企业采购与供应商管理模板.docVIP

企业日常采购与供应商管理模板

一、适用场景与价值

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求发起与审批

需求发起：由需求部门（如行政部、生产部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息，并附相关技术参数或验收标准（如有）。

部门审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部门。

采购审批：采购部门根据采购金额及企业授权制度，提交至对应层级领导审批（如：5000元以下由采购经理审批；5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理*审批）。审批通过后，采购部门正式受理需求。

步骤2：供应商寻源与资质评估

供应商寻源：采购部门根据需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐、自主询价等方式筛选潜在供应商，原则上不少于3家（紧急小额采购可不少于2家）。

资质初审：供应商需提供《供应商资质信息表》，包括营业执照、相关经营许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）、生产/经营资质证明、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作案例（如有）等。采购部门审核资质的真实性、合规性及有效性。

现场评估（必要时）：对重要供应商（如长期合作、高金额采购），组织跨部门小组（含采购、需求部门、质量部门）进行现场考察，评估其生产能力、仓储条件、质量控制流程、交付能力等。

供应商准入：通过评估的供应商纳入《合格供应商名录》，明确合作范围及有效期（通常为1年，到期需重新评估）。

步骤3：采购订单与确认

询价比价议价：采购部门向合格供应商发出询价单，要求其在规定时间内提供报价单。对比供应商的价格、质量、交期、付款条件等，组织议价，确定最终合作方。

订单：根据议价结果，采购部门填写《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、采购物品/服务明细、单价、数量、总金额、交付时间、交付地点、质量标准、付款方式等，经采购负责人*审核后生效。

订单确认：采购部门将《采购订单》正式发送给供应商，要求供应商在2个工作日内书面（或系统确认）回复，确认订单信息无误。

步骤4：合同签订与执行跟踪

合同拟定：单笔采购金额超过5000元或涉及长期合作的，需签订正式采购合同。合同由采购部门拟定，内容包括双方基本信息、采购标的、数量与质量标准、交付与验收条款、付款方式、违约责任、争议解决方式等，法务部门（或指定法务人员*）审核合同条款的合规性。

合同签署：合同经双方授权代表签字并加盖公章后生效，采购部门负责合同原件归档。

执行跟踪：采购部门全程跟踪订单执行进度，督促供应商按约定时间交付。如遇延迟、质量问题等异常情况，及时与供应商沟通协调，必要时启动备用供应商方案。

步骤5：验收与入库

到货验收：供应商交付物品/服务后，由需求部门、采购部门、质量部门（如需）共同验收。

物品验收：核对实物与《采购订单》的名称、规格、数量是否一致；检查外观、包装是否完好；按质量标准进行抽样或全检，出具《验收报告》。

服务验收：根据服务合同约定的交付成果（如报告、方案）及服务过程，由需求部门确认服务质量，填写《服务验收确认单》。

异常处理：验收不合格的，需详细记录问题（如数量不符、质量缺陷、服务不达标等），要求供应商在规定时间内整改或退换货，整改后重新验收。

入库登记：验收合格后，物品由仓储部门办理入库手续，登记《入库台账》；服务类项目验收单需同步提交财务部门及采购部门存档。

步骤6：付款结算与供应商绩效评估

付款申请：采购部门根据合同约定及验收结果，填写《付款申请表》，附《采购订单》《验收报告》《发票（或结算凭证）》等资料，按审批流程提交财务部门审核。

款项支付：财务部门核对无误后，通过银行转账等方式支付款项，保证付款与合同约定一致。

供应商绩效评估：每季度/年度，采购部门组织需求部门、质量部门对合作供应商进行绩效评估，评估维度包括：

质量：产品合格率、服务达标率、质量问题响应速度；

交付：准时交货率、订单满足率；

价格：价格竞争力、成本控制能力；

服务：沟通效率、问题解决能力、配合度。

评估结果填写《供应商绩效评分表》，得分低于70分的供应商限期整改，连续两次不合格的从《合格供应商名录》中清除。

三、核心工具表单

表1：采购需求申请表

序号

需求部门

需求日期

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

用途描述

期望交付时间

预算金额（元）

需求人*

部门负责人*

审批状态

1

行政部

2023-10-08

A4打印纸

80g

箱

10

日常办公

2023-10-15

600

张*

李*

已审批

表2：供应商资质信息表

供应商名称

统一社会信用代码

注册资本

成立时间

注册地址

经营范围

联系人*

联系方式

营业执照扫描件

相关许可证（如有）

质量体系认证

过往合作案例（可附合同）

资质有效期

办公用品公司

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