业务洽谈及合同审批标准化流程模板.docVIP

一、适用范围与业务场景

本标准化流程模板适用于公司各类业务合作项目的洽谈、合同起草及内部审批全流程，包括但不限于产品采购、服务外包、市场推广、战略合作等场景。流程覆盖业务部门发起接洽、法务部门合规审核、财务部门条款校验、管理层最终决策等关键环节，旨在规范业务操作、降低合同风险、提升审批效率，保证合作项目合法合规、权责清晰。

二、标准化操作流程

（一）业务接洽与需求确认

业务发起：业务部门接到合作需求后，由业务员*对接客户，明确合作标的、数量、价格、交付周期等核心要素，初步判断合作可行性。

信息记录：填写《业务洽谈记录表》（详见第三部分表单），记录洽谈时间、地点、参与方（客户对接人、业务员）、核心内容及分歧点，并由双方签字确认（客户方可通过扫描件或邮件确认）。

内部评估：业务部门负责人*组织团队评估合作风险（如客户资质、履约能力、市场环境等），形成《业务可行性初步报告》，提交至法务部及财务部预审。

（二）合同起草与内部初审

模板调用：业务部门根据合作类型（如采购类、服务类），调用公司标准化合同模板（由法务部统一制定），不得使用外部模板或自行起草格式合同。

内容填充：业务员*依据洽谈结果填写合同核心条款，包括但不限于：

双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人）；

合作标的、质量标准、验收方式；

履行期限、地点、方式；

金额、付款方式及开票信息（税率、账户等）；

违约责任、争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼）。

内部初审：业务部门负责人*审核合同内容的完整性、业务逻辑的合理性，重点核对与洽谈记录的一致性，签字确认后提交法务部。

（三）法务合规审核

合规性审查：法务专员*重点审核以下内容：

主体资格：客户是否为合法存续企业，需提供加盖公章的营业执照复印件（最新年检版）；

条款合法性：违约责任、知识产权、保密条款等是否符合法律法规及公司制度；

权责对等：是否存在单方加重公司义务、排除公司主要权利的“霸王条款”；

模板适用性：是否使用最新版合同模板，特殊条款是否补充说明。

反馈修订：法务部出具《合同审核意见单》，对存在问题的条款明确修改意见（如“付款节点需明确具体验收后X日内”），业务部门根据意见修订后重新提交，直至审核通过。

（四）财务条款校验

财务审核：财务专员*重点审核：

金额准确性：合同总金额、分阶段付款比例是否与报价单一致；

付款方式：是否符合公司资金管理规定，大额付款是否约定分期或担保措施；

票务要求：开票类型、税率、开具时间是否符合财税政策，发票接收方信息是否准确；

成本效益：合作成本是否预算范围内，利润率是否符合公司标准。

意见反馈：财务部在《合同审批表》中签署审核意见，对财务风险条款（如“预付款比例超过30%”）提出预警，业务部门需与客户协商调整或提供风险应对方案。

（五）管理层审批

分级审批：根据合同金额及合作类型，按权限提交对应管理层审批：

金额≤10万元：业务部门负责人*、法务部、财务部审批通过后生效；

10万元＜金额≤50万元：增加分管副总*审批；

金额＞50万元：需提交总经理*审批，重大项目（如战略合作）需经总经理办公会审议。

审批时限：各环节审批原则上不超过2个工作日，紧急项目需标注“加急”，审批时限缩短至1个工作日。

（六）外部沟通与签署

最终确认：审批通过后，业务员*将最终版合同（PDF盖章版）发送给客户确认，双方就无异议条款签署盖章（客户为自然人的需签字并按手印）。

签署规范：合同签署需使用公司公章或合同专用章（严禁使用部门章或财务章），骑缝章加盖多页合同文本；若客户为异地单位，可采用“扫描件+原件邮寄”方式签署，扫描件需标注“与原件一致”并由双方经办人签字确认。

（七）合同归档与执行跟踪

资料归档：业务部门在合同签署后3个工作日内，将以下资料提交至档案室统一归档：

正式合同文本（原件，一式两份，公司与客户各执一份）；

《业务洽谈记录表》《合同审批表》《法务审核意见单》《财务审核意见单》；

客户营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（如非法定代表人签署）。

执行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行进度，按约定节点验收、催收款项，并填写《合同履行记录表》；若发生违约，及时上报法务部及管理层，启动争议解决程序。

三、常用配套表单模板

表1：业务洽谈记录表

洽谈基本信息

内容

洽谈时间

年月日时分

洽谈地点

（如：公司会议室/客户办公室）

我方参与人

业务员、部门负责人

客户参与人

对接人*、职务

核心洽谈内容

1.合作需求描述：2.客户主要诉求：3.我方初步方案：4.分歧点及待解决问题：

后续行动

负责人：*；截止日期：年月日；需配合部门：

双方签字（我方）

业务员：*负责人：*

客户确认（可选）

（扫描件/邮件确认）

表2：合同审批表

合同基本信息

内容

合同名称