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采购订单管理流程化操作手册快速响应版

一、适用工作情境

本手册适用于企业内部各类采购订单的规范化管理，覆盖以下典型场景：

日常采购：生产原料、办公用品、设备配件等常规物料的订单提报与执行；

紧急采购：生产突发停工、项目临时需求等需快速响应的物料采购；

跨部门采购：多部门协作（如研发、生产、行政）的集中订单管理与进度跟踪。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求提报

责任人：需求部门专员/部门负责人*

操作动作：

需求部门根据实际需求（如生产计划、项目节点、库存预警），填写《采购需求申请表》，明确物料名称、规格型号、需求数量、期望交货日期、用途说明及预算金额；

部门负责人*对需求的合理性（如数量匹配度、预算合规性）进行初审，签字确认后提交至采购部。

输出物：《采购需求申请表》（含部门负责人*签字版）

步骤2：采购需求审核

责任人：采购部专员/采购经理*

操作动作：

采购部收到《采购需求申请表》后，1个工作日内完成审核，重点核查：

需求物料的库存状态（是否可通过内部调拨满足）；

需求数量与历史消耗数据的匹配性；

预算金额是否符合公司采购权限规定。

审核通过：需求进入供应商匹配环节；审核不通过：注明原因（如“超预算”“规格不明确”）退回需求部门补充修改。

输出物：《采购需求审核意见表》（电子版/纸质版）

步骤3：供应商选择与比价

责任人：采购部专员/采购经理*

操作动作：

对于常规物料，从《合格供应商名录》中筛选2-3家供应商进行询价，填写《供应商比价表》，记录报价、交货期、付款条件、质量承诺等信息；

对于紧急或单一来源物料，直接与原供应商沟通确认供货能力，必要时启动临时供应商评估（需提供资质证明文件）；

比价完成后，采购经理根据“性价比优先”原则确定合作供应商，并填写《供应商选择审批单》（金额超权限需报分管领导审批）。

输出物：《供应商比价表》《供应商选择审批单》

步骤4：采购订单创建

责任人：采购部专员

操作动作：

根据确定的供应商信息及需求详情，在采购管理系统中创建采购订单（PO号按“年份+月份+流水号”规则编制，如PO202405-001）；

订单内容需完整准确：供应商全称、地址、联系人、物料编码/名称/规格、单位、数量、单价、金额、交货日期、交货地点、运输方式、质量标准、付款条款、违约责任等；

订单创建完成后，系统自动发送预览版本至需求部门确认。

输出物：《采购订单预览表》（系统导出）

步骤5：订单内部审批

责任人：采购经理、财务部、分管领导*

操作动作：

采购经理*审核订单条款的合规性（如价格与比价结果一致、交货期满足需求）；

财务部*审核付款条款是否符合公司财务制度（如预付款比例、账期）；

分管领导*根据采购金额审批（具体权限参照公司《采购管理办法》）；

审批通过：订单进入下达环节；审批驳回：注明原因退回采购部修改。

输出物：审批通过的《采购订单》（系统终版）

步骤6：订单下达与供应商确认

责任人：采购部专员、供应商联系人

操作动作：

采购部将审批通过的《采购订单》加盖公司公章（电子订单需加盖电子签章），通过邮件/采购系统发送至供应商指定联系人；

供应商需在2个工作日内书面确认订单（邮件回执/盖章回传），确认内容包括：接受订单条款、交货期、生产/备货进度等；

若供应商对订单有异议，采购部需在1个工作日内沟通协调，达成一致后更新订单并重新确认。

输出物：《供应商订单确认函》（供应商盖章版/邮件回执）

步骤7：订单执行与进度跟踪

责任人：采购部专员

操作动作：

供应商备货/生产期间，采购部每周跟踪1次进度，通过电话/系统询问预计交货时间，异常情况（如延迟）及时反馈至需求部门及分管领导*；

交货前1天，通知需求部门准备收货（如安排卸货人员、准备检验工具）；

对于大宗或重要物料，可要求供应商提供《生产进度报告》或《发货预告单》。

输出物：《采购订单跟踪记录表》（含进度更新记录）

步骤8：物料收货与验收

责任人：需求部门专员、质检部、仓库管理员

操作动作：

供应商送货至指定地点后，仓库管理员*核对实物与订单信息（物料名称、规格、数量、外包装完好度），填写《到货登记表》；

需求部门专员与质检部*共同进行质量验收：

外观检验：检查是否有破损、变形；

数量清点：与订单数量核对（误差需在±1%以内）；

功能测试：按质量标准抽样检测（如原材料送检、设备功能测试）；

验收合格：需求部门在《收货验收单》签字确认，仓库办理入库手续；验收不合格：当场拒收，填写《不合格品处理单》，采购部联系供应商退/换货或索赔。

输出物：《到货登记表》《收货验收单》《不合格品处理单》（如有）

步骤9：付款结算

责任人：财务部*、采购部专员

操作动作：

仓库入库后，采购部收集《收货验收单》《采购订单》《供应商订单确认函》等单据，在3个工作日内提交至财务部*；

财务部*