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档案业务培训课件

第一章档案管理基础概述

档案的重要性与作用历史凭证功能档案是单位发展历程和个人成长轨迹的真实记录,具有不可替代的历史凭证价值,为追溯历史、总结经验提供可靠依据。法律效力保障档案材料具有法律证明效力,在劳动争议、权益维护、诉讼仲裁等场景中发挥关键作用,是维护合法权益的重要法律凭证。信息安全保护规范的档案管理体系能够有效保障信息安全,防止档案丢失、损毁或泄密,确保组织和个人的核心信息得到妥善保护。

档案业务的主要内容传统档案管理核心环节01档案收集系统收集各类档案材料,确保应归尽归02档案整理按规范分类、编号、排序和装订03档案保管创造适宜环境,确保档案安全完整04档案利用依法依规提供查阅和借阅服务05档案转递规范办理档案转入转出手续档案管理现代化趋势数字化转型传统纸质档案向电子档案转变,建立数字化档案库,实现档案信息的高效存储、快速检索和便捷利用。信息化管理

档案管理,守护历史与未来每一份档案都承载着珍贵的记忆,每一次细致的管理都是对历史的尊重和对未来的负责。

第二章档案接收流程详解

档案接收的法律法规依据国家层面政策文件《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门通知》(人社部发〔2021〕112号)该文件明确了流动人员人事档案管理服务的基本原则、服务内容和工作要求,是指导全国档案接收工作的纲领性文件。地方标准规范DB32/T5157-2025《档案移交与接收规范》该地方标准详细规定了档案移交与接收的具体要求、操作流程、材料清单和质量标准,为基层档案工作提供了可操作的技术规范。

档案接收的申请条件与材料申请主体资格具有合法资质的委托单位档案所有权人或其授权代表符合档案转移条件的个人申请者基本申请条件档案材料完整、真实、有效符合档案接收的政策规定提供的证明文件齐全规范档案转递手续符合要求必备材料清单1调档函由具有档案管理权限的单位出具,加盖公章,注明接收事由2档案材料目录清单详细列明档案内所有材料的名称、数量、页数等信息3转递通知单原档案管理单位填写的档案转递凭证4相关证明文件身份证明、授权委托书等必要的证明材料,加盖相关单位公章

档案接收的操作步骤申请受理接收申请材料,核对申请人身份和资格,登记受理信息材料审核审查调档函、证明文件的真实性和有效性,确认是否符合接收条件档案核对逐一核对档案材料,检查完整性、真实性,与清单进行比对密封盖章确认无误后进行密封,加盖档案管理专用章和骑缝章归档入库办理入库手续,录入管理系统,妥善存放于档案库房整个流程通常在5个工作日内完成,特殊情况可适当延长。工作人员应严格按照标准流程操作,确保档案接收工作的规范性和准确性。

严谨审核,确保档案完整每一次认真的核对,都是对档案质量的保障;每一个规范的步骤,都是对历史的负责。

第三章档案转递规范与流程档案转递是档案在不同管理单位之间流动的重要环节,必须严格遵守相关规定,确保档案在转递过程中的安全性和完整性。本章详细讲解档案转递的政策依据、条件限制和具体操作流程。

档案转递的政策依据人社部发〔2021〕112号文件第二十条第二款明确规定:跨地区流动人员的人事档案,可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。该条款为档案转递提供了明确的政策指引,规范了档案转递的方向和条件。DB32/T5157-2025地方标准《档案移交与接收规范》专章规定:档案转递的申请条件和审批流程档案转递材料的包装和密封标准档案转递的时限要求和责任界定档案转递过程中的安全保密措施

档案转递的条件与限制符合转递条件的情形工作调动因工作单位变更需要转递档案至新单位所在地户籍迁移户籍地发生变化,需将档案转至新户籍所在地管理升学就业考取学校或新入职单位要求档案转入退休安置达到法定退休年龄,档案转至退休管理部门不得转递的情形材料不完整档案材料缺失重要文件,未补齐前不得转出手续不齐全缺少必要的审批文件或转递凭证存在争议档案归属或内容存在争议,未解决前暂缓转递涉密问题档案涉及保密事项,需特殊审批程序安全提示:严格把控档案转递条件,是防止档案丢失、损毁和泄密的重要屏障,任何不符合规定的转递申请都必须坚决拒绝。

档案转递的具体流程1原单位审核档案管理部门审核转出申请,核实转递理由和接收单位资质2填写材料清单详细填写《档案材料目录清单》,逐项列明档案内所有材料3严密包封使用专用档案袋或档案盒,多层包装,加贴密封条,盖骑缝章4填写转递通知单填写《档案转递通知单》一式两份,详细注明档案信息和转递事由5完成转递通过机要交通或专人送达方式,在15个工作日内完成转递转递方式与时限要求机要交通:适用于跨地区转递,最安全可靠的方式,通过国家机要通信系统传递专人送达:适用于同城或相邻地区,由档案管理人员或委托人亲自送达严禁方式:禁止通过普通邮寄、快递或交由本人自带等不安全方式转递时