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公司重要会议组织管理暂行办法

第一章总则

第一条为规范XXXX公司（以下简称“公司”）重要会议组织管理工作，确保公司重要会议责任明确，流程规范，组织有序，服务到位，提高工作效率，特制定本暂行办法（以下简称“办法”）。

第二条本办法所称“重要会议”，是指公司领导出席的、以公司（集团）名义举行的会议，包括公司决策会议、公司定期会议和公司其他重要会议。

公司决策会议，是指由公司领导主持召开的公司党组会、总裁办公会、总裁工作会和其他专题会议。

公司定期会议，是指集团年度工作会、公司发展战略研讨会、集团成员企业负责人会、经营形势分析会、调度会等。

公司其他重要会议，是指公司领导出席的、以公司（集团）名义举行的除公司决策会议和公司定期会议以外的会议。

第三条公司重要会议组织管理工作遵循“统一领导、分工配合、规范严谨、务实高效”的原则。

第四条本办法适用于公司各职能部门、投资部、子公司及相关投资企业。

第二章责任分工第五条公司重要会议归口管理部门为总裁办公室。

第六条各单位按照发起单位、会议重要性、会议内容及会议组织工作中的责任不同，分为承办单位、汇报单位和协办单位。其中：

“承办单位”，是指发起会议，并根据公司授权负责统一协调、落实会议各项工作的单位；

“汇报单位”，是指在公司决策会议中，负责向会议汇报有关工作的单位；

“协办单位”，是指重要会议中，需要协助承办单位落实相关工作的其他单位。

第七条承办单位负责全面组织实施，汇报单位负责信息沟通并为承办单位提供支持，协办单位负责落实分工事项。

第三章公司决策会议

第八条公司决策会议中，总裁办公会、总裁工作会由总裁办公室承办；党组会由党组秘书承办；其他专题会议由公司领导指定单位承办。

第九条公司决策会议由公司领导在进行一周工作安排时提出,或总裁办公室根据公司领导对会议汇报单位相关签报的批示安排组织召开。特殊情况下按总裁指示临时组织召开。

第十条出席决策会议人员，包括：

(一)总裁办公会成员；

(二)各职能部门负责人；

(三)汇报单位负责人；

(四)其他相关人员。

总裁办公会成员包括：总裁、副总裁、总会计师、总法律顾问、总裁特别助理、总裁助理。

第十一条参会原则：

总裁、副总裁、总会计师、总法律顾问参会原则：

(一)全部参加总裁办公会；

(二)总裁工作会由总裁或总裁委托其他公司领导主持，其他人员根据业务分工参加会议；

(三)党组成员参加党组会议；

(四)其它专题会议，由总裁决定参会范围。

总裁特别助理、总裁助理参会原则：

(一)协助总裁分管职能部门的，参加全部会议；

(二)协助分管专项业务或经营单位的，参加与分管工作有关的会议；

(三)全部参加研究综合性事项的会议；

(四)总裁特别助理结合分管工作并根据需要出席有关会议。

总裁主持的公司决策会议，除党组会议外，由职能部门及汇报单位主要负责人参加。副总裁、总会计师、总法律顾问、总裁特别助理、总裁助理出差或因其他特殊原因无法参会的，直接报请总裁批准。职能部门及汇报单位主要负责人出差或因其他特殊原因无法参会时，应提前报总裁办公室，由总裁办公室统一报请总裁同意后，可委托其他负责人参会。

第十二条总裁办公室秘书处负责安排会议室及会议通知工作。

提前2天及以上确定的会议，通过领导一周工作安排在内网公布。临时确定在2天内召开的会议，在内网一周安排上补登，并及时电话通知参会人员。

会议需使用视屏会议系统、投影仪、话筒等设备，汇报单位应提前半天与总裁办公室联系，并于会前进行测试，确保会议正常使用。

第十三条会议汇报单位负责准备会议材料，在会议召开前2天提交相关材料。其中：

(一)报公司领导的，交由总裁办公室呈送；

(二)其他参会人员的材料，由汇报单位直接送达；

(三)临时确定召开的会议，公司领导的材料应尽快交由总裁办公室秘书处呈送，其他材料可直接摆放在会场，具体份数、范围商总裁办公室秘书处确定。文件材料因保密等原因需要收回的，由汇报单位负责统一收回。汇报单位应提供一份会议材料交总裁办公室秘书处存档。

第十四条物业公司负责会议服务。

第十五条总裁办公室负责会议签到、记录和录音。

第十六条总裁办公室负责会议纪要撰写、送审、印制、发送、上网、存档及销毁工作。会议纪要由总裁签发。公司副总裁受总裁委托主持召开的会议，在报总裁签发前须经副总裁审阅。

第四章公司定期会议

第十七条公司定期会议按照公司年度会议计划召开。

各单位应当于每年12月中旬前上报下一年会议计划表，由总裁办公室按照年度相关工作要求审核并归纳汇总后报公司领导批准，形成公司年度会议计划，作为公司定期会议召开依据。

第十八条承办单位负责报送会议签报。

签报主要内容应包括：时间、地点、参加人员、主要议程、工作分工、邀请来宾名单及其他相关资料。

承办单位应在计划时间的前1个月向公司领导报送签报，同时向总裁办公室报备会议