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行政办公用品申请及领用记录单使用教程

一、适用工作情境

行政办公用品申请及领用记录单主要用于规范企业内部办公用品的申领、审批与发放流程，保证资源合理配置与有据可查。具体适用于以下情境：

新员工入职：为新增员工配置办公必需品（如笔记本、签字笔、文件夹等）；

日常消耗补充：现有办公用品（如A4纸、墨盒、订书机等）使用完毕后需批量申领；

临时任务需求：因专项工作（如会议、活动）需临时领用特定物品（如名牌、展架、便利贴等）；

部门通用物品申领：部门共享设备（如计算器、剪刀、胶带等）的统一申请与管理。

二、详细操作流程

1.申请人填写申请单

操作主体：需领用办公用品的员工（申请人*）；

操作内容：

登录企业行政管理系统或领取纸质《行政办公用品申请及领用记录单》；

准确填写以下信息：

基础信息：申请人姓名*、所属部门、申请日期；

物品明细：物品名称（需规范填写，如“晨光中性笔0.5mm黑色”而非“笔”）、规格型号、单位（个/包/盒等）、申请数量（根据实际需求填写，避免过量）；

用途说明：简述领用原因（如“日常办公使用”“会议物料准备”等）；

核对无误后，提交至部门负责人审批。

2.部门负责人审批

操作主体：申请人所在部门负责人（审批人*）；

操作内容：

审核申请物品的必要性与合理性，判断是否符合部门工作需求及预算；

审批通过：在“部门负责人审批意见”栏签字确认，并注明审批日期；

审批不通过：注明驳回原因（如“数量过多，建议减半”“非部门必需品”），退回申请人修改。

3.行政专员审核库存

操作主体：行政部门负责办公用品管理的专员（审核人*）；

操作内容：

收到审批通过的申请单后，核对库存台账，确认申请物品的库存数量；

库存充足：在“行政专员审核意见”栏签字确认，并联系申请人领用；

库存不足：与沟通申请人调整领用数量或确认到货时间，待库存更新后再次审核。

4.领用物品并签字确认

操作主体：申请人、行政专员；

操作内容：

申请人至行政库房领取物品，与行政专员共同核对物品名称、规格、数量是否与申请单一致；

核对无误后，申请人在“领用人”栏签字，行政专员在“发放人”栏签字，完成物品交接。

5.更新领用记录

操作主体：行政专员*；

操作内容：

领取完成后，及时将领用信息录入库存管理系统（或更新纸质台账），包括实际领用数量、领用日期、领用人等；

保证系统/台账数据与实物库存一致，便于后续查询与统计。

6.资料归档保存

操作主体：行政专员*；

操作内容：

每月将纸质申请单按部门分类整理，装订成册并标注存档周期（通常保存1-2年）；

电子版申请单统一存储于指定服务器文件夹，保证可追溯、无遗漏。

三、记录单模板示例

行政办公用品申请及领用记录单

申请单编号：__________

基础信息

申请人*：__________

申请日期：______年______月______日

物品明细

序号

——

1

2

3

审批流程

部门负责人审批意见：

审批人*：__________

行政专员审核意见：

审核人*：__________

领用确认

领用日期：______年______月______日

发放人*：__________

四、使用过程中的关键要点

填写规范：

物品名称需使用企业统一规范名称（避免口语化表述，如“文件夹”而非“资料册”）；

申请数量需根据实际需求填写，严禁虚报、冒领；

字迹清晰，信息完整，不得涂改（涂改需加盖申请人印章）。

审批时效：

部门负责人需在收到申请单后1个工作日内完成审批，紧急物品可优先处理；

行政专员审核通过后，需在2个工作内安排领用，避免影响工作进度。

物品管理：

领用后需妥善保管办公用品，严禁挪作私用或故意损坏；

部门通用物品需指定专人负责管理，建立内部领用台账。

库存预警：

行政专员需定期盘点库存（每月至少1次），对低于安全库存的物品及时采购；

季度末可汇总各部门领用数据，分析使用频率，优化采购计划。

信息保密：

申请单涉及部门需求与物品明细，仅限审批人、审核人及相关人员查阅；

库存数据与领用记录需妥善保管，严禁外泄。