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外购外协管理制度

在现代企业的运营体系中，外购与外协作为获取外部资源、优化生产结构、提升核心竞争力的关键环节，其管理水平直接影响到企业的成本控制、产品质量和市场响应速度。为确保外购外协活动的规范、高效、有序进行，防范运营风险，保障企业生产经营目标的顺利实现，特制定本管理制度。本制度旨在通过明确的流程规范、权责划分与控制标准，为企业的外购外协业务提供系统性的指导框架。

第一章总则

1.1目的与依据

本制度旨在规范公司外购（指从外部供应商处采购原材料、零部件、标准件、辅助材料及办公用品等）与外协（指将部分生产工序、加工任务或服务委托给外部专业厂商完成）的管理行为，确保所购物资及外协产品的质量符合规定要求，交付及时，成本合理，并持续优化供方合作关系，提升供应链整体效能。本制度依据国家相关法律法规及公司质量管理体系、财务管理制度等内部规章制定。

1.2适用范围

本制度适用于公司所有与外购外协相关的计划、申请、供方选择与管理、合同签订、采购执行、过程控制、验收、付款及不合格品处理等活动。公司各部门、各分支机构在从事外购外协业务时，均须遵守本制度的规定。

1.3基本原则

外购外协管理应遵循以下基本原则：

*质量优先原则：严格把控外购外协产品及服务的质量，确保符合设计图纸、技术标准及合同要求。

*成本效益原则：在保证质量和交付期的前提下，通过比价、议价、招标等方式，追求最优性价比，降低采购成本。

*合规诚信原则：遵守法律法规，与供方建立公平、公正、诚信的合作关系，杜绝商业贿赂等不正当行为。

*风险控制原则：对外购外协过程中的潜在风险进行识别、评估和控制，确保供应链的稳定性与安全性。

*持续改进原则：定期评估外购外协管理流程的有效性，不断优化供方结构，提升管理水平。

第二章组织与职责

2.1管理部门

公司指定采购部门作为外购外协业务的归口管理部门，负责统筹协调外购外协的各项管理工作。其主要职责包括：

*组织制定和修订外购外协相关的管理制度及操作流程。

*负责供方的开发、评估、选择、动态管理及档案维护。

*组织或参与外购外协合同的谈判与签订。

*负责采购订单的下达、执行与跟踪。

*协调解决外购外协过程中的质量、交付等问题。

*负责外购外协相关数据的统计分析与报告。

2.2需求部门

各需求部门（如生产部、技术部、设备部等）是外购外协需求的提出者和最终使用者，其主要职责包括：

*根据生产计划、项目需求或实际工作需要，提出外购外协申请，并明确物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交付期限等。

*提供必要的技术资料（如图纸、标准、工艺要求等），并对其准确性负责。

*参与供方的选择与评估（尤其是在技术专业性要求较高的外协项目中）。

*负责外购外协物资或服务的过程跟踪（如需）、到货初检与最终验收。

*及时反馈使用过程中发现的质量问题，并参与不合格品的处理。

2.3其他相关部门

*质量管理部门：负责制定外购外协产品的质量检验标准和验收规范；负责或参与外购外协物资的进货检验、过程质量监督及不合格品的判定与处理；参与供方的质量体系审核与评估。

*技术部门：负责提供外购外协物资的技术参数、图纸、工艺文件等；参与关键外购外协件的供方评审；协助解决技术质量问题。

*财务部门：负责外购外协合同的财务审核；根据合同约定及验收合格证明办理付款手续；负责外购外协成本的核算与控制。

*法务部门（如有）：负责外购外协合同的法律风险审核，提供法律支持。

*仓储部门：负责合格外购外协物资的入库、保管与发放。

第三章外购外协流程管理

3.1需求提出与审批

需求部门根据实际需要，填写《外购/外协申请单》，详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、技术要求、数量、质量标准、交付日期、建议供方（如有）及预算金额等信息，并附上必要的技术资料。《外购/外协申请单》须经部门负责人审核后，按公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要的外购外协项目，可能需要组织专题评审。

3.2供方选择与评估

采购部门根据审批后的外购外协需求，组织供方的选择工作。供方选择应遵循公平、公正、竞争的原则，优先从合格供方名录中选取。

*新供方开发：对于合格供方名录中无合适供方的情况，采购部门可牵头组织需求、技术、质量等部门进行新供方的开发与考察。新供方需提供营业执照、生产许可证、质量体系认证、产品检验报告等资质文件，并经过样品试用、现场审核等评估程序合格后方可纳入合格供方名录。

*供方评估：采购部门应定期（如每年）或不定期组织对供方的综合评估，评估内容包括质量、价格、交付、服务、技术能力、财务状况、社会责任等方面。评估结果作为后续合作及订单分配的重要依据。

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