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产品研发流程文档管理与维护工具指南

一、适用场景与核心价值

在产品研发过程中，文档是传递需求、规范流程、沉淀经验的核心载体。本工具适用于以下场景，帮助团队解决文档散乱、版本混乱、追溯困难等问题：

需求阶段：产品经理需整理需求文档、用户故事，并与研发、测试团队对齐，避免理解偏差；

设计阶段：架构师、设计师需输出技术方案、原型图，保证研发团队准确实现设计意图；

开发阶段：研发工程师需更新接口文档、开发日志，记录技术难点与解决方案；

测试阶段：测试人员需维护用例文档、缺陷报告，同步测试进度与问题状态；

上线与迭代：项目经理需汇总上线报告、用户反馈，推动文档版本迭代与经验沉淀。

通过系统化管理，本工具可实现文档“集中存储、版本可控、权限分明、追溯有源”，提升团队协作效率，降低因文档问题导致的研发风险。

二、工具操作全流程指南

（一）工具初始化：搭建文档管理框架

创建项目空间

以产品/项目为单位创建独立文档空间，命名规则建议为“【产品线】-【项目名称】-【研发阶段】”（如“电商-订单系统-V2.0研发”）；

设置空间管理员（建议由项目经理*担任），负责后续权限配置与目录管理。

配置角色与权限

角色分类：管理员、编辑者、查阅者、只读者；

权限说明：

管理员：可创建/删除目录、分配权限、修改所有文档；

编辑者：可创建/编辑文档、附件、发起审批；

查阅者：可查看文档、评论，不可修改；

只读者：仅可查看文档，不可评论或。

示例：产品经理、研发负责人、测试负责人*设为编辑者，外部顾问设为查阅者。

建立文档目录结构

按研发阶段划分一级目录，再细分二级/三级目录，保证逻辑清晰：

【产品研发文档空间】

├──01-需求阶段

│├──1.1需求规格说明书

│├──1.2用户故事地图

│└──1.3需求评审记录

├──02-设计阶段

│├──2.1产品原型图

│├──2.2技术方案设计

│└──2.3数据库设计文档

├──03-开发阶段

│├──3.1接口文档

│├──3.2开发日志

│└──3.3代码注释规范

├──04-测试阶段

│├──4.1测试用例

│├──4.2缺陷报告

│└──4.3测试总结报告

└──05-上线与迭代

├──5.1上线检查清单

├──5.2用户反馈汇总

└──5.3迭代优化方案

（二）文档创建与分类：标准化内容输出

选择模板创建文档

工具内置标准化模板（详见“核心示例”），创建时直接调用，避免格式混乱；

若需自定义模板，需经管理员审批，保证模板包含必要字段（如文档编号、版本号、负责人等）。

填写文档基本信息

创建文档时，必填字段包括：文档编号（按规则，如“PRD-PROD-001”）、文档名称、所属目录、负责人、创建日期；

选填字段：关联需求编号、优先级（高/中/低）、密级（内部/保密）。

内容编写与格式规范

文档标题格式：“【阶段】-【文档类型】-【核心主题】”（如“【需求】-【PRD】-【订单流程优化】”）；

采用分级标题（一、1.(1)①），关键信息加粗或标红，避免纯文字堆砌；

图表需添加编号与说明（如“图1订单状态流转图”），附件需注明版本与来源。

（三）文档审批与发布：保证内容准确

发起审批流程

文档编写完成后，“发起审批”，选择审批链（如“需求文档需产品经理→研发负责人→项目经理*审批”）；

审批人需在2个工作日内反馈意见，逾期未操作系统自动提醒。

审批意见处理

若审批通过，文档自动更新为“已发布”状态，同步至对应目录；

若需修改，审批人需填写具体意见（如“3.2.3接口描述不清晰，需补充参数示例”），作者修改后重新发起审批。

发布与共享

已发布文档默认对编辑者及以上角色开放，查阅者需申请权限；

重要文档（如技术方案、上线报告）需发布至“公告区”，并相关责任人。

（四）版本控制与变更记录：保障可追溯性

版本规则

版本号格式：“主版本号.次版本号.修订号”（如V1.0.0），规则

主版本号：重大架构变更或需求调整（如V2.0.0）；

次版本号：功能新增或优化（如V1.1.0）；

修订号：细节修正（如V1.0.1）。

变更操作

文档修改时，需“新建版本”，系统自动保留历史版本（最多保留10个版本）；

修改内容需在“变更说明”中简述（如“修正订单金额计算逻辑错误”），并关联相关需求编号。

历史版本查看

在文档详情页“版本历史”，可查看各版本内容、修改人、修改时间及变更说明；

支持对比两个版本差异，高亮显示修改内容。

（五）文档归档与复盘：沉淀研发经验

定期归档

项目上线后1周内，项目经理*负责将文档从“研发阶段”目录转移至“归档库”，并标注归档日期；

归档文档不可再编辑，如需修改需“解归档”并重新走审批流程。

复盘与优化