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行政工作管理标准化作业手册

一、适用工作场景

本手册适用于公司行政管理部门及各业务单元的日常行政管理工作，涵盖会议组织、固定资产管理、办公用品管理、印章使用、档案整理、来访接待等核心行政事务。旨在通过标准化流程规范操作，提升行政工作效率，保障工作有序开展，保证各项行政事务符合公司制度及管理要求。

二、标准化操作流程

（一）会议组织管理

会前准备

（1）明确会议需求：根据发起部门（如部门、部门）需求，确认会议主题、目的、时间（预计时长）、地点（会议室/线上平台）、参会人员（名单及职务）、议程及需准备的物料（投影设备、麦克风、会议资料、饮用水等）。

（2）发布会议通知：至少提前1个工作日通过公司内部通讯工具（如企业OA系统）发送会议通知，内容需包含会议名称、时间、地点、参会人、议程、联系人及联系方式。若为重要会议，需同步发送纸质通知至参会人。

（3）会议室与物料准备：提前30分钟检查会议室设备（保证投影、音响正常）、布置座位（根据参会人数摆放桌椅）、准备会议资料（打印份数与参会人数一致）、摆放饮用水（每席位1瓶）。

会中服务

（1）签到与引导：参会人员入场时，引导至指定座位，提醒关闭手机静音；重要会议需组织签到（电子签到表或纸质签到表），会后及时回收签到表。

（2）会议记录：指定专人（如行政专员*）负责记录会议要点，包括讨论内容、决议事项、负责人、完成时限及待办事项，保证记录准确、完整。

（3）秩序维护：全程关注会议进程，及时处理突发情况（如设备故障、临时增加参会人员），保证会议按议程进行。

会后跟进

（1）整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，根据会议记录整理成《会议纪要》，经会议发起部门负责人审核无误后，分发至所有参会人员及相关领导，并同步至OA系统存档。

（2）落实待办事项：跟踪会议决议中待办事项的进展情况，提醒负责人按时完成，每周汇总待办完成情况并反馈至会议发起部门。

（3）物料归位与场地清理：会议结束后，整理会议室设备（关闭电源、归位麦克风）、回收剩余资料、清理场地垃圾，保证会议室整洁。

（二）固定资产管理

资产入库登记

（1）资产采购：各部门根据工作需要提交《固定资产采购申请表》，经部门负责人审批后，由行政部统一采购（金额较大需经总经理审批）。

（2）验收与登记：资产到货后，行政专员*与采购部门共同验收（核对资产名称、规格、数量、质量），确认无误后填写《固定资产入库登记表》，内容包括资产编号、名称、规格型号、数量、购置日期、金额、使用部门、责任人、存放地点，并粘贴资产标签（标签包含编号及名称）。

资产领用与调拨

（1）领用流程：员工领用固定资产需填写《固定资产领用申请表》，经部门负责人审批后，至行政部办理领用手续。行政专员*核对领用信息，更新《固定资产台账》（领用日期、领用人、使用状态），并发放资产。

（2）调拨流程：因部门调整或工作需要调拨资产时，由调入部门提交《固定资产调拨申请表》，经调出、调入部门负责人及行政部审批后，行政专员*更新台账（调拨日期、调入/调出部门、变更后责任人），并通知双方部门办理资产交接。

资产盘点与处置

（1）定期盘点：行政部每季度组织一次固定资产盘点，由行政专员*牵头，各部门配合，核对资产实物与台账信息（名称、数量、存放地点、责任人），填写《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏、毁损情况分析原因，形成盘点报告报总经理审批。

（2）资产处置：对于报废、闲置或无使用价值的资产，由使用部门提交《固定资产处置申请表》，说明处置原因及数量，经行政部鉴定、总经理审批后，按公司规定进行处置（如报废变卖、捐赠等），处置完成后更新台账，注销资产信息。

（三）办公用品管理

需求统计与采购

（1）月度需求统计：每月25日前，各部门提交《办公用品需求计划表》，列明下月所需办公用品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审核后报行政部。

（2）采购审批与执行：行政专员*汇总各部门需求，编制《办公用品采购计划》，经行政部负责人审批后实施采购（优先选择定点供应商，保证价格合理、质量合格）。

入库与领用发放

（1）入库登记：办公用品到货后，行政专员*核对采购清单与实物（名称、规格、数量），确认无误后填写《办公用品入库登记表》，分类存放（如文件夹、笔、纸张等分区管理），并在库存台账中更新入库信息。

（2）领用发放：员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》，注明领用部门、姓名、物品名称、数量、领用日期，日常消耗品（如笔、笔记本）可直接领取，耐用品（如计算器、订书机）需经部门负责人审批。行政专员*核对领用信息，发放物品并更新库存台账。

库存管理与盘点

（1）库存控制：行政专员*定期检查库存量，保证常用办公用品库存充足（如笔、A4纸等库存不低于1个月用量），避免积压或短缺。

（2）月度盘点：每月最后1个工作日，行政部组织办公用品盘点，核