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会议室预定及使用记录管理模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于各类企业、事业单位、学校、科研机构等有会议室资源管理需求的组织，尤其适用于会议室数量较多（如10间以上）、使用频率较高（日均预定超5次）、需规范预定流程的场景。

核心价值：通过标准化预定流程和详细使用记录，解决会议室预定冲突、资源浪费、使用情况追溯困难等问题，提升会议室利用率（目标：单间会议室日均使用率≥80%），规范管理秩序，降低行政协调成本。

二、全流程操作指南

（一）预定前准备

查询会议室状态

预定人需通过以下方式查询目标会议室的空闲时段：

线上：登录企业内部会议室管理系统（如钉钉/企业审批、OA系统），筛选“日期”“会议室类型”（如大型/小型/视频会议室）、“容纳人数”等条件；

线下：查阅行政部张贴的“会议室预定公示栏”（提前更新至未来7天预定情况）；

联系：致电行政部预定专员（分机号X）咨询实时空闲状态。

确认使用需求

明确会议核心信息：

时间：精确到开始/结束时间（如“14:00-16:00”，避免模糊表述“下午”）；

人数：预估参会人数（需≤会议室最大容纳量，如20人会议室最多容纳20人）；

设备：列出必需设备（如投影仪、视频会议终端、白板、麦克风等），特殊需求（如“需茶水服务”“横幅悬挂位置”）需提前备注。

（二）提交预定申请

填写预定信息表

在“会议室预定信息表”（见模板表格部分）中完整填写以下字段（标注“*”为必填项）：

会议室编号/名称（如“A101-第一会议室”）；

预定日期（格式：YYYY-MM-DD）；

预定时间（开始-结束，精确到30分钟，如“09:30-11:00”）；

预定人（）、所属部门（）、联系方式（*，填写内部短号/办公电话）；

参会人数（）、会议主题/事由（，需简洁明了，如“Q3产品评审会”而非“开会”）；

所需设备清单（*，勾选或填写具体型号，如“投影仪-Epson5300”）；

备注说明（如“允许外部人员进入（需提前报备姓名）”“需提前调试视频会议系统”）。

提交审核

线上提交：通过管理系统预定信息表，选择“审核人”（一般为部门负责人/行政主管），提交后系统自动发送待办提醒；

线下提交：将纸质版预定信息表（需预定人签字）交至行政部办公室，由专员录入系统。

（三）审核与确认

审核内容

审核人需重点核对：

会议室空闲状态（避免时间冲突）；

使用需求合理性（如20人会议预定10人会议室是否合适）；

是否符合会议室使用规定（如“大型发布会需提前3天报备”“涉及外部人员的会议需经部门总监审批”）。

反馈结果

审核通过：审核人在系统“批准”或纸质表签字，同步更新会议室状态为“已预定”，并通过系统/短信通知预定人；

审核不通过：注明原因（如“时间冲突”“设备不足”），退回预定人修改，修改后重新提交审核。

（四）使用前准备

领取钥匙/门禁

预定人需在会议开始前30分钟，凭工牌/身份证到行政部领取会议室钥匙（部分单位采用“扫码开门”，需提前在系统中绑定工牌）；

钥匙领取后需签字登记（记录“领取时间、会议室编号、归还时间”）。

设备与环境检查

进入会议室后，优先检查设备状态：投影仪是否能正常开机、麦克风是否有声音、空调温度是否适宜（建议夏季24-26℃、冬季18-20℃）；

如设备故障，立即联系IT支持（分机号X）或行政部（分机号X），同时通知参会人员调整会议地点；

调整桌椅布局（如“U型”“课桌式”），开启灯光/窗帘，保证环境整洁（如发觉卫生问题，联系保洁部处理）。

（五）会议使用规范

时间控制

严格按照预定时间使用，不得提前占用（如13:00开始的会议，12:50不得进入布置）；

如需延长使用，需在原结束时间前1小时向行政部门申请（如“16:00会议需延长至17:00，后续无预定则可批准”）；

若预定后未使用且未提前取消，系统将记录“违约1次”，累计3次违约暂停预定权限1个月。

设备与秩序维护

规范使用设备：使用后关闭投影仪（需等待风扇完全停止再断电）、麦克风、空调等电源；

保持安静：会议期间调低音量，避免在走廊大声喧哗；

禁止违规行为：吸烟（除非会议室明确设置“吸烟区”）、饮食（除非提供茶水服务）、私自移动会议室家具。

（六）使用后记录与反馈

填写使用记录表

会议结束后30分钟内，预定人需在“会议室使用记录表”中补充以下信息：

实际使用时长（如“原定14:00-16:00，实际14:10-15:40，使用时长1小时30分钟”）；

设备使用情况（勾选“正常”或“故障”，故障需说明具体问题，如“投影仪无法连接电脑”）；

使用反馈（可选填，如“桌椅数量不足”“建议增加白板笔”）；

清洁情况（勾选“已整理”或“未整理”，未整理需说明原因，如“紧急离开未清理”）。

归还钥匙与确认

将钥匙/门禁交还行政部，专员核对后签字确认；

若采用扫码开