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机关公文格式课件

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目录

公文格式概述

01

公文的基本结构

02

公文的排版要求

03

公文的写作规范

04

公文的电子化处理

05

公文的存档与管理

06

公文格式概述

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PARTONE

公文的定义和作用

公文作用

公文用于传达政策、指导工作、沟通信息及规范行为。

公文定义

公文是机关、团体等在处理公务时使用的正式文书。

01

02

公文的种类和特点

01

命令类公文

具有权威性和强制性，用于发布重要决定或指示。

02

报告类公文

以陈述事实为主，反映情况、提出建议或汇报工作。

公文格式的重要性

统一格式确保公文内容准确、清晰传达，避免误解。

规范表达

规范格式增强公文权威性，体现发文机关的专业与严谨。

提升权威

公文的基本结构

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PARTTWO

标题和文号

公文标题应准确、简明，反映公文主要内容，通常采用完全式标题。

标题规范

01

文号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，确保唯一性和规范性。

文号规则

02

正文和附件

正文需条理清晰，分段明确，使用规范的语言和格式进行表述。

正文内容规范

01

附件应与正文紧密相关，作为补充材料，需标注清楚并遵循特定格式。

附件使用要求

02

签发和日期

公文需经相关负责人审核签发，确保内容准确无误。

签发流程

公文需明确标注成文日期，反映公文形成时间。

日期标注

公文的排版要求

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PARTTHREE

字体和字号

标题字体字号

标题一般采用二号宋体字，以突出公文主题。

正文字体字号

正文通常使用三号仿宋体字，确保阅读清晰舒适。

行距和段落

段落首行缩进2字符，段间不空行，保持版面整洁统一。

段落格式规范

公文行距一般设为固定值28-30磅，确保阅读清晰舒适。

行距设置标准

版面布局

页边距设置

标题位置

01

合理设置页边距，确保公文内容排版整齐，阅读舒适。

02

标题应置于页面上方居中位置，清晰醒目，便于识别。

公文的写作规范

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PARTFOUR

语言和用词

01

语言规范

公文语言应准确、简洁、庄重，避免口语化表达。

02

用词精准

选用恰当、规范的词汇，避免歧义和模糊表述。

格式和排版

01

字体字号规范

公文标题一般用二号小标宋体字，正文用三号仿宋体字，确保清晰易读。

02

页面布局要求

公文页边距上下为3.7厘米，左右为2.8厘米，保证版面整洁美观。

校对和审核

仔细核对公文内容，确保信息准确无误，避免事实性错误。

内容准确性

审核公文格式，检查字体、字号、排版等是否符合规范要求。

格式规范性

公文的电子化处理

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PARTFIVE

电子公文系统介绍

涵盖公文的起草、审批、签发、归档等全流程电子化操作。

系统功能

提高公文处理效率，减少纸质文件使用，便于存储与检索。

系统优势

电子公文的制作流程

根据公文类型，挑选合适的电子模板，确保格式规范。

模板选择

在模板中准确录入公文内容，包括标题、正文、附件等。

内容录入

完成录入后，进行审核确认，无误后通过电子系统发布。

审核与发布

电子公文的安全管理

采用高级加密技术，确保电子公文在传输和存储中的数据安全。

数据加密保护

01

设置严格的访问权限，防止未授权人员查看或修改电子公文内容。

访问权限控制

02

公文的存档与管理

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PARTSIX

公文的归档要求

按公文类型、时间等分类，确保归档有序，便于查找。

分类明确

确保公文内容完整，无缺失、损坏，保证档案的真实性。

保存完整

公文的查阅和借阅

查阅流程规范

明确查阅权限与流程，确保公文信息的安全与有序访问。

借阅管理严格

制定借阅制度，规定借阅期限与责任，防止公文丢失或泄露。

公文的销毁和保密

01

销毁流程规范

遵循严格销毁流程，确保公文信息不泄露，采用安全销毁方式。

02

保密措施强化

加强公文保密管理，限制接触范围，采用加密技术保护信息安全。

谢谢

THANKYOU

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