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企业合同管理与文档存储系统使用指南

一、系统应用场景与核心价值

在企业运营中，合同作为明确双方权责、保障交易安全的核心载体，其管理效率直接影响业务推进速度与风险控制能力。本系统适用于以下场景，助力企业实现合同全生命周期数字化管理：

1.多部门协同办公场景

当业务部门（如销售部、采购部）需与外部客户或供应商签订合同时可通过系统发起合同申请，自动同步至法务部门审核条款、财务部门确认付款条件，避免跨部门沟通低效、信息传递误差等问题。例如销售部李经理与客户洽谈后，在系统中创建合同草案，法务张律师在线审核修改违约条款，财务王会计确认收款周期，全程留痕可追溯。

2.合同全周期管理场景

覆盖合同从“起草-审批-签署-归档-履行-到期”的全流程，解决传统纸质合同易丢失、版本混乱、到期遗忘等痛点。系统自动记录合同每个节点的操作人、时间及意见，支持设置关键节点提醒（如签署截止日、付款到期日），保证合同按时履行，避免违约风险。

3.文档集中存储与高效检索场景

企业历史合同数量庞大时，通过系统可实现文档云端集中存储，按“年份-部门-合同类型”等多维度分类，支持关键词（合同编号、对方主体、金额等）模糊检索，快速定位所需文件。例如财务人员需查询2023年所有采购合同，输入“2023年采购部”即可一键导出清单，节省翻找时间80%以上。

4.风险控制与合规管理场景

系统内置合同模板库，保证合同条款符合法律法规及企业内部制度；支持智能识别风险条款（如违约责任不明、管辖约定模糊等），并自动提醒法务审核；对即将到期的合同提前预警，避免超期未履行导致的纠纷。

二、合同全生命周期操作流程

（一）合同创建与信息录入

登录系统：进入企业合同管理系统，使用工号及密码登录，选择“合同管理”模块。

选择合同类型：“新建合同”，根据业务场景选择模板（如“销售合同”“采购合同”“服务合同”等），若无合适模板可选择“空白合同”自定义创建。

填写基础信息：

合同编号：系统自动（规则：年份+部门代码+序号，如“2024-XS-001”），也可手动修改（需保证唯一性）；

合同名称：简洁明确，包含双方主体及核心内容，如“公司与科技有限公司软件开发服务合同”；

合同主体：填写甲方（企业自身）、乙方（对方单位）的名称、统一社会信用代码、地址、联系人、电话等信息（支持从客户库中选择，减少重复录入）；

合同金额：填写大写、小写金额，币种（默认人民币，支持外币选择）；

合同期限：明确起始日期、终止日期，或约定“自之日起个月内有效”；

主要条款摘要：简要填写合同核心内容（如标的物、数量、质量标准、付款方式、违约责任等），方便快速预览。

附件：“添加附件”，合同草案、技术协议、资质证明等文件（支持PDF、Word、Excel格式，单文件不超过50MB，总附件大小不超过200MB）。

（二）审批流程发起与流转

选择审批模板：根据合同类型及金额，选择对应的审批流程（如“标准销售合同审批”“大额采购合同审批”），系统默认关联预设模板，也可自定义审批节点。

设置审批人：按业务逻辑添加审批节点，例如：

业务部门负责人（审核合同必要性、金额准确性）；

法务部门（审核条款合规性、法律风险）；

财务部门（审核付款方式、税务处理）；

总经理/分管领导（审批重大合同，金额超过万元需增加此节点）。

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统自动向第一审批人发送待办通知（短信/系统消息）。审批人需在2个工作日内处理，可通过“批注”功能提出修改意见（如“乙方资质需补充营业执照复印件”），审批通过后自动流转至下一节点；驳回时需注明原因，合同状态变更为“已驳回”，发起人可修改后重新提交。

（三）合同签署与电子存证

正式合同：审批通过后，系统自动将草稿转为正式合同，带企业电子签章的PDF版本（需提前配置电子签章证书）。

发起签署：

线上签署：选择“对方签署”，输入对方联系人手机号/邮箱，系统发送签署，对方后完成电子签名（需实名认证）；

线下签署：如需纸质合同，可打印正式版，双方签字盖章后，由发起人扫描（需保证扫描件清晰，关键信息完整），并在系统中标注“已签署”。

存证备案：签署完成后，系统自动唯一“存证码”，并将合同及附件至企业文档库，同步记录签署时间、签署人信息，具备法律效力。

（四）文档归档与存储管理

自动归档：合同签署完成后，系统根据“合同类型+部门”自动归类至对应存储目录（如“2024年/销售部/已签署合同”），无需手动操作。

手动调整：若自动分类有误，可进入“文档管理”模块，修改存储路径（如将“服务合同”移至“行政部”），支持新建子目录（如“重点项目”“常规项目”）。

权限设置：对敏感合同（如涉及商业秘密、大额金额），可设置访问权限（仅creator、部门负责人、法务可查看），避免信息泄露。

（五）合同履行与到期提醒