企业内部通讯录管理与更新制度.docxVIP

企业内部通讯录管理与更新制度

一、总则

企业内部通讯录是保障日常运营高效协同、信息顺畅流转的重要工具，其信息的准确性、完整性和时效性直接关系到工作效率与管理质量。为规范企业内部通讯录的编制、更新、维护及使用流程，确保信息资源的有效利用与安全管理，特制定本制度。

本制度适用于企业全体员工及所有涉及内部联系信息管理的相关环节。

二、管理职责

1.行政部（或指定综合管理部门）为本企业内部通讯录的归口管理部门，负责通讯录的统筹规划、标准制定、系统维护（如使用电子系统）、信息汇总、更新发布及制度执行监督。

2.各部门负责人为本部门员工信息准确性与及时性的第一责任人，负责组织本部门员工信息的初次填报、日常变更信息的收集与核实，并按规定流程提交至通讯录管理部门。

3.全体员工应积极配合通讯录信息的填报与更新工作，确保个人相关信息的真实、准确，并在信息发生变更时主动、及时上报。

三、信息内容与标准

内部通讯录信息应至少包含以下核心内容，并遵循统一规范：

1.基础信息：姓名（使用正式全名）、所属部门、现任职务。

2.联系方式：办公固定电话、企业邮箱地址。

3.扩展信息（根据企业实际需求选择性纳入）：移动电话（经员工本人同意）、内部即时通讯工具账号、工位号等。

4.信息填报应字迹清晰（手写版本）或无错别字（电子版），联系方式应确保畅通。

四、信息更新与维护

1.入职登记：新员工办理入职手续时，由人力资源部（或行政部）指导其填写《员工联系信息登记表》，并于入职当日（或指定工作日内）将新员工信息录入通讯录。

2.信息变更：当员工发生岗位变动、部门调整、联系方式更改等情况时，本人应主动向本部门负责人提出信息变更申请，部门负责人核实后，在一个工作日内将变更信息报送至通讯录管理部门。

3.离职处理：员工离职时，人力资源部应在员工离职手续办理完毕后，及时通知通讯录管理部门，移除或标记其在通讯录中的信息，确保信息安全。

4.定期核对：通讯录管理部门应每季度（或每半年，根据企业规模与人员流动性确定）组织一次全员信息核对工作，各部门负责人需在规定期限内完成本部门人员信息的复核与确认，确保通讯录信息的整体准确性。

5.更新发布：通讯录管理部门在收到信息变更申请并核实无误后，应在一个工作日内完成通讯录的更新工作。更新后的通讯录应及时通过指定渠道向全体员工发布。

五、通讯录的使用与保密

1.内部通讯录仅限企业内部工作沟通使用，员工应妥善保管，不得随意复制、传播或向外部无关人员泄露。

2.员工在使用通讯录时，应尊重他人隐私，仅将联系方式用于工作相关事宜。

3.对于涉及敏感岗位或特殊信息的联系方式，管理部门可根据实际需要设定查阅权限。

4.严禁利用通讯录信息从事任何与工作无关的活动或不当行为。

六、责任与监督

1.各部门负责人应高度重视本部门信息管理工作，对因未能及时上报或核实变更信息导致工作延误或造成不良影响的，将视情况追究相关负责人责任。

2.员工个人信息发生变更后未及时上报，由此产生的一切不便或后果，由员工本人承担。

3.通讯录管理部门应定期对通讯录的管理与使用情况进行检查与监督，对违反本制度规定的行为予以提醒、纠正，情节严重者按企业相关规定处理。

本制度自发布之日起施行，由行政部（或指定综合管理部门）负责解释与修订。各部门及全体员工应严格遵照执行，共同维护企业信息管理的规范与高效。