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企业文件档案管理标准
一、引言
企业文件档案是企业运营活动的真实记录，承载着重要的历史凭证、参考依据和法律价值。为规范企业文件档案的收集、整理、保管、利用和销毁等全流程管理，保证档案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本标准。本标准适用于企业各部门、各分支机构的各类文件档案管理，旨在提升档案管理效率，降低运营风险，为企业决策与发展提供支持。
二、适用范围
本标准适用于企业内部形成的各类纸质文件、电子文件及声像档案，涵盖但不限于以下类型：
行政管理类：制度文件、会议纪要、工作计划、总结报告、请示批复等；
人力资源管理类：劳动合同、员工档案、招聘录用、培训记录、绩效考核等；
财务管理类：财务报表、审计报告、税务资料、合同协议、费用凭证等；
业务管理类：项目立项文件、客户资料、招投标书、销售合同、产品技术资料等；
其他类：企业资质证书、知识产权文件、荣誉证书、声像资料等。
三、管理职责
综合管理部*（档案管理部门）：统筹企业档案管理标准制定、监督检查、档案库房管理、档案鉴定与销毁组织，负责重要档案的接收、保管与利用服务；
各业务部门：负责本部门文件的形成、收集、初步整理、移交，指定专人（兼职档案员）负责部门档案日常管理；
档案管理员：负责档案的接收、分类、编目、入库、保管、借阅登记、数字化加工及统计上报；
分管领导：负责审批档案销毁、重要档案借阅等重大事项，监督档案管理标准执行。
四、文件分类与编码规则
（一）文件分类
一级分类：按部门/职能划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”“市场部”等；
二级分类：按文件类型划分，如“制度文件”“会议文件”“合同文件”“项目文件”等；
三级分类：按具体事项或年度划分，如“2024年工作计划”“项目立项文件”“劳动合同”等。
（二）文件编码规则
档案采用“部门代码-年份-分类代码-流水号”的编码方式，示例：
行政部2024年制度文件第3份：XZ-2024-ZD-003
市场部2024年项目合同：SC-2024-HT-015
说明：部门代码由综合管理部统一制定（如“XZ”代表行政部，“SC”代表市场部），分类代码用文件类型首字拼音首字母（如“ZD”代表制度，“HT”代表合同），流水号按年度从001开始顺序编制。
五、文件归档流程
（一）文件形成与收集
各部门在文件办理完毕后（如合同签订、会议结束、项目验收等），由经办人*负责及时收集原始文件（含纸质版及电子版），保证文件内容完整、字迹清晰、签章齐全；
电子文件需同时保存源文件及PDF格式扫描件，重要电子文件需进行加密备份。
（二）初步整理
纸质文件：按“件”为单位进行整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，检查是否有缺页、字迹模糊等问题，补充完善后按时间顺序排序；
电子文件：按“件”为单位建立独立文件夹，文件夹命名格式为“文件编码-文件名称”，文件夹内包含源文件、扫描件及元数据（形成时间、责任人等）。
（三）价值鉴定与保管期限确定
各部门兼职档案员根据文件重要性，参照《企业文件档案保管期限表》（见附件1）初步划分保管期限（永久、长期10年、短期5年）；
涉及企业核心利益、法律效力的文件（如重要合同、审计报告）需标注“永久”保管期限；一般性工作文件可标注“短期”或“长期”。
（四）移交与接收
移交：各部门于每季度最后一个月25日前，将本季度整理完毕的档案填写《文件归档移交清单》（见附件2），经部门负责人*审核签字后，连同档案一并移交至综合管理部；
接收：档案管理员核对移交清单与档案数量、内容是否一致，检查整理是否符合标准，确认无误后在清单上签字，双方各执一份备查；
不符合归档要求的档案，退回原部门重新整理，限期完成移交。
（五）入库与编目
档案管理员对移交档案进行最终审核，按编码规则赋予档案编号，在档案袋（盒）正面标注“档案编号-文件名称-保管期限”；
采用档案管理系统进行电子编目，录入档案基本信息（编码、名称、形成部门、日期、保管期限、存放位置等），电子目录；
纸质档案按编号顺序装入档案盒，填写盒内文件目录，入库上架；电子档案至企业档案服务器，定期备份。
六、档案保管与维护
（一）库房管理
档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光等“八防”措施，配备温湿度调控设备（温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%）；
库房内严禁吸烟、存放易燃易爆物品，定期检查消防设施（灭火器、烟雾报警器等），保证完好有效；
档案柜排列整齐，间距不小于0.8米，主通道宽度不小于1.2米，便于通风和查阅。
（二）档案维护
纸质档案：定期（每季度）检查档案有无霉变、虫蛀、破损，发觉问题及时处理；对破损档案由专业人员进行修复、裱糊；
电子档案：定期（每月）检查备份文件完整性，采用异地备份（如总部与分支机构服务器互备）和云备份相结合的方式，防止数据丢失；
涉
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