企业行政管理文件存档规范模板.docVIP

企业行政管理文件存档规范模板

一、适用范围与核心目标

本规范适用于各类企业（含中小型企业、集团型企业分支机构等）的行政管理文件存档管理，涵盖企业在运营过程中形成的各类行政管理类文件，包括但不限于管理制度类、合同协议类、会议纪要类、证照资质类、报告报表类、往来函件类等。

核心目标是通过标准化、流程化的文件存档管理，实现行政管理文件的完整保存、规范流转、高效查询及安全保密，避免文件丢失、损坏或信息泄露，为企业决策、审计检查、历史追溯及合规运营提供可靠依据。

二、标准化操作流程

2.1文件收集与初步筛选

操作说明：

收集范围：各部门在行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件（原件或复印件）及电子文件（含扫描件、电子文档、邮件等）。重点收集：企业内部发布的规章制度、红头文件；对外签订的合同协议；各类会议（董事会、总经理办公会、部门例会等）形成的正式纪要；企业证照（营业执照、资质证书等）及年检材料；向上级主管部门提交的工作报告、请示批复；员工管理相关的劳动合同、奖惩文件等。

责任分工：各部门指定专人（部门内勤或业务骨干）作为文件收集联络人，负责本部门文件的初步整理与提交；行政部档案管理员统筹接收全公司行政管理文件。

收集时间：常规文件于每月最后一个工作日汇总提交；重大活动文件（如会议、审计、项目验收等）结束后3个工作日内提交；年度归档文件于次年1月10日前完成上年度文件收集。

工具表格：《行政管理文件收集清单表》

序号

文件名称

形成部门

文件类型

形成日期

收集时间

责任人*

备注（如原件/复印件）

1

2024年考勤管理制度修订版

人力资源部

管理制度类

2024-03-15

2024-03-28

张*

原件

2

办公场地租赁合同（2024-2026）

行政部

合同协议类

2024-02-20

2024-02-22

李*

复印件（加盖公章）

2.2文件分类与编码规则制定

操作说明：

分类原则：采用“职能-性质”双重分类法，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

一级分类（按职能）：综合管理、人力资源、财务行政、法务合规、后勤保障等；

二级分类（按性质）：制度文件、合同协议、会议纪要、证照资质、报告报表、往来函件等。

编码规则：采用“分类码-年份-流水号”结构，编码唯一且便于检索。

分类码：用2位大写字母表示（如“综合管理”=“ZG”，“人力资源”=“RL”）；

年份：用4位数字表示（如2024年=“2024”）；

流水号：用3位数字表示，按文件形成时间顺序从001起编。

示例：ZG-2024-001（综合管理类2024年第1号文件）、RL-2024-056（人力资源类2024年第56号文件）。

工具表格：《行政管理文件分类表》《归档文件编码规则表》

表1：行政管理文件分类表

一级分类（职能）

二级分类（性质）

分类说明

综合管理（ZG）

制度文件

公司层面发布的规章制度、管理办法等

会议纪要

董事会、总经理办公会等重要会议纪要

人力资源（RL）

合同协议

劳动合同、培训协议、保密协议等

员工管理

入职离职材料、奖惩文件、人事任免等

财务行政（CW）

证照资质

营业执照、税务登记证、行业资质等

报告报表

财务报表、审计报告、税务申报表等

表2：归档文件编码规则表

编码位置

内容说明

示例

第1-2位

一级分类码

ZG（综合管理）

第3-6位

年份（4位数字）

2024

第7-9位

流水号（3位数字，补零）

001

完整编码

分类码+年份+流水号

ZG-2024-001

2.3文件整理与归档登记

操作说明：

整理要求：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹，采用左侧装订（厚度超过5cm的采用活页夹装订），每页标注页码（正页用阿拉伯数字，反页用“-”标注）；文件内含附件的，需在首页注明“附件：X”，并单独整理附件材料。

电子文件：采用PDF格式保存（避免格式兼容问题），文件名与编码一致（如“ZG-2024-001考勤管理制度修订版.pdf”），重要文件需加密存储（加密权限由行政部负责人*授权）。

归档登记：档案管理员*收到文件后，1个工作日内核对文件完整性（内容清晰、手续齐全、无缺页），核对无误后按编码顺序填写《文件归档登记表》，并在文件右上角标注归档编号（贴归档标签）。

工具表格：《文件归档登记表》

归档日期

档案编号

文件名称

形成部门

页数

存放位置（柜号-层号）

归档人*

检查人*

2024-03-29

ZG-2024-001

2024年考勤管理制度修订版

人力资源部

12

A-02-03

王*

刘*

2024-03-29

ZG-2024-002

第一季度总经理办公会纪要

总经理办公室

8

A-02-04

王*

刘*

2.4档案存储与保管维护

操作说明：

存储方式：

纸质档案：采用专用档案柜存放，柜体标注“行政管