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会议组织及记录管理标准流程

一、适用场景与价值

本标准流程适用于各类企业内部会议的组织与管理，包括但不限于：

常规例会：如周例会、月度总结会、季度规划会等周期性会议；

专题会议：如项目推进会、问题研讨会、跨部门协调会等目标明确型会议；

决策会议：如预算审批会、战略研讨会、重要事项表决会等需形成决议的会议。

通过标准化流程，可规范会议筹备、执行、记录及后续跟进各环节，提升会议效率，保证讨论内容有效传达、决议事项落地执行，同时为组织沉淀可追溯的会议知识资产。

二、会议组织全流程操作指南

（一）会前筹备：奠定高效会议基础

1.明确会议核心要素

会议目的：清晰定义本次会议需解决的问题（如“确定Q3产品迭代方案”“协调跨部门资源支持项目A”）或达成的目标（如“审批年度预算”“明确项目里程碑节点”）。

会议类型：根据目的选择会议形式（决策型、研讨型、通报型等），避免“为开会而开会”。

预期成果：提前预设会议需输出的文档（如决议清单、行动项列表）或结论（如方案通过/否决、责任分工明确）。

2.确定参会人员与分工

主持人：负责把控会议节奏、引导讨论方向（通常为部门负责人或项目发起人，如总监）。

记录人：负责实时记录讨论要点、决议事项及待办任务（建议由熟悉业务的人员担任，如专员）。

核心参会人：与会议议题直接相关的决策者或执行者（如产品、技术、运营部门负责人经理）；必要时邀请列席人员（如支持部门同事助理）。

通知方式：至少提前2个工作日通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送会议通知，明确“时间、地点、议题、需提前准备的资料”。

3.制定会议议程与材料准备

议程模板（见表1）：按“议题-内容-负责人-时长”结构规划，单个议题建议不超过30分钟，总时长控制在1.5小时内。

材料准备：提前收集与议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，随会议通知一并发送，保证参会人预研（如“Q2销售数据报告”“产品原型图V1.2”）。

表1：会议议程模板

序号

议题名称

主要内容

负责人

预计时长

备注（需提前准备材料）

1

Q3产品迭代方案评审

核心功能优先级排序、资源需求

产品经理

40分钟

方案草案、用户调研数据

2

跨部门资源协调

设计/开发人力支持计划

运营经理

20分钟

项目排期表

3

会议总结与行动项确认

决议汇总、责任分工

总监

10分钟

——

4.场地与设备确认

场地：根据参会人数选择会议室（10人以下选小型会议室，10-30人选中型会议室），提前检查环境（通风、安静、桌椅布局）。

设备：调试投影仪、麦克风、视频会议软件（若涉及远程参会）、白板/便签纸，保证网络稳定，备用电池或电源适配器。

（二）会中执行：聚焦目标高效讨论

1.会议开场（5分钟内）

主持人开场：明确会议目的、议程及时长，重申会议规则（如“围绕议题发言、避免跑题、每人发言不超过3分钟”）。

签到确认：记录人通过签到表（见表2）确认参会人员，未到者需说明原因（如“销售经理因客户拜访请假，已提交书面意见”）。

表2：会议签到表

序号

姓名

部门

职位

联系方式

签到时间

备注（请假/代参会）

1

总监

产品研发中心

总监

138

09:00

——

2

经理

运营部

运营经理

1395678

09:05

——

3

专员

市场部

市场专员

1379012

09:10

代主管参会

2.议题讨论与决策

按议程推进：主持人引导每个议题按“背景介绍-问题分析-方案讨论-决策”顺序展开，避免偏离主题。

鼓励参与：保证每位核心参会人发言，尤其沉默人员可主动邀请（如“设计主管对UI方案有什么补充意见？”）。

争议处理：对分歧较大的议题，可采用“多数表决”“暂缓决策（需明确下次讨论时间）”或“会后小范围沟通”等方式，避免会议陷入僵局。

实时记录：记录人同步记录关键信息（包括不同观点、数据支撑、最终结论），重点标注“决议事项”和“待办任务”。

3.会议总结与收尾（5-10分钟）

主持人总结：复述本次会议的核心结论（如“Q3产品迭代方案优先开发功能A和B，由技术部在8月15日前完成排期”）。

确认行动项：逐项明确待办任务的“负责人”“完成时限”“验收标准”，记录人同步整理成“行动项清单”（见表3）。

下次会议预告：若需二次讨论，明确下次会议时间、议题及需准备的资料。

（三）会后跟进：保证决议落地

1.会议纪要整理与分发

纪要内容：包含“会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程回顾、各议题讨论要点、决议事项、行动项清单、附件（如PPT、方案草案）”。

审核流程：纪要完成后经主持人审核（保证内容准确、决议无误），1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门抄送人（如总经理办公室）。

反馈确认：要求收到纪要的人员1个工作日内回复“确认”，若有异议需在24小时内提出（如“技术部反馈排期需调整为8月2