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业务合同谈判及签订流程标准化模板

一、适用范围与核心目标

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与初步评估

需求提出：业务部门根据合作需求，填写《业务合作需求申请表》，明确合作背景、目标、标的物（或服务内容）、预算范围、期望交付时间等核心信息，部门负责人签字确认后提交至法务部门及分管领导。

初步评估：法务部门及相关部门（如财务、技术）对需求进行合规性、可行性评估，重点审核合作目标是否符合企业战略、预算是否在可控范围、是否存在潜在政策或法律风险，形成《初步评估意见书》，反馈至业务部门。

（二）谈判准备与对方资质审核

组建谈判团队：业务部门牵头，根据合作复杂程度邀请法务、财务、技术等专业人员组成谈判团队，明确谈判组长（通常为业务部门负责人），确定谈判分工（如主谈、记录、法务支持等）。

制定谈判方案：团队共同梳理谈判核心要点，包括：

合作范围与目标（明确双方权利义务边界）；

商务条款（价格、支付方式、交付周期、验收标准等）；

法律条款（违约责任、争议解决、知识产权、保密义务等）；

风险预案（针对对方可能提出的异议或僵局，提前制定应对策略）。

方案需经分管领导审批后执行。

对方资质审核：业务部门负责合作方主体资格审查，需核验：

营业执照（保证在有效期内，经营范围涵盖合作内容）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（若由代理人签约，需确认授权范围及权限）；

特殊行业资质（如食品行业需《食品经营许可证》，技术服务需相关资质证书等）；

信用状况（通过“信用中国”等官方渠道查询是否存在失信记录，必要时要求对方提供资信证明）。

资质审核通过后，形成《合作方资质审核表》，作为谈判附件。

（三）合同谈判与共识达成

谈判启动：谈判组长主持谈判，开场明确谈判目标与议程，双方依次介绍己方核心诉求。记录人员全程记录谈判要点（包括双方分歧点、共识内容），形成《谈判会议纪要》。

条款逐项确认：按谈判方案顺序，重点协商以下条款：

标的条款：明确产品/服务的名称、规格、数量、质量标准（需引用国家标准、行业标准或双方约定标准）；

价格条款：确定单价、总价、计价货币，明确价格是否含税、运费、安装费等附加费用，以及调价机制（如遇原材料价格波动是否调整）；

履行条款：约定交付时间、地点、方式，验收流程（如初验、终验标准及时限）、售后服务响应时间；

支付条款：明确支付节点（如预付款比例到货款、验收款、质保金比例）、支付方式（银行转账、承兑汇票等）、账户信息（需对方提供加盖公章的《账户确认函》）；

违约责任：针对逾期交付、质量不达标、付款延迟等情形，约定具体违约金计算方式或赔偿范围，上限不超过实际损失的30%；

争议解决：优先约定由企业所在地有管辖权的人民法院诉讼解决，或明确仲裁机构（如仲裁委员会）；

保密与知识产权：明保证密信息范围、保密期限，以及合作过程中产生知识产权的归属与使用权限。

僵局处理：若双方在核心条款上存在重大分歧，可采取“暂时休会、内部沟通”或“引入第三方调解”等方式，避免谈判破裂。达成共识后，双方在《谈判会议纪要》上签字确认，作为后续合同起草的依据。

（四）合同起草与内部审批

合同起草：法务部门根据《谈判会议纪要》及企业《合同示范文本库》，起草正式合同文本。合同需包含以下核心章节：

双方基本信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表人）；

前言（合作背景与目的）；

核心条款（标的、价格、履行、支付、违约责任等）；

通用条款（保密、争议解决、不可抗力、合同生效与终止、通知送达等）。

起草完成后，业务部门确认内容与谈判共识一致，无遗漏或偏差。

内部审批：合同按审批权限逐级流转，审批部门及职责

业务部门：审核合作条款是否符合业务需求，风险是否可控；

法务部门：审核合同合法性、合规性，条款是否严谨无歧义，违约责任是否明确；

财务部门：审核价格、支付方式是否符合财务制度，资金风险是否可控；

分管领导/总经理：审核合同整体战略价值及重大风险点，签署审批意见。

审批通过后，形成《合同审批表》，附合同文本及附件（如谈判纪要、资质文件等）。

（五）合同签订与文本管理

最终文本确认：业务部门将审批通过的合同文本发送给对方，要求对方在3个工作日内书面确认（如无异议，安排签约；如有修改，重复“谈判-起草-审批”流程，直至双方达成一致）。

正式签约：双方授权代表在合同文本上签字并加盖公章（或合同专用章）。注意事项：

签约人需与《授权委托书》中的代理人一致，留存其证件号码复印件；

公章需清晰可辨，与营业执照名称一致；

合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，企业存档1份），每份均需标注“合同签订页”及签订日期。

文本归档：业务部门在签约后5个工作日内，将合同正本、审批表、谈判纪要、资质文件等资料整理成册，提交至档案管理部门归档，同时扫描电子版存入企业合同管理系统，保证可