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车辆档案分类分级协议

甲方（档案管理责任方）：[填写甲方全称]

法定代表人/授权代表：[填写姓名]

地址：[填写甲方地址]

统一社会信用代码：[填写代码]

乙方（档案管理执行方）：[填写乙方全称]

法定代表人/授权代表：[填写姓名]

地址：[填写乙方地址]

统一社会信用代码：[填写代码]

鉴于甲方拥有或管理特定车辆档案，并根据管理需要，与乙方就车辆档案的分类与分级管理事宜达成如下协议：

第一条定义

1.1本协议所称“车辆档案”是指与甲方管理的特定车辆相关的，在车辆从登记注册、购置使用、维护保养、年检验收到报废解体等整个生命周期中形成的，具有保存价值的各类文件材料、技术数据、电子记录等。

1.2“分类”是指按照车辆属性、形成机构、内容类型等标准，将性质相似或处理过程相近的车辆档案归集为不同类别的管理活动。

1.3“分级”是指在分类的基础上，根据档案的保管价值、敏感程度、利用频率、法律法规要求等因素，对车辆档案划分不同等级的管理活动。

第二条协议范围

2.1本协议适用于甲方指定的、由乙方负责分类分级管理的车辆档案，包括但不限于车辆登记证、行驶证、购置发票、合格证、一致性证书、维修保养记录、保险单据、年检记录、事故处理文件、报废证明等纸质及电子形式的档案。

2.2档案范围涵盖的车辆类型为[填写车辆类型，如：所有在甲方名下的营运车辆/特定品牌系列车型]，时间跨度为[填写时间范围，如：自2023年1月1日起/自车辆登记之日起]。

2.3档案的具体分类体系和分级标准依据本协议第三条、第四条规定执行。

第三条车辆档案分类标准

3.1档案分类遵循系统性、科学性、实用性、稳定性原则，便于管理和利用。

3.2档案分类体系具体如下：

3.2.1一级分类：

(1)登记注册类：涉及车辆初始登记、变更备案、转移登记、抵押/解除抵押、注销登记等文件。

(2)使用运行类：涉及车辆日常使用、违章处理、事故处理等文件。

(3)维护维修类：涉及车辆保养、维修、改装等技术记录。

(4)技术检测类：涉及车辆年检、专项检测等报告。

(5)法律事务类：涉及车辆相关的诉讼、仲裁、保险理赔等法律文件。

(6)报废处置类：涉及车辆报废申请、解体等文件。

3.2.2二级分类：在一级分类下，根据具体文件内容进一步细分，例如登记注册类下的初始登记、变更备案等。

3.3甲方负责提供详细的分类目录和编码规则，乙方需按照此规则对档案进行分类，并建立相应的分类标识体系。

第四条车辆档案分级标准

4.1档案分级遵循保管价值、敏感程度、利用需求、法律法规要求原则。

4.2档案分级体系具体如下：

4.2.1永久级：具有最高保管价值，需永久保存的档案。

4.2.2长期级（例如30年）：保管价值较高，需保存30年的档案。

4.2.3短期级（例如10年）：保管价值相对较低，需保存10年的档案。

4.2.4一般级：临时性或参考价值不高的档案。

4.2.5涉密级（如适用）：根据内容敏感程度划分的保密等级，包括内部机密、商业秘密等。

4.3分级依据：档案的等级由甲方根据档案内容的重要性、涉及信息的敏感度以及国家相关法律法规（如档案保管期限表）的要求进行确定，并书面通知乙方。乙方应依据甲方确定的等级进行标识和管理。

第五条档案管理职责与流程

5.1档案收集与整理：甲方或其指定人员负责及时收集、整理、归档新产生的车辆档案，并按分类标准进行初步整理。

5.2档案鉴定与分级：甲方负责组织或委托专业机构对档案进行真实性、完整性、系统性的鉴定，并根据第四条规定确定档案的保管期限和密级（如涉及），将结果书面通知乙方。乙方需依据通知进行最终标识。

5.3档案保管：

5.3.1纸质档案：应存放于符合恒温恒湿、防火、防盗、防虫、防潮、防光要求的专用库房或档案柜中，建立出入库登记制度。

5.3.2电子档案：应存储在安全可靠的存储介质上，建立完善的备份和容灾机制，采取防病毒、防篡改措施，确保数据安全。

5.4档案利用与查阅：乙方根据甲方需求或规定流程，提供档案的借阅、复制、摘录等服务。查阅涉密或分级档案需经甲方授权人员审批。所有利用活动均需记录在案。

5.5档案统计与编目：乙方负责建立车辆档案的详细目录或电子数据库，并定期进行档案清点、统计，及时向甲方汇报。

5.6档案移交与接收：如档案需在不同部门或机构间移交，由甲方负责组织，确保档案的完整性和交接手续的完备。

5.7档案鉴定与销毁：档案保管期限届满，由甲方组织进行鉴定，并按规定程序审批后销毁。纸质档案销毁应进行登记并监督执行；电子档案销毁