项目合同管理模板标准版.docVIP

项目合同管理模板标准版

一、适用范围与典型应用场景

企业与供应商签订的材料采购、设备租赁合同；

服务提供商承接的项目实施、运维服务合同；

合作双方共同投资开发的联合项目协议；

部门与企业间的公共服务采购合同；

跨境项目合作中的框架协议及补充文件。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同准备阶段：需求明确与信息前置

需求梳理与立项

项目发起部门（如采购部、项目部）根据项目目标，明确合作范围、交付标准、时间节点、预算金额等核心需求，形成《项目需求说明书》，经部门负责人*审批通过后启动合同准备。

涉及跨部门协作的项目，需组织法务部、财务部、业务部召开需求对接会，确认双方权利义务的初步框架。

合作方背景调查

通过国家企业信用信息公示系统、第三方征信平台等渠道，核查合作方的主体资格（营业执照、经营范围、资质证书）、履约能力（财务状况、过往业绩、涉诉记录），形成《合作方尽职调查报告》。

对合作方为自然人的，需核实身份信息及授权权限（如是否为法定代表人或授权代表）。

资料收集与清单确认

收集合作方提供的基本资料：营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人签署时）、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）等。

双方确认《合同资料清单》，保证资料齐全、有效，避免因资料缺失影响后续流程。

（二）合同起草阶段：条款规范与内容严谨

模板选择与框架搭建

根据项目类型选择对应合同模板（如采购合同、服务合同、技术开发合同），或基于《_________民法典》合同编规定，搭建合同基本框架：合同主体、标的、数量与质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决、其他约定条款。

核心条款细化

合同主体：填写双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表信息（姓名、职务、联系方式），保证与营业执照、授权委托书一致。

合同标的：明确产品名称/服务内容、规格型号、技术参数（如适用）、交付成果标准（如需提供样品，需注明样品封存方式）。

数量与质量：约定具体数量（含正负尾差处理方式）、质量标准（国家标准、行业标准或双方约定标准）、验收流程（如初验、终验的条件与时限）。

价款与支付：明确合同总价（含税/不含税）、计价方式（固定单价/总价）、支付节点（如预付款、进度款、验收款、质保金比例及支付条件）、账户信息（户名、开户行、账号，需与合作方公章一致）。

履行期限：约定开始/结束时间、关键里程碑节点（如交付时间、验收时间），明确逾期履行的违约责任。

违约责任：针对延迟履行、质量不合格、付款延迟等情形，约定违约金计算方式（如日万分之五）或损失赔偿范围，单方解除权的触发条件（如违约超过30日）。

保密条款：明保证密信息范围（技术资料、商业数据等）、保密期限（合同期内及终止后2-3年）、违约方赔偿责任。

附件补充与合规性审查

对技术复杂项目，需附《技术协议》《交付清单》等附件，作为合同不可分割的一部分；

起草完成后，发起内部合规性审查：法务部重点审核条款合法性、风险点，财务部审核支付条款与税务处理，业务部审核技术条款与需求匹配度，形成《合同审核意见表》。

（三）合同审核阶段：多方协同与风险把控

分级审核流程

一般合同（金额≤50万元）：由业务部门负责人、法务专员审核，报分管领导*审批。

重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：需增加财务总监、总经理审核，必要时外聘法律顾问参与，审核时限不超过5个工作日。

审核意见反馈与修订

审核人需在《合同审核意见表》中明确标注修改意见（如“付款节点需增加‘验收合格后30日内’”“违约金建议调整为日万分之三”），并反馈至起草部门。

起草部门根据意见修订合同，若存在重大分歧，组织审核部门与合作方沟通协商，形成《合同修订记录》备查。

最终确认与版本锁定

审核通过后，由法务部出具《合同审核确认函》，锁定合同最终版本（标注“最终版”及日期），禁止未经审核擅自修改。

（四）合同签署阶段：程序规范与效力保障

签署授权与用印管理

签署人需为法定代表人或持有《授权委托书》的授权代表（需明确授权范围、期限），授权委托书需加盖合作方公章并作为合同附件。

企业内部用印需填写《合同用印申请表》，附《合同审核确认函》《合作方资料》等，经行政部与法务部双核后，在合同指定签署位置（法定代表人/授权代表处及骑缝章）加盖公章或合同专用章，严禁空白合同盖章。

签署形式与份数要求

优先采用纸质签署（一式两份或三份，双方各执一份，财务部/法务部存档一份）；跨境项目可同步采用电子签署（符合《电子签名法》要求的第三方平台），保证签署过程可追溯。

签署完成后，在《合同签收登记表》中记录合同编号、签署日期、份数、领取部门及领取人签字。

（五）合同履行阶段：动态跟踪与变更管理

履行责任分工

业务部门为合同履行主责部门，指定专人（如项目经理）跟踪项目进度