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供应商信息管理表格供应链管理标准版

一、适用场景与价值说明

本工具模板适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的供应链管理部门，用于规范供应商全生命周期管理。具体场景包括：新供应商准入资质审核、现有供应商信息动态更新、季度/年度供应商绩效评估、供应链风险预警（如资质过期、地址变更）、跨部门（采购、质量、财务）供应商信息同步等。通过标准化管理，可实现供应商信息集中化、透明化，降低因信息不对称导致的合作风险，提升采购决策效率，支撑供应链稳定运营。

二、详细操作步骤指南

（一）前期准备：明确需求与责任分工

组建管理小组：由采购部牵头，联合质量部、财务部、法务部成立供应商管理专项小组，明确各部门职责（如质量部负责资质审核、财务部负责付款信息核对）。

梳理管理范围：确定纳入管理的供应商类型（如原材料供应商、物流服务商、外包加工厂等）及核心信息字段（如基础信息、资质文件、合作记录等）。

准备工具与权限：确认信息存储载体（如ERP系统、共享表格或专业供应商管理平台），分配操作权限（如录入员、审核员、查询员角色分离）。

（二）信息采集：全面收集与初步核实

供应商提交资料：向供应商发放《供应商信息收集清单》（含模板要求），要求提供以下材料（加盖公章扫描件）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

特殊行业资质（如ISO9001质量体系认证、食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）；

法定代表人身份证明、授权委托书（如非法定代表人提交）；

主营产品清单、价格体系、产能说明、主要客户案例。

初步信息核对：采购部对接人（如*经理）核对供应商提交资料与清单完整性，重点检查资质文件是否在有效期内、经营范围与采购需求是否匹配。

（三）系统录入：标准化填写与附件

登录管理平台：以录入员账号登录供应商管理系统，进入“供应商信息新增”模块。

填写基础信息：按模板要求逐项录入，保证准确无误（示例字段见第三部分模板表格），包括：

供应商全称（与营业执照一致）、简称（内部使用简称）；

统一社会信用代码、注册地址、经营地址（精确到省市区街道）；

联系人（如*总监）、职务、联系电话（固定电话+手机）、邮箱（用于正式通知）；

成立时间、注册资本、企业性质（国企/民企/外企）、主营业务（详细描述，避免模糊表述）。

资质附件：将初步核实的资质文件扫描件（PDF格式）对应至“资质信息”模块，命名规则为“资质类型+有效期”（如“营业执照20251231”）。

填写合作信息：如为已合作供应商，录入合作起始日期、主要合作产品/服务、年采购额、付款方式（如账期30天）、主要对接部门（采购部/质量部）等。

（四）审核审批：多部门交叉验证

部门审核：

质量部审核：核查供应商行业特殊资质（如ISO认证）、质量管理体系文件，确认是否符合产品标准要求；

财务部审核：核对供应商银行账户信息、纳税信用等级，评估财务风险（如是否有失信记录）；

法务部审核：检查合同条款合规性、知识产权归属、保密协议等法律风险点。

领导审批：采购部汇总各部门审核意见，形成《供应商准入评估报告》，提交供应链管理总监（如*总）审批，通过后正式纳入供应商名录。

（五）动态更新：定期维护与异常处理

定期信息复核：每季度末由采购部发起“供应商信息复核”，提醒供应商更新以下信息：

资质文件（如营业执照地址变更、认证续期）；

联系人及联系方式变更；

产能调整、新增/取消产品品类。

异常信息处理：

发觉资质过期：立即暂停合作，通知供应商3个工作日内提交更新文件，逾期未提交则移出合格名录；

信息变更未报备：在系统中标记“信息异常”，要求供应商补充材料并重新审核；

绩效评估不合格（如交货延迟率＞5%）：触发降级或清退流程，记录异常原因并同步至财务部调整付款周期。

（六）归档管理：数据备份与历史追溯

数据备份：每月末将供应商信息库（含附件）导出为加密文件，存储至企业服务器，保留近12个月历史版本。

历史记录查询：通过供应商名称或统一社会信用代码，可查询其信息变更记录、审核轨迹、合作评估历史，支持审计追溯。

三、供应商信息管理标准模板

供应商基本信息表

大类

字段名称

填写说明

示例

基础信息

供应商全称

与营业执照完全一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码A0567X

注册地址

省市区街道门牌号

北京市海淀区路1号院2号楼3层

经营地址

实际办公/生产地址（如与注册地址不同需补充）

上海市浦东新区路88号产业园A栋

成立日期

营业执照载明成立时间

2015-03-15

注册资本

单位：万元人民币

1000

企业性质

国有企业/民营企业/外商投资企业/合资企业

民营企业

法定代表人

与营业执照一致

联系人信息

主要对接人

采购/质量/业务负责人

（采购总监）

职务

对接人