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合同管理审批流程及文件归档模板

一、适用范围

二、操作流程详解

（一）合同发起与初步审核

发起准备

业务部门根据业务需求，拟定合同草案，并收集以下材料：

合同相对方的主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）；

与合同相关的附件（如技术参数、报价单、验收标准等）；

预算审批文件（涉及资金支出的合同需提供）。

提交审批

审核通过后，业务部门通过OA系统或纸质流程提交《合同审批申请表》，附合同草案及相关附件，明确合同类型、金额、履行期限、关键条款等核心信息，流转至下一审核环节。

（二）多部门协同审核

法务审核

法务部（法务专员姓名）重点审核以下内容：

合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托是否有效；

合同条款是否合法合规，是否存在法律风险（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属等）；

格式是否规范，表述是否清晰无歧义。

法务部需在2个工作日内出具审核意见，通过则流转至财务部，不通过则退回业务部门修改并重新提交。

财务审核

财务部（财务负责人姓名）审核以下内容：

合同金额是否符合预算规定，资金支付方式及进度是否合理；

涉及税费条款是否准确，财务处理方式是否合规；

是否存在潜在的财务风险（如对方信用状况、履约能力等）。

财务部需在1个工作日内出具审核意见，通过则流转至管理层审批，不通过则注明原因并退回。

（三）管理层审批与签订

分级审批

根据合同金额及重要性，确定审批权限：

金额≤5万元：由分管副总（分管副总姓名）审批；

5万元＜金额≤50万元：由总经理（总经理姓名）审批；

金额＞50万元：提交总经理办公会集体审议，形成会议纪要后由总经理审批。

审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核合同是否符合公司战略、业务目标及风险控制要求。

合同签订

审批通过后，由授权代表（如法务专员或业务部门负责人）与对方签订合同。签订要求：

使用公司统一合同范本（特殊情况下需说明原因并报备）；

合同文本需双方法定代表人或授权人签字并加盖公章（合同专用章）；

签订后3个工作日内，将合同原件移交行政部（档案管理员档案管理员姓名）归档。

（四）执行跟踪与归档管理

执行跟踪

业务部门为合同执行第一责任人，需定期跟踪履约情况（如进度、质量、付款等），填写《合同执行台账》。如遇合同变更、解除或争议，需及时启动变更流程（重新履行审批）或争议解决程序，并记录相关情况。

文件归档

归档范围：合同正本、审批流程文件（含《合同审批申请表》、各部门审核意见、会议纪要等）、对方主体资格证明、附件、变更/补充协议、执行记录等；

归档要求：按“一合同一档”原则整理，材料齐全、排序清晰（按审批时间倒序排列），电子版与纸质版同步归档；

归档时限：合同签订后5个工作日内完成归档，录入档案管理系统，标注档案编号、密级及借阅权限。

三、常用模板表格

（一）合同审批申请表

字段名称

填写要求

合同编号

按规则编制（如“年份-部门类型-序号”，例：2024-采-001）

合同名称

?体现合同核心内容（如“设备采购合同”）

甲方/乙方信息

全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式（可简化）

合同金额

大小写一致，币种明确（如人民币、美元）

履行期限

起止日期及关键节点（如交付时间、验收时间）

业务部门意见

部门负责人签字，注明“同意发起”及业务必要性

法务审核意见

法务专员签字，标注“条款合规/需修改第X条”等意见

财务审核意见

财务负责人签字，明确“预算符合/资金风险提示”等意见

审批意见

按审批权限填写，需签字确认

附件清单

列明附件名称及份数（如“报价单1份、技术协议2份”）

（二）合同台账

字段名称

说明

合同编号

与审批申请表一致

合同名称

同审批申请表

合同类型

采购/销售/服务/租赁等

签订日期

合同加盖公章的日期

履行状态

履行中/已完成/已解除/违约

执行负责人

业务部门指定人员

归档日期

完成归档的日期

档案编号

档案管理系统自动或手动编制

备注

特殊事项说明（如变更次数、争议进展等）

（三）合同归档清单

字段名称

填写要求

档案编号

与台账一致

合同编号

同上

归档材料清单

列明所有归档文件名称及页数（如“合同正本5页、审批表3页、附件2页”）

归档日期

年-月-日

保管期限

根据合同类型确定（如一般合同5年、重要合同10年、永久保管合同如不动产租赁）

档案管理员

归档人签字

借阅记录

记录借阅人、借阅日期、归还日期、用途（如有借阅）

四、关键注意事项

合同填写规范

合同内容需完整，不得遗漏关键条款（如标的、数量、质量、价款、履行地点、违约责任等）；

金额、日期、数量等数字信息需大小写一致，避免涂改（涂改处需双方盖章确认）；

公司名称、法定代表人等信息需与营业执照一致，避免主体不适格风险。

审批时限管理

各环节审核需在规定时限内完成，紧急合同可启动“绿色通道”，但