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企业资产管理与财务报账规范工具模板

一、规范概述

本工具模板旨在规范企业资产全生命周期管理（从购置、使用、维护到报废）及财务报账流程，保证资产信息准确、账实相符，财务支出合规高效，降低管理风险，提升运营效率。适用于企业各部门涉及资产新增、维修、报废、费用报销等业务场景，涵盖业务发起、审批、执行、入账、归档全流程。

二、规范适用的业务场景

（一）资产新增与入账管理

企业因生产经营需要购置固定资产（如办公设备、生产设备、车辆等）、无形资产（如软件、专利权等）或低值易耗品（如办公用品、工具等）时，需通过规范流程完成申购、审批、验收、入账等环节，保证资产来源合法、手续齐全、价值准确。

（二）资产维修与维护报账

资产在使用过程中发生故障或需定期维护时，使用部门需发起维修申请，明确维修原因、预算、服务商等信息，审批通过后执行维修，凭合规票据及维修记录完成报账。

（三）资产报废与处置管理

资产达到使用年限、技术淘汰或毁损无法修复时，由使用部门提交报废申请，经技术鉴定、价值评估、审批后，按规定程序处置（如变卖、捐赠、报废回收），并完成资产核销及残值入账。

（四）日常费用报销管理

员工因公发生费用（如差旅费、办公费、业务招待费、交通费等），需按规范整理票据、填写报销单，附相关说明材料，经部门负责人及财务部门审核后完成报销，保证费用真实、合规、合理。

三、资产全生命周期管理操作流程

（一）资产新增与入账流程

步骤1：需求发起

使用部门根据业务需求，填写《资产新增申请表》（见表1），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额、申购部门、申请人*等信息，部门负责人签字确认。

附件：需求说明（如新增设备需附产能分析、设备配置清单等）。

步骤2：审批流转

申购表提交至行政管理部门（或资产管理部门）审核资产配置必要性（是否符合企业资产配置标准、是否为重复购置等）；

审核通过后，提交至财务部门审核预算（是否在部门预算范围内、是否符合采购政策）；

最终按审批权限报企业分管领导及总经理审批（单次采购金额超过[具体金额，如5万元]需总经理审批）。

步骤3：采购执行

审批通过后，行政管理部门（或采购部门）按企业采购流程执行采购（招标、询价或定点采购），签订采购合同，明确付款方式、交货时间、质保条款等。

步骤4：资产验收

资产到货后，由使用部门、行政管理部门、财务部门共同验收：

核对资产名称、规格型号、数量、供应商是否与采购合同一致；

检查资产外观、功能是否完好，附带的说明书、保修卡、发票等资料是否齐全；

填写《资产验收单》（见表2），三方签字确认，一联交财务部门，一联交行政管理部门登记，一联使用部门留存。

步骤5：财务入账

财务部门凭采购合同、《资产验收单》、合规发票（发票抬头需为企业全称，税号准确）填写《资产入账登记表》（见表3），录入资产管理系统，建立资产卡片，记录原值、折旧年限、残值率、使用部门、责任人*等信息。

固定资产需按月计提折旧，低值易耗品一次或分摊计入当期成本。

（二）资产维修报账流程

步骤1：维修申请

资产使用人发觉故障后，填写《资产维修申请表》（见表4），注明资产名称、资产编号、故障现象、维修原因、申请部门、申请人*，部门负责人签字确认。

附件：故障照片或说明（如涉及重大故障，需附技术部门初步鉴定意见）。

步骤2：审批与维修商确定

行政管理部门（或资产管理部门）审核维修必要性，判断是否在保修期内（保修期内联系供应商免费维修）；

保修期外或需第三方维修的，行政管理部门比价后选择合格维修商，明确维修费用及维修周期，报财务部门审核预算后，分管领导*审批。

步骤3：维修执行与验收

维修完成后，使用部门与行政管理部门共同验收，确认故障是否排除，填写《维修验收单》（见表5），签字确认；

维修商提供维修明细清单、发票（需与维修项目一致，注明资产编号）。

步骤4：维修费用报账

使用部门整理《资产维修申请表》《维修验收单》、维修商发票、付款审批单（见表6），提交财务部门审核；

财务部门核对维修费用是否在预算内、票据是否合规（发票抬头、税号、项目内容无误），无误后安排付款，并在资产管理系统更新资产维修记录。

（三）资产报废处置流程

步骤1：报废申请

使用部门对达到报废条件或毁损的资产，填写《资产报废申请表》（见表7），注明资产名称、资产编号、原值、已提折旧、使用年限、报废原因、数量、预估残值、申请部门、申请人*，部门负责人签字确认。

附件：资产现状说明（如照片）、技术部门鉴定意见（确认无法修复或无维修价值）。

步骤2：价值评估与审批

行政管理部门（或资产管理部门）会同财务部门、技术部门对报废资产进行残值评估，确定处置方式（变卖、回收、报废）；

报废表按审批权限流转：部门负责人→行政管理部门→财务部门→分管领导→总经理（单件资产原值超过[具体金额，如2万元