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团队内部沟通记录与反馈模板

一、适用情境

二、操作流程指南

1.沟通前准备

明确沟通目的：根据沟通类型（如同步进展、解决问题、反馈意见等），提前梳理核心议题，避免讨论偏离方向。

确定参与人员：根据议题内容，邀请相关方参与（如涉及任务分配需包含负责人，涉及问题解决需包含相关执行人），保证关键角色在场。

准备沟通材料：如有必要，提前共享背景资料（如项目文档、问题清单、数据报表等），帮助参与人员快速知晓情况，提高沟通效率。

2.沟通中记录

实时记录关键信息：由指定记录人（可提前指定或轮值）实时记录沟通核心内容，重点包括：议题概述、各方观点、讨论结论、待办事项等，避免遗漏关键细节。

客观描述讨论内容：记录时使用中性语言，避免加入主观评价，保证信息准确反映沟通实际情况（如“提出需优化流程”而非“抱怨流程繁琐”）。

明确决议与分工：对沟通中达成的共识、明确的任务分工、时间节点等关键信息进行重点标注，保证后续执行有据可依。

3.沟通后反馈与跟进

整理并共享记录：沟通结束后24小时内，由记录人整理沟通记录，形成标准化文档，通过团队共享渠道（如企业群、钉钉群、共享文档等）发送给所有参与人员，确认信息无误。

跟踪待办事项进度：根据记录中的任务分工，负责人需按时推进工作；记录人或团队负责人定期跟踪待办事项进展，对逾期未完成的任务及时提醒，保证问题闭环。

收集反馈意见：对沟通中未解决的问题或后续执行中出现的疑问，鼓励相关方通过模板补充反馈，形成“沟通-执行-反馈”的完整闭环。

4.记录归档

定期（如每周/每月）将沟通记录整理归档，按项目或时间分类存储，便于后续查阅（如项目复盘、问题追溯、经验沉淀等）。

三、标准化记录表

基本信息

沟通主题

（例：项目第二阶段进展同步会/客户反馈问题解决方案讨论）

沟通日期

年月日

沟通时间

时分至时分

沟通地点/方式

（例：会议室A/腾讯会议线上/企业语音）

参与人员

（例：、、赵六、陈七）

记录人

**

沟通核心内容

议题概述

（简要说明本次沟通需解决的核心问题或讨论方向，例：讨论需求延期原因及解决方案）

关键讨论点

（分点记录各方主要观点和讨论细节，例：1.：需求变更未及时同步，导致开发进度滞后；2.：测试资源不足，影响验证效率；3.赵六：建议建立需求变更审批流程）

决议事项

（记录最终达成的共识，例：1.后续需求变更需提交《需求变更申请表》，经陈七审批后同步开发团队；2.协调测试资源，优先保障核心功能验证）

待办事项

序号

任务描述

1

整理《需求变更申请表》模板并下发

2

协调测试人力，支持功能验证

3

组织团队培训，讲解需求变更流程

反馈与跟进

反馈内容（如有）

（记录沟通后收到的补充反馈，例：陈七提出申请表需增加“业务部门负责人签字”栏）

反馈人

陈七

反馈时间

年月日

处理状态

（例：已采纳/已解决/待处理）

备注

（其他需要说明的事项，如本次沟通形成的附件列表、后续下次沟通安排等）

四、使用要点提示

记录客观性：记录时需基于事实，避免掺杂个人情绪或主观臆断，保证信息真实、中立，便于后续追溯和复盘。

及时性要求：沟通记录需在24小时内整理完成并共享，保证信息时效性，避免因延迟导致信息遗忘或偏差。

责任明确化：待办事项需明确具体负责人、可交付成果及截止时间，避免“责任模糊”或“任务悬置”现象。

隐私保护：记录中涉及敏感信息（如未公开的项目数据、个人隐私等）需注意脱敏处理，仅限团队内部相关人员查阅。

定期回顾：建议每周固定时间回顾本周沟通记录，重点跟进待办事项进度，对高频问题总结经验，持续优化沟通效率。