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办公用品管理办法

一、总则：为何管？管什么？

咱们单位日常运转，大到打印机、扫描仪，小到回形针、便签纸，哪样都离不开办公用品。可您发现没？以前总有人抱怨“笔刚领完又没了”“文件夹怎么突然不够用”，也有人悄悄说“抽屉里囤了半打中性笔，都找不着头”。这些看似琐碎的小事，往大了说，是资源浪费；往细了看，是管理缺位。所以，咱们制定这套《办公用品管理办法》，核心就三个目标：让领用更有序、使用更高效、成本更可控。

办法适用范围很明确：单位全体在职员工，以及所有用于日常办公的消耗性物品、低值耐用品和办公设备。通俗点说，只要是您在工位上用的、会议室里摆的、行政仓库存的，都归这个办法管。

二、分类管理：先认“家门”再管“家当”

要管好办公用品，第一步是给它们“贴标签”。就像家里收拾衣柜，内衣袜子放抽屉，外套挂衣架，分类清楚了才好管理。咱们把办公用品分成三大类，每类都有不同的“脾气”和管理重点。

（一）消耗性办公用品：省着用，别“惯”坏

这类是最常见的“快消品”，包括中性笔、笔芯、便签纸、回形针、打印纸、胶水、胶带等。它们的特点是用量大、消耗快，稍微不注意就容易“隐形浪费”。比如有的同事打印文件，明明能双面用却习惯性单面打，一张纸就浪费了一半；有的领笔时“宁多勿少”，结果笔杆堆成山，笔芯却早用完了。

针对这类物品，咱们的管理原则是“定量、限频、追踪”。举个例子：普通员工每月可领中性笔1支（替换笔芯不限）、便签本1本、回形针1盒；部门月度打印纸用量按人数×200张核算（特殊项目经审批可追加）。领用时必须登记《消耗品领用表》，行政部每季度统计各部门用量，对超出均值20%的部门，会上门“聊聊”——是真的用量大，还是有浪费？

（二）低值耐用品：谁用谁负责，丢了要“说清”

这类物品单价不高（通常200元以下），但能用半年以上，比如计算器、文件夹、文件筐、剪刀、打孔器、U盘（8G以下）等。它们的麻烦点在于“易丢失、难追踪”——去年就发生过某部门领了3个打孔器，年底盘点只剩1个，一问都说“可能放会议室了”“谁拿错了吧”。

所以管理上要强调“责任到人”。领用低值耐用品时，必须填写《资产责任人确认单》，在物品上贴好部门+姓名的标签。比如小张领了个计算器，标签上就写“市场部张XX”；如果计算器坏了，得拿旧的换旧的（坏的由行政部统一回收）；如果弄丢了，得写情况说明，情节严重的要照价赔偿——倒不是为了罚钱，主要是让大家多上点心，毕竟这些东西虽小，丢多了也是笔开销。

（三）办公设备：当“宝贝”养，定期做“体检”

这类是“大件”，单价200元以上，使用年限1年以上，包括打印机、扫描仪、碎纸机、投影仪、电话机等。它们的管理更复杂，因为涉及维护、维修甚至报废。以前有个教训：某部门打印机老卡纸，同事嫌麻烦直接塞纸硬打，结果把硒鼓弄坏了，维修花了800块——其实只要定期清理灰尘，完全能避免。

所以对办公设备，咱们实行“全生命周期管理”：领用前要培训操作规范（比如打印机怎么装纸、扫描仪怎么校准）；使用中每月由行政部做一次“健康检查”（擦擦灰、测测速度）；出现故障第一时间报行政部，由专业人员维修，禁止员工自行拆卸；到了报废年限（比如打印机5年、投影仪8年），要走报废流程，由后勤部门统一处理，禁止私自丢弃或转卖。

三、领用流程：怎么走？别“绕远路”

分类清楚了，接下来是关键环节——领用。以前最让人头疼的就是“多头领用”：有的同事直接去仓库拿，有的找行政专员要，结果仓库账物不符，行政部天天“救火”。现在咱们梳理了一套流程，从提需求到拿到手，总共四步，简单明了。

（一）第一步：线上提需求，别“拍脑袋”

每月1-3日（遇节假日顺延），员工通过单位OA系统提交《办公用品领用申请单》。注意两个细节：一是“按需填写”，比如您上个月刚领了笔，这个月没特殊情况就别重复申请；二是“部门审核”，申请提交后会自动推送到部门负责人那里，负责人要把关——比如技术部小王申请5盒回形针，负责人得想想：部门就6个人，一盒100个，5盒能用半年，是不是太多了？

（二）第二步：行政核库存，别“空欢喜”

部门负责人审核通过后，申请单转到行政部。行政专员会先查仓库库存：比如申请的A4纸，仓库还有20箱，够发；申请的荧光笔，库存只剩3支，这时候会联系申请人：“您看换成同色系的可以吗？或者等下周采购到货？”避免出现“申请通过了却没货”的尴尬。

（三）第三步：线下领物品，签字留“凭证”

库存确认后，行政部会通知申请人到仓库领取。领用时必须本人签字（代领需登记代领人信息），行政专员会核对申请单和实物：“您申请的1支笔、1本便签，这是笔（展示），笔杆是蓝色，笔芯0.5mm；便签是32开的，对吗？”确认无误后，双方在《领用登记本》上签字，一联给申请人，一联留仓库存档。

（四）第四步：特殊情况“快速通道”，别“卡脖子”

当然，总有急的时候