门、分管领导、总经理（根据金额分级）

操作内容：

采购管理部门汇总《采购需求申请表》《采购需求分析评估表》，形成完整的采购需求材料，按审批权限逐级报批：

预算金额≤1万元：由采购管理部门负责人审批；

1万元＜预算金额≤5万元：由分管副总审批；

预算金额＞5万元：由总经理审批。

审批人重点核查需求的合规性、预算匹配度、紧急程度及必要性，对不符合要求的需求退回需求部门补充说明或调整。

输出成果：《采购需求审批表》（各级审批人签字版）

第四步：采购计划制定与执行

责任主体：采购管理部门

操作内容：

审批通过后，采购管理部门根据需求紧急程度、市场供应情况，制定《采购计划表》（见模板表格2），明确采购方式（如招标、询价、单一来源采购）、供应商选择标准、时间节点（如询价截止日、合同签订日、交付日）。

按采购计划执行采购流程：组织询价/招标、供应商谈判、合同拟定，保证采购过程公开、公平、公正。

将采购计划同步至需求部门，明确双方在交付验收环节的职责分工。

输出成果：《采购计划表》（采购管理部门负责人签字版）

第五步：需求变更与闭环管理

责任主体：需求部门、采购管理部门

操作内容：

若采购需求在执行过程中发生变更（如数量调整、规格修改、交付时间延迟），需求部门需提交《采购需求变更申请表》（见模板表格3），说明变更原因及影响，经采购管理部门及原审批人复核后执行。

采购完成后，需求部门按合同约定进行验收，填写《采购验收报告》（见模板表格4），确认产品/服务质量、数量、交付时间是否符合要求；验收合格后，采购管理部门办理结算手续。

采购管理部门定期汇总采购数据，分析需求偏差（如预算超支、交付延迟原因），形成《采购需求管理总结报告》，持续优化需求管理流程。

输出成果：《采购需求变更申请表》（如需）、《采购验收报告》、《采购需求管理总结报告》

三、核心表格模板

模板1：采购需求申请表

序号

需求部门

需求名称

规格型号/服务内容

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

需求用途

期望交付时间

需求部门负责人签字

申请日期

1

生产部

原材料A

符合GB/T19001标准

1000kg

50

50,000

生产B产品

2024-08-30

*经理

2024-08-01

模板2：采购计划表

采购需求编号

采购名称

采购方式

供应商选择标准

预算金额（元）

询价/招标截止日

合同签订日

交付日

负责人

审批状态

CGQX202408001

原材料A

询价采购

3家以上合格供应商

50,000

2024-08-10

2024-08-15

2024-08-30

*主管

已审批

模板3：采购需求变更申请表

原需求编号

原需求名称

变更内容（数量/规格/时间等）

变更原因

变更后影响（预算/交付等）

需求部门负责人签字

采购管理部门意见

审批人签字

日期

CGQX202408001

原材料A

数量调整为1200kg

生产计划调整

预算增至60,000元

*经理

同意按变更执行

*副总

2024-08-12

模板4：采购验收报告

采购合同编号

采购名称

供应商

验收数量

验收日期

验收标准（合同/技术参数）

验收结果（合格/不合格）

验收人（需求部门）

备注

HT20