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档案管理系统培训课件

培训课程目录01系统概述与登录了解系统功能架构与安全登录流程02档案著录操作掌握按件著录与案卷著录的具体方法03档案审核流程熟悉审核环节的要求与注意事项04档案移交管理完成档案从系统到实体的完整移交05档案管理规范与安全遵循档案管理的基本原则与安全要求06电子档案管理基础理解电子档案的特殊管理要求常见问题与答疑

第一章系统概述与登录档案管理系统是实现档案数字化管理的核心平台。本章将带您了解系统的基本功能特性,掌握安全登录的正确方法,为后续的深入学习打下坚实基础。

档案管理系统简介系统核心功能档案管理系统采用先进的数字化技术,为各类机构提供全方位的档案管理解决方案。系统不仅支持档案的电子化存储与检索,更实现了档案管理全流程的数字化控制。数字化管理:支持档案从采集、整理、归档到利用的全生命周期管理流程控制:内置完善的审核与移交流程,确保档案管理规范化统一认证:采用统一身份认证机制,保障系统访问安全可控广泛适用:适用于党政机关、企事业单位、教育机构等多种档案管理场景

系统登录步骤访问系统网址在浏览器地址栏输入系统网址:/建议使用Chrome、Edge或Firefox等主流浏览器以获得最佳体验。输入登录凭证在登录页面输入您的统一身份认证用户名和密码。请确保输入信息准确无误,注意区分大小写字母。完成登录验证点击立即登录按钮,系统将自动验证您的身份信息。验证成功后,您将进入系统主界面,开始档案管理工作。

登录注意事项密码安全管理密码是保护档案信息安全的第一道防线。请设置包含字母、数字和特殊字符的强密码,并定期更换(建议每3-6个月更换一次)。切勿将密码告知他人或在多个系统中使用相同密码。登录异常处理如遇到登录失败、页面无法访问或账号被锁定等异常情况,请保持冷静并及时联系技术支持部门。记录具体的错误提示信息,以便技术人员快速定位问题。技术支持热线:xxxx-xxxxxxx权限分配示例系统根据用户角色分配不同权限:档案员:档案著录、编辑、提交审核审核员:档案审核、退回修改管理员:系统配置、用户管理、数据维护查询员:档案查询、借阅申请

第二章档案著录操作档案著录是档案管理的核心环节,直接影响档案信息的准确性与完整性。本章将详细讲解按件著录与案卷著录两种模式的操作方法,以及批量导入的高效技巧。

按件著录流程著录模式选择按件著录适用于以单个文件为单位进行档案管理的场景,是最常用的著录方式之一。单条著录在系统界面逐条录入档案信息,适合档案数量较少或需要精细化管理的情况。操作灵活,可随时调整。批量导入下载Excel模板,按规范填写档案信息后批量上传,大幅提升工作效率。适合档案数量较多的场景。必填字段要求以下字段为必填项,缺一不可:题名:档案标题,应准确反映档案内容年度:档案形成年度,采用四位数字格式密级:公开、内部、秘密、机密等保管期限:永久、定期30年、定期10年等页数:档案实际页数文件时间:档案形成的具体日期

案卷著录流程案卷著录适用于将多个相关文件组合成案卷进行管理的场景,常见于传统档案管理模式。案卷著录需要同时完成案卷级和文件级两个层次的信息录入。1案卷信息著录录入案卷的基本信息,包括案卷号、案卷题名、密级、保管期限、起止日期等案卷级元数据。2卷内文件著录在案卷下逐个录入卷内文件的详细信息,包括文件标题、责任者、文件日期、页码等文件级元数据。3批量导入选项支持同时批量导入案卷信息及卷内文件目录,使用专用模板填写后一次性上传,提高著录效率。重要提示:案卷编号应遵循单位制定的编号规则,保持连续性和唯一性。归档年度填写应与文件实际形成年度一致,确保档案分类准确。

案卷级目录信息填写示例档号格式全宗号-归档年度-分类号-案卷号示例:001-2024-WS-0001档号是档案的唯一标识,各部分之间使用-连接。正题名案卷的标准化标题,应简明扼要地概括案卷内容主题。示例:2024年度人事任免文件密级与保管期限密级:根据档案内容确定保密等级保管期限:根据档案价值确定保存年限两者需严格按照国家档案管理规定选择。起止日期案卷内最早文件的形成日期至最晚文件的形成日期。格式:YYYY-MM-DD示例:2024-01-05至2024-12-28

文件级目录信息填写示例文件级元数据规范1档号延续规则在案卷档号基础上增加页号或件号,如:001-2024-WS-0001-001,最后三位为文件序号。2文件标题与编号文件标题应与原件一致,文号填写文件的正式编号,如校人字〔2024〕15号。3责任者信息第一责任者:文件的主要发文单位或个人立卷单位:负责整理归档的部门名称4日期填写要求文件形成日期:文件正式签发或形成的日期归档日期:文件移交归档的日期注意:文件级信息的准确性直接影响档案的检索效率。请务必仔细核对每项信息,确保与实体档案完全一致。

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