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会议组织与策划标准化流程指导书

一、适用范围与典型应用场景

本指导书适用于各类企业内部会议（如战略研讨会、部门例会、项目推进会）、外部会议（如客户交流会、行业峰会、合作伙伴洽谈会）及混合型会议（如线上线下结合的培训会）的组织与策划工作。无论是10人以内的微型会议，还是200人以上的大型会议，均可参考本流程进行标准化管理，保证会议目标清晰、流程顺畅、效果可控。典型应用场景包括：

企业年度战略规划会议

跨部门项目协同会议

新品发布会或市场推广会议

客户需求沟通与反馈会议

员工培训或团队建设会议

二、会议组织与策划全流程操作指引

（一）会议筹备阶段：明确目标与框架

核心目标：清晰定义会议价值，搭建基础执行框架，避免盲目筹备。

1.会议目标与主题确定

操作步骤：

（1）由会议发起人（如部门负责人、项目经理）填写《会议立项申请表》（见模板1），明确会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方向”“解决项目跨部门协作障碍”），目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）。

（2）根据目标提炼会议主题，主题需简洁明了（如“2024年Q3产品战略研讨会”“项目风险排查会”），避免模糊表述（如“随便聊聊”“讨论一下”）。

（3）明确会议类型（决策型、研讨型、告知型、执行型），不同类型会议的流程设计差异较大（如决策型需提前分发议案，研讨型需设计互动环节）。

2.参会人员筛选与分工

操作步骤：

（1）根据会议目标确定“必须参会人员”（如决策层、核心执行人）和“可选参会人员”（如支持部门、观察员），避免“无关参会”或“关键缺席”。

（2）明确会议角色及职责：

会议发起人：对会议结果负责，审批会议方案与资源；

会议策划人：统筹筹备工作，协调各环节推进；

主持人：把控会议节奏，引导议程推进，处理突发情况；

记录人：记录会议关键信息（讨论要点、决议事项、行动项），输出会议纪要；

后勤保障人：负责场地、设备、物料等资源筹备。

（3）提前与关键参会人员（如领导、外部嘉宾）确认时间可行性，避免冲突。

3.会议方案设计与资源规划

操作步骤：

（1）策划人牵头制定《会议方案》（见模板2），内容包括：

会议基本信息（时间、地点、形式（线上/线下/混合）、预计人数）；

详细议程（每个环节主题、时长、负责人、输出物，如“09:00-09:10开场致辞（总经理，10分钟，输出会议目标）”“09:10-10:30议题一讨论（产品经理，80分钟，输出初步方案）”）；

资源需求（场地类型（会议室/展厅）、设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）、物料（签到表、议程册、文具、茶歇）、预算（场地费、物料费、嘉宾费等））。

（2）方案需提前3-5个工作日报会议发起人审批，重点审核目标匹配度、资源合理性、时间可行性。

（3）审批通过后，启动资源筹备：

场地：根据会议规模选择场地（小型会议用部门会议室，大型会议需预订酒店会议厅），确认场地容纳人数、布局（课桌式/剧院式/圆桌式）、配套设施（空调、WiFi、电源）；

设备：提前1天调试设备（测试投影仪分辨率、麦克风音量、视频会议系统），准备备用设备（如备用麦克风、充电宝）；

物料：按参会人数准备物料（签到表一式两份、议程册每人1份、文具套装、会议证件），特殊需求（如翻译设备、无障碍设施）提前确认；

餐饮：若会议时长超过2小时，需安排茶歇（根据参会人员dietary需求选择，如素食、gluten-free）。

4.会前通知与材料准备

操作步骤：

（1）会议前3-7天，通过邮件、企业/钉钉等渠道发送《会议通知》（见模板3），内容需包含：

会议基本信息（时间、地点、形式、议程）；

参会人员名单及角色；

会前准备要求（如“请产品部提前准备方案PPT”“请各部门提交Q3工作进展报告”）；

联系人及联系方式（会议策划人：，电话：-）。

（2）会议前1天，再次发送“会前提醒”，附上会议议程、场地导航（线下会议）、线上会议（线上会议），并确认关键参会人员是否收到。

（3）整理会前材料（如议案、背景资料、数据报告），提前24小时发给参会人员，保证其有充足时间准备。

（二）会议执行阶段：控场与记录

核心目标：按议程推进会议，保证讨论聚焦、决策高效，完整记录关键信息。

1.会前最后检查（会议前1小时）

操作步骤：

（1）后勤保障人到场检查：

场地布置（桌椅摆放、横幅/背景板设置、指示牌）；

设备调试（投影仪、麦克风、灯光、空调）；

物料摆放（签到台、议程册、文具、茶歇区）；

餐饮准备（茶歇时间、食物种类、餐具）。

（2）策划人与主持人对接：再次确认议程时长、各环节负责人、突发情况预案（如设备故障时切换备用设备、人员迟到时调整议程顺序）。

2.会议现场执行

操作步骤：

（1）签到环节（会议前15-30分钟）：

设置签到台，安排专人负责签