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行政管理事务流程化管理与执行手册

一、手册适用范围与核心目标

本手册适用于各类企事业单位、社会组织的行政部门，旨在规范日常行政管理事务的操作流程，明确各环节责任主体与执行标准，通过标准化管理提升行政工作效率，降低沟通成本，保证事务处理有序、合规、可追溯。核心目标包括：统一操作规范、减少流程冗余、强化责任落实、保障行政服务质量。

二、日常办公事务管理流程

（一）办公用品申领与发放

操作步骤

需求发起：申请人填写《办公用品申领表》（见表1），注明申领物品名称、规格、数量、用途及预计使用日期，提交至部门负责人。

部门审批：部门负责人根据部门实际需求及预算额度，审核申领合理性，签字确认后传递至行政部门。

行政部门审核：行政部门核对库存情况，对常规用品直接审批；对超量或非常规用品，需评估库存及采购周期，必要时反馈申请人调整数量。

发放与登记：行政部门审核通过后，按申领数量发放物品，同步更新《办公用品库存台账》（见表2），申领人签字确认领取。

模板表格

表1办公用品申领表

申领日期

申领部门

申领人

物品名称

规格型号

申领数量

用途说明

预计使用日期

部门负责人签字

行政审核签字

领取签字

表2办公用品库存台账

日期

物品名称

规格型号

期初库存

入库数量

出库数量

期末库存

管理员

备注

关键执行要点

申领需提前1-3个工作日提交，避免紧急需求影响库存调配；

部门负责人需严格控制本部门用品消耗，避免浪费；

行政部门每月5日前完成库存盘点，保证账实相符。

（二）办公设备报修与维护

操作步骤

故障提交：使用人发觉设备故障后，填写《办公设备报修申请表》（见表3），详细描述设备名称、故障现象、使用部门及位置，提交至行政部门。

故障核实：行政部门在收到申请后2个工作日内，安排技术人员（或第三方维保人员）现场核实故障原因，评估维修难度及所需配件。

维修处理：

小故障（如软件问题、简单部件更换）：技术人员24小时内完成维修；

大故障（如硬件损坏、需更换核心配件）：行政部门反馈维修方案（含预估费用、时长），报分管领导审批后，协调维修资源。

验收与反馈：维修完成后，使用人现场确认设备运行正常，签字验收；行政部门更新《办公设备维保记录》（见表4）。

模板表格

表3办公设备报修申请表

报修日期

报修部门

报修人

联系方式

设备名称

设备编号

故障现象

使用位置

技术人员签字

维修完成时间

验收签字

表4办公设备维保记录

设备名称

设备编号

维保日期

维保类型（日常/故障）

维保内容

更换配件

费用（元）

维保人员

验收人

关键执行要点

设备使用人需日常规范操作，减少人为故障；

维修过程需全程记录，重要配件更换需保留旧件备查；

行政部门每季度对办公设备进行预防性检查，降低故障发生率。

三、会议组织与管理流程

（一）会议筹备与召开

操作步骤

会议发起：主办部门填写《会议申请表》（见表5），明确会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、麦克风、会议资料等），提前3个工作日提交至行政部门。

行政部门统筹：行政部门根据会议级别（内部例会/跨部门协调会/外部会议）及申请内容，协调会议室资源（优先使用内部会议室，外部会议需提前考察场地），准备会议物料，并将会议安排通知至参会人员。

会议召开：

参会人员提前10分钟签到，会议主持人开场后按议程推进；

行政人员负责设备调试、记录会议时间、控制会议节奏，必要时提醒发言超时。

会后跟进：会议结束后1个工作日内，主办部门整理《会议纪要》（见表6），明确会议决议、责任分工及完成时限，经部门负责人审核后分发至参会人员及相关部门，并同步提交行政部门存档。

模板表格

表5会议申请表

申请日期

主办部门

申请人

联系方式

会议主题

会议时间

会议地点

参会人员

会议议程

所需物料

审批签字

表6会议纪要模板

会议名称

会议时间

会议地点

主持人

记录人

参会人员

缺席人员及原因

会议议题与讨论内容

会议决议

责任分工与完成时限

分发范围

关键执行要点

会议议题需聚焦，避免临时增加与主题无关的内容；

会议纪要需在24小时内发出，保证决议事项及时传达；

行政部门每季度统计会议时长、参会率等数据，为优化会议效率提供参考。

四、文件资料归档管理流程

（一）收文与发文管理

操作步骤

收文处理：

外部单位文件送达后，行政部门签收人核对文件名称、份数、发送单位，填写《收文登记表》（见表7），标注收文日期，按“紧急/普通”分类；

普通文件在1个工作日内呈送至分管领导批阅，紧急文件即时呈送；

领导批阅后，行政部门根据批示内容转至承办部门，承办部门需在规定时限内办理，办理完成后将文件原件及处理结果反馈至行政部门归档。

发文处理：

部门需以单位名义发文时，填写《发文稿纸》（见表8），拟稿人需保证内容准确、格式规范，经部门负责人审