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商务合同管理标准化

适用场景与业务范围

标准化操作流程指引

第一步：合同需求提出与初步确认

需求发起：业务部门根据合作需求（如采购物料、销售产品、提供服务），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、交付时间、预算金额等核心要素，部门负责人签字确认后提交至法务部或合同归口管理部门。

主体资格审查：法务部或业务部门需对合作方主体资格进行初步核查，包括：

企业营业执照（是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容）；

特殊行业资质（如食品经营许可证、安全生产许可证等，根据行业要求提供）；

授权代表身份核实（若签约人非法定代表人，需提供加盖公章的《授权委托书》及授权代表证件号码复印件）。

需求初审：法务部/合同管理部门对《合同需求申请表》的完整性、合规性进行初步审核，重点核对需求与公司战略、预算是否匹配，存在疑问的反馈业务部门补充材料。

第二步：合同起草与内部审核

模板选择与起草：

优先使用公司标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），非标合同需在模板基础上补充特殊条款；

合同内容应包含核心要素：合同主体信息、标的描述、权利义务条款、价格及支付方式、交付/履行条件、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。

起草人需保证条款表述清晰、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊词汇，金额、日期等关键信息需准确无误。

内部审核流程：

业务部门审核：起草部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格等是否与需求申请一致，签字确认后传递至下一环节。

财务部门审核：重点审核合同金额、付款方式、税费承担、发票开具要求是否符合财务制度，是否存在资金风险，审核通过后签字。

法务部门审核：法务部从法律合规性角度审核条款，包括：

主体资格是否合法有效；

权利义务是否对等，是否存在显失公平条款；

违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定明确；

是否存在与法律法规相冲突的条款。

审核后出具《法律审核意见书》，对需修改的条款明确标注修改建议。

修订与终审：起草部门根据审核意见修改合同，重大条款变更需重新提交相关部门审核。终稿完成后，由公司分管领导或授权负责人签字确认，形成《合同审批表》（含各环节审核签字记录）。

第三步：合同谈判与最终定稿

谈判准备：由业务部门牵头，法务部、财务部配合，组成谈判小组，明确谈判底线、核心诉求及让步空间。

谈判执行：与合作方就合同条款进行沟通，重点就价格、交付时间、付款条件、违约责任等关键条款达成一致。谈判过程中需做好《谈判记录》，记录双方主要观点及共识，由双方代表签字确认。

定稿确认：谈判达成一致后，起草部门根据谈判结果修订合同，形成最终版本（文本需为打印件，关键条款处不得手写涂改，确需修改的须由双方盖章/签字确认）。最终合同文本需与合作方加盖公章的《合同确认函》一并存档。

第四步：合同签署与生效

签署授权：法定代表人或其授权代表签署合同，授权委托书需作为合同附件。

签署规范：

合同需签署原件，一式N份（根据合作方数量及公司存档需求确定，通常至少留存3份：公司存档1份、财务部1份、业务部门1份，合作方持有对应份数）；

签署处需加盖合同专用章或公章（公章需清晰可辨，不覆盖文字）；

多页合同需加盖骑缝章（保证每页均有公章痕迹，防止抽换页面）。

生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效，或约定具体生效条件（如“本合同自双方签字盖章且收到首付款后生效”）。生效后，1个工作日内由行政部/档案室统一编号（编号规则：年份+部门简称+合同类型序号，如“2024采字001号”），录入《合同台账》。

第五步：合同履行与跟踪管理

履行责任：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合作方履约情况（如交付进度、服务质量、付款进度等），填写《合同履行跟踪表》，记录关键节点（如交付日期、验收日期、付款日期）及实际履行情况。

风险预警：若发觉合作方可能存在违约风险（如延迟交付、质量不达标），业务部门应立即向法务部及分管领导汇报，启动风险应对机制（如发函催告、协商变更条款、终止合同等）。

验收与确认：合同标的交付后，业务部门需按约定组织验收（如产品验收需出具《验收报告》，服务验收需由客户签字确认），验收结果作为付款依据。

第六步：合同变更、解除与归档

合同变更：履行过程中需变更合同的，由双方签订《合同补充协议》，明确变更内容、生效条件及与原合同的关系，补充协议需履行与原合同相同的审核、签署流程。

合同解除：若出现约定解除条件（如一方严重违约）或协商一致解除，需签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分处理方式、违约责任承担等，避免后续纠纷。

归档管理：

合同履行完毕或终止后1个月内，由业务部门将合同全套资料（含合同文本、审批表、谈判记录、验收报告、补充协议、解除协议等）整理成册，移交至行政部