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开会前的准备

为建立健全会议服务三级检查保障工作，确保全区性大型（重要）会议和区直机关各部、委、办、局的各项会议圆满顺利地进行，特制定机关后勤保障中心会务管理岗位职责。

一、大型（重要）会议的会务服务

大型（重要）会议期间，后勤保障中心会务组负责人全面负责会议的接待工作，召集各有关人员召开会前会，布置会前准备工作。区机关事务管理局对会务情况检查指导：

一级检查对服务人员的检查，包括：会议服务人员着装准备等。对照会议备忘录，落实服务细节等。

二级检查对会场布置的检查，包括：整体会场、音响设备、灯光系统、多媒体、主席台背景、会徽等项目落实情况。

三级检查机关事务管理局会同会议主办单位进行全面检查，协调会议服务环节、跟踪会议服务需求，落实会议服务细节，协助会务组完成会议接待任务。

(一)全区性大型（重要）会议

1、会议计划

召开全区性大型（重要）会议，会议主办单位应提前三天报会务组安排。会议组织者应以同时以书面（紧急情况除外）或电话，通知机关事务管理局和会务组负责人。

2、会前准备

(1)确定会议名称、会标、欢迎牌、会议指示牌、会场座位安排示意图，会期、参加人员范围、开会时间和地点；

(2)设置主席台桌椅、讲台，桌牌、签到册、签到笔，选票箱、会徽；

(3)提供主席台和讲台麦克风、多媒体设备、电视；

(4)会务组织者提供会议议程，或牵涉到需要插播音乐的有关领导讲话稿；

(5)会内音乐：迎宾曲、国歌、投票及颁奖音乐、背景音乐等；

(6)主席台前鲜花、讲台花篮、长青树、绿叶植物、来宾胸花等；

(7)主席台茶水、湿纸巾，参会人员矿泉水或茶水；

(8)调配会务专用车辆，联系交警大队协助交通安全；

(9)保卫人员执勤；

(10)会议组织者要求准备的其它事项。

3、会议签到

会议组织者应事先准备签到册。规模较大的会议实行个人签到，单位领导签到。会议结束时，组织者可对各单位的出勤情况检查或抽查。

4、会议文件

全区性正式会议的会议文件由会议主办单位准备。会务组协助通知文印室打印文件材料并组织装袋。会议结束后，会务组应

(2)、接待服务工作细致、周密；及早制订会议服务保障方案，做到万无一失。

(3)、高标准、高质量完成会议保障工作，为大型(重要)会议提供一流服务。

(4)、严格按照标准对会场布置、客房服务、菜肴质量、环境卫生、安全保卫等方面作出服务承诺。

(5)、检查会务用车的车容、车况，并对驾驶员的服务行为规范提出严格要求。

(6)、严格执行卫生值日制度，清洁人员负责会议场所卫生清扫；

(7)、会场内电风扇、电灯等电器开关、门窗由会务清洁人员负责管理。

(8)、会务筹备组负责大会的住宿安排、餐证发放、车辆安排，联系会场布置的有关事宜。

(9)、会务人员再次核对上一级领导同志参加大会的通知联系事宜。

会议组人员在会议期间要为大会提供全过程、全方位、全天候高效、快速的优质服务，处处体现“满意+惊喜”的服务宗旨。要求做到：一丝不苟，精益求精；挥洒自如，忙而不乱；尽善尽美，万无一失；各负其责，协同作战。?