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会议管理会议策划及执行标准模板

一、适用会议类型与场景

二、会议策划与执行全流程步骤

（一）会议发起与目标确认

发起会议申请

由需求部门（或项目负责人*）填写《会议发起申请表》（见表1），明确会议背景、核心目标（如“明确Q3项目里程碑”“解决部门协作瓶颈”）、期望达成的成果（如“输出决议事项3项”“确定责任人及时间节点”）。

申请表需提前3个工作日提交至会议统筹部门*（如行政部/总经办）审核，紧急会议（需24小时内召开）需标注“紧急”并说明原因。

目标与必要性评估

会议统筹部门*审核会议申请，重点评估：

目标是否具体可量化（避免“讨论工作”等模糊表述）；

是否可通过其他方式（如邮件、1对1沟通）解决，避免冗余会议；

参会范围是否必要（避免无关人员参会）。

审核通过后，反馈会议编号（按“年份-部门-序号”格式，如“2024-总经办-001”）并进入下一环节；不通过则退回发起部门，说明调整建议。

（二）会议筹备与方案设计

确定会议基本信息

根据审核通过的申请，明确以下核心要素：

时间：优先选择工作日9:00-11:30或14:00-17:00，避开月初/月末高峰期；时长按议题复杂度设定（例会建议≤1.5小时，专题会≤3小时）。

地点：内部会议室（需提前确认设备availability）或外部场地（如需，需提前5个工作日预订并确认交通、餐饮等配套）。

形式：线下/线上（腾讯会议/Zoom等，需提前测试工具稳定性）或混合模式。

参会人员：主持人（通常为部门负责人/项目负责人）、记录人（建议由熟悉议题的成员担任）、核心议题负责人、相关决策层人员、需同步信息的执行层人员。

制定会议议程

记录人根据会议目标，与主持人共同梳理议题，按“先重要后紧急、先决策后同步”原则排序，形成《会议议程表》（见表2），内容需包括：

议题编号、议题名称、对应目标、预计时长、负责人（汇报人）、讨论形式（汇报/讨论/决策）、输出成果。

议程需提前2个工作日发给所有参会人员，要求相关人员提前准备汇报材料（PPT/文档），标注“需决策事项”和“需讨论问题”。

物料与资源准备

会议统筹部门*负责协调以下资源，填写《会议物料准备清单》（见表3）：

设备类：投影仪、麦克风、激光笔、白板、马克笔、翻页器（提前1天调试，保证电量/连接正常）；

资料类：签到表（含姓名、部门、联系方式）、会议议程纸质版（按参会人数+2份备用）、汇报材料打印版（可选，按需准备）、空白笔记本/笔；

其他：饮用水（每人1瓶）、会议横幅（如有需要）、线上会议的会议号、密码、及操作指南（提前1天发至参会群）。

（三）会议通知与参会确认

发送正式通知

会议统筹部门*在会议召开前1-2个工作日，通过企业通讯工具（如企业/钉钉）发送《会议通知》，内容需包含：

会议编号、名称、时间（精确到分钟，含时区，如线上会议）、地点/、参会人员名单、会议议程（简要版）、需提前准备的材料、联系人及联系方式（会议统筹人员*）。

收集反馈与调整

要求参会人员在收到通知后2小时内回复“参会/请假/需协调时间”，请假人员需说明原因并提交《会议请假单》（见表4）。

若超20%参会人员无法出席，需与发起部门协商调整会议时间或更换议题；仅个别人员请假，由记录人会后同步会议纪要及决策事项。

（四）会议现场执行与管控

会前准备（会议开始前15分钟）

主持人*提前到达会场，检查设备运行情况（投影、麦克风、网络）；

会议统筹人员*负责引导参会人员签到、就座（按部门/议题分组摆放席卡）、发放资料和饮用水；

记录人*就位，打开会议纪要模板（见表5），准备记录关键信息（议题讨论要点、分歧点、决议事项、行动项）。

会议进程管控

开场（5分钟内）：主持人*宣布会议开始，重申会议目标、议程及时长规则，提醒“发言聚焦议题、每人发言≤3分钟/次”。

议题推进：按议程顺序逐项进行，负责人汇报后，主持人引导讨论（避免偏离主题），对争议较大的议题，可设定“讨论时限”（如“本议题讨论15分钟，未达成一致则记录分歧，后续专项沟通”）。

决策环节：对明确需决策的事项，主持人组织举手/匿名投票（需提前告知投票规则），记录人当场统计结果并写入纪要。

时间控制：主持人严格控制各议题时长，若某议题超时，可提醒“剩余5分钟”，或协商延后至下次会议（需记录原因）。

突发情况处理

设备故障：立即启用备用设备（如备用笔记本、无线麦克风），或临时切换为纯讨论模式，会后补发资料；

人员迟到：主持人先推进议题，待迟到人员到场后，由记录人简要同步已讨论内容（避免重复会议进程）；

讨论过激：主持人及时干预，引导“对事不对人”，必要时暂停该议题，休会5分钟后再重启。

（五）会后总结与成果落地

会议纪要整理与分发

记录人*在会议结束后2个工作日内完成《会议纪要》整理，内容需包括：

会议基本信息（名称、时间