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采购流程及审批制度
一、适用范围与制度背景
本制度适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物资、办公用品、服务采购等场景，旨在规范采购行为、控制采购成本、保证采购合规性。制度背景基于企业运营中对资源统一管理的需求，通过明确流程职责与审批权限，避免采购环节的随意性，提升采购效率与透明度，保障企业资产安全。
二、标准化采购执行步骤
（一）需求提出与预算确认
需求发起：各部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用日期及紧急程度（如为紧急采购需标注原因）。
预算核对：需求部门提交申请前，需通过财务系统确认对应采购项目已纳入部门年度/月度预算，超预算采购需提前提交《预算调整申请表》，经财务部审核后按流程报批。
部门初审：需求部门负责人对申请内容的合理性、必要性进行审核，确认无误后提交至采购部。
（二）供应商选择与询价
供应商筛选：采购部根据采购需求，从合格供应商名录（由采购部定期评估更新）中选择至少3家供应商进行询价；若名录内无合适供应商，需启动新供应商准入评估（包括资质审核、样品测试、现场考察等）。
比价议价：采购部向选定供应商发出《询价单》，收集报价后编制《比价分析表》，对比价格、质量、交期、售后服务等要素，形成初步采购建议。
确定供应商：常规采购（金额低于X元）由采购部负责人直接确定供应商；大额采购（金额≥X元）需提报采购评审小组（由采购部、需求部、财务部负责人组成）集体审议，确定最终供应商。
（三）采购申请与审批
提交审批：采购部根据确定的供应商及价格，填写《采购审批表》，附《采购需求申请表》《比价分析表》《供应商资质证明》等材料，按审批权限逐级报批。
审批权限示例：
金额＜5000元：需求部门负责人→采购部负责人
5000元≤金额＜50000元：需求部门负责人→采购部负责人→财务部负责人
金额≥50000元：需求部门负责人→采购部负责人→财务部负责人→总经理
审批反馈：审批人需在2个工作日内完成审批，若需补充材料或调整内容，及时反馈至采购部，采购部修改后重新提交审批。
（四）合同签订与订单下达
合同拟定：采购金额≥10000元的采购需签订书面合同，由采购部根据谈判结果拟定《采购合同》，明确双方权利义务（包括标的物详情、金额、交货时间地点、验收标准、付款方式、违约责任等）。
合同审批：合同需经法务部（或指定法务人员）审核合规性，采购部负责人、总经理签字盖章后生效；小额采购可下达《采购订单》，代替合同执行。
订单执行：采购部将生效合同/订单复印件提交至供应商，明确交货要求；同时将原件抄送财务部、需求部备案。
（五）物资验收与付款结算
到货验收：供应商交货后，需求部联合采购部、质检部（如涉及物资质量）按合同约定标准进行验收，填写《物资验收单》，注明数量、质量、规格、外观等情况，三方签字确认；验收不合格的，需在单据中注明原因并联系供应商退换货。
付款申请：验收合格后，采购部凭《采购审批表》《采购合同》《物资验收单》《供应商发票（或合规收据）》等材料，填写《付款申请单》，按审批流程提交财务部审核。
资金支付：财务部核对单据无误后，按合同约定方式（如转账、电汇）向供应商付款，付款凭证同步反馈至采购部归档。
三、配套表单示例
（一）采购需求申请表
序号
物品/服务名称
规格型号
单位
需求数量
预估单价（元）
预估总价（元）
用途说明
紧急程度（□普通□紧急）
申请人
日期
需求部门负责人签字
1
A4打印纸
80g
箱
10
25
250
日常办公
普通
*小明
2024-03-01
*强
（二）采购审批表
采购项目名称
采购数量
预算金额（元）
实际金额（元）
供应商名称
交货日期
需求部门意见
采购部意见
财务部意见
总经理意见
办公椅
5
1500
1450
办公家具有限公司
2024-03-10
急需，同意采购
价格合理，同意
预算内，同意
同意
需求部门负责人：*强
采购负责人：*华
财务负责人：*磊
总经理：*总
（三）采购合同（模板框架）
合同编号：CG-2024-X
甲方（采购方）：公司地址：市区路号
乙方（供应商）：公司地址：市区路号
签订日期：2024年X月X日
第一条采购标的
物品名称
规格型号
单位
数量
单价（元）
总价（元）
交货时间
交货地点
X设备
X
台
2
50000
100000
2024-04-01
甲方仓库
第二条质量标准：符合国家行业标准及甲方技术要求，提供质保期1年。
第三条付款方式：验收合格后30日内支付90%，质保期满无质量问题后支付10%。
第四条违约责任：乙方逾期交货，每日按合同总额0.5%支付违约金；甲方逾期付款，按同期银行贷款利率支付利息。
其他条款：（根据实际情况补充）
双方签字盖章：
甲方（盖章）：公司
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