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电子文档管理

与归档规程

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CONTENTS

电子文档管理电子文档分类

01基础02与标识

电子文档的存电子文档的归

03储04档

电子文档的检电子文档管理

05索与利用06的法规与标准

01

电子文档管理基础

章节副标题

文档管理定义

文档管理的目的

文档管理旨在确保信息的准确性和可访问

性，支持组织的决策过程和知识共享。

01文档管理的范围

涵盖从文档创建、存储、检索到最终处置

的全过程，确保文档生命周期的合规性和

文档管理的关键要素02效率。

包括文档分类、版本控制、权限管理等，

确保文档的安全性和完整性。

03

管理流程概述

01020304

电子文档的创建与命名规则电子文档的存储与备份电子文档的权限管理电子文档的版本控制

制定统一的文档命名规则，确保采用云存储或本地服务器进行电设置不同的访问权限，确保只有实施版本控制策略，记录文档的

电子文档易于识别和检索，如使子文档的存储，并定期备份，以授权人员才能查看、编辑或删除修改历史，便于追踪变更和恢复

用日期和项目名称组合。防数据丢失或损坏。特定的电子文档。到先前版本。

管理系统要求

用户权限管理数据备份与恢复

电子文档管理系统应具备严格的用户权限设置，系统应定期备份数据，并能快速恢复，以防数据

确保不同级别的员工访问相应的文件。丢失或系统故障导致的信息损失。

文档版本控制安全加密措施

应支持文档版本管理，记录每次修改的详细信息，采用先进的加密技术保护电子文档，防止未授权

便于追踪文档的历史变更。访问和数据泄露。

审计与报告功能

系统应提供审计日志和报告生成功能，帮助管理

者监控文档使用情况和系统性能。

02

电子文档分类与标识

章节副标题

文档分类原则

0102