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行政文件归档与资料整理操作手册

一、前言

行政文件是企业运营的重要记录，规范的归档与资料整理能够保证信息可追溯、利用高效、管理合规。本手册旨在为行政人员提供一套系统化的操作指引，统一文件管理标准，提升行政工作效率，保障企业信息安全与资产完整。

二、适用范围与常见应用场景

（一）适用范围

本手册适用于企业内部各类行政文件的归档管理，包括但不限于：

公司红头文件、会议纪要、通知公告；

人事档案（员工入职、离职、合同、考核记录等）；

财务行政类文件（报销凭证、采购合同、资产台账等）；

对外往来文件（合同协议、公函、客户资料等）；

项目资料（项目立项书、进度报告、验收材料等）。

（二）常见应用场景

日常办公场景：各部门定期将处理完毕的文件移交行政部归档；

年度归档场景：每年年末对全年文件进行系统整理与归档；

专项工作场景：如项目结项、审计检查时，对相关文件进行专项梳理；

人员变动场景：员工离职或岗位调整时，其经手文件的交接与归档。

三、行政文件归档与资料整理全流程操作指南

（一）文件收集与初步筛选

操作目标：保证应归档文件完整、无遗漏，剔除无效文件。

明确收集范围

根据《企业行政文件管理制度》，各部门需在文件办理完毕后3个工作日内，将正本及附件移交行政部；

收集时核对文件是否包含核心要素（如发文单位、文号、日期、签发人等），缺失要素的文件需补充完整。

初步筛选分类

剔除重复文件、草稿（除非有重要修改痕迹）、无效文件（如过期通知、已终止合同）；

对待定文件标注“待确认”字样，由部门负责人*签字确认后决定是否归档。

示例：行政部于每月5日前向各部门发送《文件移交清单》，各部门需在2个工作日内完成文件整理并移交。

（二）文件分类与编码

操作目标：建立清晰的分类体系，通过唯一编码实现文件快速检索。

制定分类标准

一级分类：按部门/职能划分（如“行政部”“财务部”“人力资源部”“综合管理部”）；

二级分类：按文件类型划分（如“制度类”“会议类”“合同类”“档案类”）；

三级分类：按年份或项目划分（如“2024年”“项目”）。

文件编码规则

编码格式：部门代码-文件类型代码-年份-流水号；

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、综合管理部（ZH）；

文件类型代码：制度（ZD）、会议（HY）、合同（HT）、档案（DA）；

示例：XZ-ZD-2024-001表示“行政部2024年第1号制度文件”。

标注分类标签

在文件首页右上角用铅笔标注分类编码及关键词（如“XZ-HY-2024-003项目启动会”），便于后续排序。

（三）文件整理与装订

操作目标：保证文件整齐规范，便于长期保存与查阅。

文件检查与排序

检查文件是否有破损、褶皱，必要时进行修复或复印；

按文件形成时间或逻辑顺序排序（如会议纪要按议程顺序，合同按签订日期）。

去除金属物

回形针、钉书钉等金属物需全部拆除，避免氧化腐蚀文件；

较厚文件使用棉线装订，每册厚度不超过2cm。

编制页码与目录

使用铅笔在每页右下角标注页码（如“1-1”“1-2”）；

按册编制《文件目录》，包含序号、文件标题、页码、备注等字段（详见模板一）。

（四）归档登记与存储

操作目标：实现文件规范化存储，保证可追溯、易调取。

填写归档清单

每册文件整理完成后，填写《年度归档清单》（详见模板二），注明文件编码、题名、形成日期、页数、存放位置等信息；

行政部负责人*审核签字后，录入电子档案系统（如OA系统）。

选择存储方式

纸质档案：使用无酸档案盒存放，盒面标注“部门-文件类型-年份-流水号”（如“行政部-会议类-2024-003”）；

电子档案：扫描纸质文件为PDF格式，命名规则与纸质编码一致，存储至企业指定服务器，定期备份（每月1次）。

存放位置管理

档案柜按“部门-年份”分区存放，张贴分区标识；

电子档案设置读取权限，仅授权人员可访问。

（五）后续管理与利用

操作目标：规范档案借阅、更新与销毁流程，保证档案安全与时效性。

档案借阅

借阅人需填写《文件借阅登记表》（详见模板三），注明借阅文件编码、用途、归还日期；

涉密文件需经部门负责人*及分管领导签字批准；

借阅期限不超过5个工作日，到期未归还需续借并说明原因。

档案更新

对已归档文件进行修订时，需填写《文件变更申请表》，经审批后替换原文件并标注“修订版”及修订日期；

电子档案需更新版本号（如“V1.1”），原版本保留3个月以备追溯。

档案销毁

超过保存期限（如合同类文件保存10年，一般通知保存5年）且无保存价值的文件，需编制《文件销毁审批表》（详见模板四）；

由行政部、审计部、使用部门共同审核，报总经理*批准后，由2人以上监督销毁（纸质文件粉碎，电子文件彻底删除）；

销毁后在《销毁审批表》上签字确认，记录销毁日期、监销人等信息。

四、常用模板