行业的合同管理模板及风险控制.docVIP

行业通用合同管理模板及风险控制指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业（含中小企业、大型集团）在经营活动中涉及的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁等常见合同类型。典型应用场景包括：

企业与供应商签订原材料采购合同时需明确质量标准、交付周期及违约责任；

服务类合作中，委托方与承接方需约定服务范围、验收标准及知识产权归属；

跨境业务中，国内外签约方需考虑法律适用、外汇结算及争议解决的特殊性；

长期合作项目需约定合同变更、续签及终止条件，避免履约纠纷。

二、合同管理全流程操作指南

（一）需求发起与合同立项

需求提报：业务部门根据经营需求填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、预计金额、核心需求及立项依据（如项目批复文件、会议纪要等）。

审批流转：部门负责人审核需求合理性，财务部门评估预算合规性，法务部门初步判断法律风险。重大合同（如金额超万元或涉及核心业务）需提交管理层审批。

立项确认：审批通过后，由指定人员（如项目专员*）在合同管理系统中创建立项编号，作为后续合同起草的唯一标识。

（二）合同起草与条款设计

模板选择：根据合同类型（如采购、服务）调用企业标准化合同模板，避免从零起草降低风险。无模板时，参考《民法典》合同编及行业示范文本。

核心条款填写：

当事人信息：明确签约主体名称、统一社会信用代码、法定代表人及联系方式，避免使用简称或别名；

合同标的：描述具体（如“型号为的设备，规格为……”），避免模糊表述（如“一批货物”）；

权利义务：分列双方责任（如供方需“提供产品合格证”，需方需“验收后5个工作日内支付款项”）；

违约责任：约定违约金计算方式（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）及赔偿范围（含直接损失及维权合理费用）；

争议解决：优先约定“签约地有管辖权的人民法院诉讼”，避免选择仲裁机构时未明确具体名称。

附件补充：技术参数、验收标准、交付计划等作为附件，与具有同等法律效力，需注明“附件为本合同不可分割的一部分”。

（三）合同评审与风险校验

部门评审：

业务部门：审核标的、数量、价格等商务条款是否符合需求；

财务部门：核对付款方式、税费承担、发票类型（如“增值税专用发票”）及财务合规性；

法务部门：重点审查主体资格、法律条款效力、违约责任及知识产权等法律风险，形成《法律风险评估表》（见模板2）。

外部咨询：涉及跨境、不动产、高新科技等特殊领域时，可邀请外部律师或行业专家参与评审，出具书面意见。

评审意见处理：起草人需逐条回应评审意见，修改后重新提交确认。重大分歧需召开协调会，由管理层决策。

（四）合同签署与生效管理

签署主体确认：法定代表人签署需提供营业执照副本及证件号码复印件；授权代表签署需提交《授权委托书》（模板3），载明授权范围、期限及无转委托声明。

签署方式：

纸质合同：一式X份（如双方各执X份，正本1份，副本X份），骑缝章签署，避免单页无章；

电子合同：通过第三方电子签约平台（如符合《电子签名法》的平台）签署，保证身份认证及合同防篡改。

生效条件：明确“自双方法定代表人或授权代表签字并盖章之日起生效”或“满足条件（如审批完成、保证金支付）后生效”。

（五）合同履行与动态跟踪

履行交底：签约后3个工作日内，业务部门向履约团队（如采购部、项目部）移交合同文本及《合同履行要点表》（模板4），明确关键节点（交付、验收、付款）及责任人。

过程监控：

供方需按计划提交《履约进度报告》，需方定期核查（如每月现场检查生产进度）；

出现延迟、质量等问题时，需在24小时内启动《合同异常处理流程》（模板5），发函催告并留存证据（如邮件、函件签收回执）。

验收与结算：

按约定标准组织验收（如第三方检测机构出具报告），双方签署《验收确认单》；

财务部门凭验收单、发票及合同付款条款申请付款，保证“无合同不付款、无验收不付款”。

（六）合同变更、续签与终止

变更流程：需变更合同时双方签署《合同变更协议》（模板6），明确变更内容、生效条件及附件调整。重大变更需重新履行评审程序。

续签管理：合同到期前90天，业务部门评估履约情况及合作需求，提交《合同续签申请表》，经审批后启动续签谈判，避免“自动续签”条款（如需约定，需明确续签条件及期限）。

终止处理：

协商终止：双方签署《终止协议》，明确清算方式（如未履行部分退款、违约金抵扣）；

单方终止：需符合法定或约定情形（如对方严重违约），书面通知对方并留存违约证据；

终止后10个工作日内，完成资料归档及债权债务清算。

（七）合同归档与信息化管理

归档范围：包括合同文本、审批记录、评审意见、签署页、附件、履行凭证（验收单、付款凭证）、变更/终止协议等。

归档要求：纸质合同按“合同编号”分类存放，电子合同至合同管理系统，标注“已归档”状态，保存期限不