公司内外部沟通标准化文件处理流程.docVIP

公司内外部沟通标准化文件处理流程

一、流程应用范围

本流程适用于公司内部各部门、各层级之间的正式沟通文件处理，以及公司与外部客户、供应商、合作伙伴、部门等单位的往来函件、协议、通知等文件标准化处理。具体包括但不限于：内部协作申请、跨部门工作通知、对外业务函件、合作意向书、项目进展汇报、外部问询回复等场景。

二、标准化操作步骤

（一）文件发起与准备

明确文件类型与目的

发起人根据沟通需求确定文件类型（如“内部协作函”“外部回复函”“通知类文件”等），清晰阐述文件目的（如申请资源、同步信息、确认事项、对接业务等）。

填写《文件处理申请表》

按照配套表单要求，完整填写文件标题、发起部门/人、接收对象（内部部门/外部单位）、文件主要内容、紧急程度、期望完成时间等基础信息，保证无遗漏项。

准备附件与支撑材料

如文件涉及数据、方案、历史记录等，需提前整理相关附件（如会议纪要、需求清单、过往函件复印件等），并对附件进行编号、命名，保证内容清晰可查。

（二）内部审核与确认

部门负责人初审

发起人将《文件处理申请表》及附件提交至本部门负责人，审核重点包括：文件内容是否符合部门职责、表述是否准确、数据是否真实、需求是否合理等。审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字确认。

协作部门会签（如需）

若文件内容涉及其他部门职责或资源协调（如跨部门项目申请、预算审批等），需由发起人联系协作部门负责人进行会签。协作部门需在2个工作日内反馈意见，无异议则签字；有异议则需与发起部门沟通调整，达成一致后签字。

最终定稿与编号

内部审核通过后，发起人根据审核意见修改文件内容，形成最终版本，并按公司文件管理规定赋予唯一编号（如“公司内协〔2024〕号”“公司外函〔2024〕号”），编号规则由行政部统一制定。

（三）外部传递与对接

确认收件方信息

对外文件传递前，需再次核对收件单位/人名称、联系方式、地址（如为纸质文件）等关键信息，保证无误。涉及重要外部单位（如战略客户、机构）的，需由业务部门负责人*复核收件信息。

选择传递方式与渠道

内部文件：通过公司内部办公系统（如OA、钉钉企业版）流转，或以纸质形式（需加盖部门公章）送达接收部门。

外部文件：

常规函件：通过公司官方邮箱（需以公司后缀域名发送）或快递（选择合作快递公司，留存寄送凭证）传递；

涉及商业秘密或敏感信息：需通过加密渠道（如加密邮箱、公司内部加密传输系统）发送，或由专人送达；

紧急文件：优先电话沟通后，再通过邮件+快递双渠道传递，并电话确认对方收悉。

发送后跟踪反馈

发起人需在传递后1个工作日内跟踪文件接收情况：

内部文件：通过系统查看“已读回执”或联系接收部门确认；

外部文件：电话联系对接人（如客户采购负责人、供应商业务经理*），确认文件是否正常接收，并询问初步反馈意见，重要反馈需记录在《文件传递跟踪表》中。

（四）执行落地与跟进

明确责任人与时间节点

文件接收部门/人需根据文件内容明确执行责任人（如“项目对接由市场部专员负责”“客户需求反馈由客服主管*跟进”）及关键时间节点（如“3个工作日内完成需求调研”“5个工作日内提供方案初稿”）。

过程进度同步

若文件涉及多步骤执行（如项目合作流程），责任人*需按时间节点同步进展：

内部同步：通过周报、项目例会或内部系统向发起部门及相关部门反馈；

外部同步：按文件约定或沟通频率，向外部对接人*反馈执行情况（如“已完成第一阶段需求分析，详见附件”），并留存沟通记录（如邮件、聊天截图）。

结果反馈与确认

执行完成后，责任人*需将结果（如完成的报告、确认的方案、交付的成果等）反馈至发起部门及相关部门/外部单位，并获取对方书面或邮件形式的确认（如“已确认收到，无异议”“方案通过，按此执行”）。

（五）文件归档与留存

归档范围与分类

所有处理完成的文件（含《文件处理申请表》、审核记录、附件、执行反馈、确认记录等）均需归档。按“内部文件-按部门分类”“外部文件-按单位/项目分类”进行整理，同一文件的不同版本（如初稿、修改稿、最终稿）需合并存放，标注版本号。

存储位置与期限

内部文件：存储于公司内部服务器指定文件夹（按部门/年份建立子目录），电子版保留不少于3年，涉及重要事项的需同步打印纸质版（加盖公章）后交行政部档案室归档；

外部文件：电子版存储于“外部往来函件”专属文件夹（按单位名称+年份分类），纸质版原件（含对方单位盖章件）由业务部门整理后交行政部归档，保留期限不少于5年（涉及合同、协议类按公司合同管理规定执行）。

查阅权限管理

归档文件需设置查阅权限：内部文件仅限相关部门及责任人查阅，外部文件需经部门负责人及行政部审批后方可查阅，保证文件信息安全。

三、配套表单工具

（一）《文件处理申请表》

文件编号

文件标题

发起部门

发起人*

接收对象（内部/外部）

文件主要内