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采购需求清单制作标准化模板
一、模板目的与核心价值
采购需求清单是连接需求部门与采购部门的关键桥梁，其标准化程度直接影响采购效率、成本控制及合规性。本模板旨在统一需求提报格式，保证信息完整、准确、可追溯，避免因信息模糊导致的采购延误、物料不符等问题，同时为采购预算编制、供应商选择及后续验收提供依据，实现“需求明确、流程规范、责任清晰”的采购管理目标。
二、适用场景与业务价值
本模板适用于企业各类采购场景，覆盖不同类型、不同紧急程度的需求，具体包括：
（一）日常运营物料采购
适用于行政办公用品、生产耗材、维修备件等常规性、重复性采购需求，通过标准化清单实现需求提报的批量化和高效化，减少重复沟通成本。
（二）项目专项采购
适用于新建项目、技改项目、研发项目等一次性采购需求，需明确项目名称、预算归属及技术参数，保证采购物料与项目需求精准匹配，避免超预算采购。
（三）紧急采购
适用于突发故障、临时任务等需快速响应的采购场景，模板中“紧急程度”字段可触发优先审批流程，同时需注明紧急原因及预计到货时间，保障采购时效性。
（四）批量集中采购
适用于多部门同类物料汇总采购，通过标准化清单统一需求规格、数量，便于采购部门发挥规模优势，降低采购成本。
三、标准化操作流程
步骤一：需求发起与部门内部审批
操作主体：需求部门经办人（工）及部门负责人（经理）
操作说明：
需求部门根据实际使用需求（如办公耗材消耗、项目物料缺口等），确定采购物料的名称、规格、数量等基础信息；
经办人填写《采购需求清单》（见第四部分“模板结构”），经部门负责人审核需求合理性（如必要性、数量准确性、是否符合部门预算），签字确认后启动提报流程。
输出结果：经部门负责人签字的纸质版/电子版《采购需求清单》。
步骤二：补充技术参数与附件材料
操作主体：需求部门经办人（工）及技术支持人员（工程师）
操作说明：
对于有技术要求的物料（如生产设备、IT硬件、专用耗材等），需由技术支持人员协助明确“技术参数/质量要求”字段，包括功能指标、材质标准、认证要求等；
若需提供图纸、样品、技术规格书等支撑材料，需作为附件一并提交，附件命名规则为“采购需求清单编号+物料名称+附件类型”（如“CGQD202405001-服务器-技术规格书.pdf”）。
输出结果：完整的《采购需求清单》及配套附件材料。
步骤三：提交采购部门并接收初审
操作主体：需求部门经办人（工）、采购部专员（专员）
操作说明：
需求部门通过OA系统、邮件或线下提交方式，将经部门负责人审批的清单及附件材料送达采购部；
采购部专员在收到材料后1个工作日内完成初审，重点核查：
清单信息完整性（是否填写必填项）；
预估单价合理性（是否偏离历史采购价或市场价过大）；
附件材料是否齐全（技术参数是否明确、图纸是否清晰等）。
输出结果：初审意见反馈（通过/需补正）。
步骤四：修订与复核确认
操作主体：需求部门经办人（工）、采购部专员（专员）
操作说明：
若初审不通过，采购部专员需明确标注问题（如“规格型号模糊”“预估单价未提供依据”），反馈至需求部门；
需求部门经办人根据反馈意见修订清单，补充完善信息后重新提交；
采购部专员对修订后的清单进行复核，确认无误后进入审批流程。
输出结果：终版《采购需求清单》（经采购部初审确认）。
步骤五：多级审批与定稿
操作主体：采购部经理（经理）、财务部（会计）、分管领导（*总）
操作说明：
采购部经理审批：重点审核采购必要性、预算匹配度（预估总价是否在部门年度/月度预算内）；
财务部审批：核查预算科目准确性、资金支付可行性；
分管领导审批：根据采购金额及企业规定，履行最终审批权限（如5万元以上需总经理审批）。
输出结果：经所有审批人签字的《采购需求清单》终稿，采购部留存原件/扫描件归档。
步骤六：采购执行与需求跟踪
操作主体：采购部专员（专员）、需求部门经办人（工）
操作结果：
采购部根据审批通过的清单开展供应商寻源、比价、下单等采购执行工作；
需求部门经办人配合采购部确认供应商样品（如需），跟踪物料到货进度，验收合格后反馈采购部。
四、采购需求清单模板结构
（一）清单基本信息（表头）
字段名称
填写说明
示例
清单编号
由采购部统一编制，格式为“CGQD+年月+流水号”（如CGQD202405001）
CGQD202405001
需求部门
填写申请采购的部门全称
生产部
需求日期
填写清单提交至采购部的日期
2024年5月10日
项目名称（可选）
若为项目采购，填写项目编号及名称；非项目采购填“无”
新产品研发项目（XMB202405）
紧急程度
普通/紧急（紧急采购需注明原因，如“生产设备突发故障，需48小时内到货”）
普通
联系人及联系方式
需求部门经办人姓名及电话（*经理138）
*经理138
预算总
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