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公司文书档案管理规范

1.目的

为规范和加强XXXX公司（以下简称公司）文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、有效与安全，特制定本规范。

2.范围

本规范明确了文书档案的管理职责，规定了文书档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。

本规范适用于公司及子公司文书档案的管理。

3.依据

本规范依据下列标准、规范制定（其最新版本亦适用于本规范）：

《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

《XXXX公司（集团）档案管理规定》

4.定义

文书档案是指公司及子公司在党群、行政、经营等管理活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。

归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

5.管理职责

公司办公厅为公司文书档案管理部门，负责集中统一管理公司文书档案；子公司综合部为子公司文书档案管理部门，负责集中统一管理本单位文书档案。

公司办公厅负责对公司各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查，负责文书档案的接收、整理、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，并对子公司的文书档案管理工作进行指导、监督和检查，确保文书档案的齐全、完整、准确和系统。

子公司综合部负责对本单位各内设机构文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查，并负责本单位文书档案的接收、整理、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作，保证文书档案的齐全、完整、准确和系统。

公司各部门及子公司各内设机构应指定兼职档案员对归档文件的形成、积累、整理、归

档进行管理，保证归档文件材料的完整、准确和系统。

6.归档范围和保管期限

凡是反映公司及子公司党群、行政、经营等管理活动的具有保存价值的所有文件材料都应纳入文书档案的归档范围，公司及子公司应分别根据本单位经营管理范围和业务活动类型制定《文书档案归档范围和保管期限表》。

公司归档范围见《XXXX公司文书档案归档范围和保管期限表》（附1），各子公司应参照制定本单位文书档案归档范围和保管期限表，并报办公厅备案。

归档范围应随着业务的发展变化做出相应调整。

根据企业档案保管期限划分方法，结合文件材料的保存价值，将文书档案保管期限分为永久和定期，定期分为30年和10年。

7.归档要求

归档时间：应在文件办理完毕的第二年4月底前归档。

归档文件材料一般一式一份且应为原件，因特殊情况无原件的必须在备注中写明原因并标明原件的去向。

凡由本单位制定、参与制定和其他单位主送本单位的文件，应以正本、原件归档。正本只有一件时，正本应由主办单位归档，其他单位归副本，并应在备考表中予以说明。

具有永久、30年保存价值的电子文件必须形成一份纸质文件归档。

归档文件应收集齐全、完整、核对准确，做到数据可靠、文实相符，归档后不得更改。已破损的文件应给予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

归档文件的书写材料、纸张、装订材料和字迹应符合耐久性要求。

归档文件的信息著录应真实、准确、完整揭示文件内容和形式特征。

8.归档程序

文书档案归档程序包括归档文件的收集、审核、移交接收、整理、入库等环节。归档流程

图见附2。

8.1收集

归档文件形成部门兼职档案员按照文书档案归档范围将本部门应归档的文件材料进行收集、积累，并依据整理要求对归档文件进行排列、著录归档文件基本信息等预整理工作，确保文书档案的齐全、完整、准确和系统。

审核归档文件形成部门负责对本部门收集的归档文件质量进行审核并由部门负责人签字确认。

移交接收归档文件形成部门兼职档案员编制归档文件目录（式样见附3），并将审核通过的归档文件一并移交到档案管理部门。

档案管理人员依据归档文件目录对归档文件进行清点、检查、验收。不符合要求的归档文件退回整改，归档文件全部符合要求后，在档案交接文据（式样见附4）上签字确认并接收。

归档文件目录一式两份，移交部门和档案室各存一份。

整理档案管理人员按照整理要求对归档文件进行分类、排列、编号、编目、装盒等工作。

入库档案管理人员将符合入库要求的档案安排存放位置，登记入库并记录存址。

9.整理

整理工作包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等工作。

整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

装订

归档文件的正本在前，定稿在后(发文处理单应附在正本之后、定稿之前，收文处理单附在收文之前)；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本及少数民族文本在后。

归档文件应按