机关单位大型会议筹备流程手册.docxVIP

机关单位大型会议筹备流程手册

一、筹备阶段：未雨绸缪，夯实基础

大型会议的成功与否，关键在于筹备阶段的细致周全。此阶段的核心任务是明确会议目标、搭建组织架构、制定详细方案，并为后续工作奠定坚实基础。

（一）领会意图，明确目标

接到会议任务后，首要工作是准确领会举办单位或上级领导的意图。明确会议的性质（如工作部署会、经验交流会、现场观摩会等）、主题思想、主要任务、预期成果以及会议的规格和规模。这是所有筹备工作的出发点和落脚点，确保后续工作不偏离方向。

（二）成立筹备组织，明确职责分工

根据会议规模和复杂程度，及时成立筹备工作领导小组和相应的工作机构（如筹备办公室）。领导小组通常由单位主要领导或分管领导牵头，负责重大事项决策和统筹协调。筹备办公室下设若干专项工作组，如会务组、材料组、联络组、宣传组、后勤保障组、安保组等，明确各组负责人及成员职责，做到事事有人管、人人有专责，避免推诿扯皮。

（三）制定初步方案，报批审定

在领会意图和初步调研的基础上，草拟会议初步方案。方案应包括会议名称、时间、地点、参会人员范围及名额分配、主要议程、会议形式、拟邀请领导和嘉宾、经费预算初步估算等核心要素。初步方案形成后，按程序报请领导审定。根据领导意见进行修改完善，直至方案获批。

（四）细化工作方案，分解任务清单

初步方案获批后，立即着手制定详细的工作实施方案。将会议筹备的各项任务分解到具体工作组和责任人，明确完成时限和标准。工作方案应具有高度的操作性，对每个环节、每个细节都要有明确的指引。可制定筹备工作倒计时表，确保各项工作按计划有序推进。

二、组织实施阶段：精雕细琢，有序推进

组织实施是会议筹备的核心环节，涉及面广、事务繁杂，需要各工作组密切配合，高效联动，确保各项准备工作落到实处。

（一）会议方案细化与报批

1.确定会议具体要素：根据获批的初步方案，进一步明确会议的准确时间（报到、开会、离会）、具体地点（主会场、分会场、住宿地点）、参会人员的精确范围和数量、详细议程（包括每个议题的时长、发言人员等）。

2.制定会议通知：会议通知是参会人员了解会议信息的重要载体，应力求规范、准确、清晰。内容通常包括会议名称、召开依据、会议时间、会议地点、主要议程、参会人员范围、报到时间及地点、需携带材料、着装要求、联系人及联系方式、报名回执（含截止时间）等。通知草拟后需按程序审核签发，并及时下发。

3.会场选址与踏勘：根据会议规模和需求，选择交通便利、设施完善、服务规范的会场。实地踏勘时要重点检查会场大小、布局是否符合会议要求，舞台、灯光、音响、投影、空调、网络等设备是否完好可用，有无足够的停车场，周边环境是否适宜等。

4.制定会场布置方案：包括主席台设置（领导座次、席卡、话筒）、会场座位排列、会标设计制作、背景板设计制作、指示牌、横幅、鲜花绿植摆放等。如需摆放文件资料，需明确摆放位置和方式。方案需报请领导审定。

（二）会议材料准备

会议材料是会议的灵魂，其质量直接关系到会议的效果。

1.明确材料种类与要求：根据会议议程，确定所需材料种类，如领导讲话稿、工作报告、经验交流材料、会议议程、主持词、会议指南、背景材料、参阅件等。明确各类材料的撰写要求、字数限制、格式规范。

2.组织材料撰写与审核：指定专人或成立写作小组负责材料撰写。明确各材料的撰稿人、审稿人、完成时限。材料撰写应紧扣会议主题，观点鲜明，内容充实，语言精炼。严格执行审稿制度，确保材料政治正确、内容准确、文字规范、无错别字。重要材料需报请主要领导审定。

3.材料印制与装订：材料审核定稿后，及时安排印制。注意选择合适的纸张和印刷质量，按要求进行装订、分装。涉密材料需按保密规定印制和管理。提前准备好会议所需的文具、笔记本、文件袋等。

（三）参会人员组织与协调

1.参会人员统计与确认：及时收集参会回执，精确统计参会人数（包括正式代表、列席人员、特邀嘉宾、工作人员等），特别注意掌握重要领导和嘉宾的参会信息。对未按时反馈回执的单位或个人，应主动进行提醒和确认。

2.参会人员联络：建立与参会人员（或其联络员）的顺畅联络渠道。及时将会议通知、会议指南、交通路线、天气情况等信息告知参会人员。对重要嘉宾和需要特殊安排的参会人员，应提前沟通，了解其需求，妥善安排接送、住宿、餐饮等事宜。

3.座位安排与席卡制作：根据参会人员名单和会议规格，科学合理地安排会场座位，特别是主席台和重要来宾的座位。准确制作席卡，注意姓名、职务的准确性和规范性。

（四）会场及后勤保障

1.会场预订与布置：根据审定的会场布置方案，提前与会场提供方签订合同，明确各项服务要求和费用。在会议召开前一天或当天，按照方案组织力量进行会场布置，并进行全面检查调试，确保符合要求。包括会标悬挂、背景板安装、席卡摆放、音响设