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某有限公司安全文件档案管理制度

一、制度背景和目的

为了更好地保障公司内部的信息安全和重要文件资料的安全存储，规范文件档案管理的流程，公司特制定了安全文件档案管理制度。这份制度旨在明确文件档案的权限、传递流程和归档要求，确保公司文件档案的保密性、完整性、可用性。

二、适用范围

本制度适用于所有员工、管理人员以及相关工作人员，涉及到安全文件档案的管理、使用、归档等方面。

三、主要内容

3.1文件档案的管理权限

公司内部文件和资料的管理权限主要由全面负责信息技术安全和管理的信息中心手中掌握。所有文件档案的电子化和传输都必须由信息中心进行审批和授权，审批通过后才能进行处理。文件和资料的修改、删除和整合必须由具有授权权限的人员进行，并且需要进行正确的记录。

3.2文件档案的传递流程

文件和资料在传递过程中需要注意以下事项：

传递环节必须采用安全的方式进行，如SSL/TLS加密通讯、VPN隧道穿越等方式；

在传递过程中需要对文档包尽可能的采用加密方式，确保文件安全；

传递对象必须与资料相关。

3.3文件档案的归档要求

公司的文件档案管理制度规定，所有非纸质文件的归档需要存放在特定的服务器上，并能够通过内部网络进行访问。所有纸质文件归档需按照规定对文件补全文件夹、盖章和分类号、编号等具体的归档规范进行归档。在归档之前，重要的文件资料需要进行备份以防止遗失。

3.4文件档案的保密处理

所有文件档案在传递、处理和归档的过程中都需要格外注意保密处理，确保资料安全。

首先，文件档案的传输和访问都需要进行加密处理，确保传输过程中的机密性；

对于包含重要信息的文件档案，需进行访问记录和安全审计，以便及时发现问题；

确定安全级别并进行标注，在不同的安全级别区域需要有不同的授权机制；

确定文件和资料的保密期限，管理好过期资料的销毁。

四、责任与义务

对于故意或者过失导致公司文件档案泄漏或遗失的人员，将依法追究其责任。任何人都应该遵守公司安全文件档案管理制度，保证公司的安全和机密性。

五、审查与更新

公司每年将对安全文件档案管理制度进行一次全面审查和更新，以确保该制度的适用性和有效性。

六、附则

本制度的解释权和修改权归公司信息中心所有。在具体的操作实践中，如果出现任何不一致的地方，应以信息中心的实际指导意见为准。

七、结尾

有限公司安全文件档案管理制度是公司信息安全的重要组成部分之一，它的执行对于公司的安全和机密性非常重要。所有员工和管理人员都应该严格遵守公司的安全管理制度，做好文件档案的安全保障工作。