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企业文书写作及归档流程标准

一、适用范围与典型场景

本标准适用于企业内部各类正式文书的起草、审核、签发、传递及归档管理，覆盖行政、人事、财务、业务等全部门场景。典型包括但不限于：

行政类：通知、通报、报告、请示、会议纪要；

业务类：合同协议、项目方案、调研报告、合作函件；

管理类：制度文件、岗位职责、工作计划、总结汇报；

其他：对外函件、证明材料、审批单等具有保存价值的书面材料。

二、文书全生命周期操作流程

（一）文书起草阶段

操作目标：保证文书内容完整、逻辑清晰、格式规范，符合企业及行业要求。

1.明确文书类型与核心要素

根据发文目的确定文书类型（如“请示”需一事一议，“会议纪要”需客观记录讨论要点）；

提取核心要素：标题（准确概括内容，如“关于2024年春节放假安排的通知”）、主送机关（明确接收对象，如“各部门”）、（背景、目的、具体事项、执行要求等）、附件（如有辅助材料需注明）、发文机关（部门或全称）、成文日期（阿拉伯数字标注，如“2024年1月15日”）。

2.格式规范要求

排版：标题二号小标宋简体，居中；主送机关三号仿宋GB2312，顶格；三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距28磅；一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312，三级标题三号仿宋GB2312加粗；附件说明在下空一行左空2字符标注“附件：1.X”；

语言：简洁、准确、正式，避免口语化、歧义表述（如“尽快”改为“于2024年X月X日前完成”）；

编号：按企业《公文管理办法》统一编号（如“行字〔2024〕X号”），编号规则为“部门简称+年份+序号”。

3.起草人自查

完成起草后，需检查：内容是否符合企业规定、要素是否齐全、格式是否规范、有无错别字或逻辑矛盾，确认无误后提交部门负责人审核。

（二）文书审核阶段

操作目标：保证文书内容合规、数据准确、职责明确，规避风险。

1.审核流程与职责

部门负责人审核：重点审核文书内容的部门职责匹配性、事项可行性、数据准确性（如费用预算、人员安排），签署“同意”或“修改后重报”意见；

跨部门会签：涉及多部门协作的文书（如项目方案、合同），需由相关部门负责人会签，确认职责分工、资源支持等无异议；

法务/职能部门专项审核：

法务部门：审核合同、协议等法律文书的条款合规性、权利义务对等性、违约责任明确性；

财务部门：审核涉及费用、报销、资金往来文书的预算依据、金额准确性、审批流程完整性；

人力资源部门：审核人事类文书（如招聘启事、制度文件）的劳动法规合规性、薪酬标准一致性。

2.审核意见反馈

审核人需明确标注修改意见（如“第三条需补充项目时间节点”“合同违约责任条款需增加‘不可抗力’情形”），并在1个工作日内反馈给起草人；起草人根据意见修改后，重新提交审核，直至通过。

（三）文书签发阶段

操作目标：明确文书生效依据，保证权威性。

1.签发权限划分

常规行政文书（如通知、会议纪要）：由分管领导*签发；

重要管理文书（如制度文件、年度计划）：由总经理*签发；

对外函件/合同：由总经理或其授权分管领导签发；

涉密文书：需经总经理及董事长联合签发。

2.签发规范

签发人需在文书指定位置（通常为右上角或文末）亲笔签名或盖章，并注明签发日期；

签发后，文书原件由行政部统一登记、编号，形成正式发文。

（四）文书传递与执行

操作目标：保证文书及时送达、有效落实。

1.传递方式

内部传递：通过企业OA系统、内部邮件或纸质文件流转单传递，需记录接收人、接收时间（电子系统自动留痕，纸质文件由接收人签字确认）；

外部传递：以企业名义发出的函件、合同等，需加盖企业公章（公章使用需按《公章管理办法》审批），通过快递、当面递交等方式送达，并保留送达回执或签收记录。

2.执行跟踪

主办部门需负责跟踪文书执行情况（如通知中的事项是否按时完成、合同条款是否履行），并在执行期限后3个工作日内向签发部门反馈结果；

涉及跨部门执行的文书，由行政部牵头协调，定期通报进度。

（五）文书归档阶段

操作目标：保证文书完整保存、便于查询追溯。

1.归档范围

所有正式签发的文书（包括原件、审核修改稿、会签意见单）；

具有保存价值的支撑材料（如附件、调研数据、会议签到表）；

外部来文需回复的文书（含对方来文及企业回复件）。

2.归档流程

整理：按“一事一档”原则，将文书正本、附件、审核材料等统一装订，去除金属夹，加装档案封面（标注文书标题、文号、归档部门、归档日期、密级等）；

编号：按“年度+部门+文书类别+序号”规则编号（如“2024-行办-通-001”），由行政部统一登记《文书归档清单》（模板见下文）；

移交：文书形成部门在文书生效后30日内，将整理好的档案移交至行政部档案室，双方在《档案移交清单》上签字确认；

保管：档案室按文书类别、年度分类存放，