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档案借阅管理制度文件

一、总则

1.1制定背景与目的

档案是组织发展的“记忆库”，小到一份合同、一张会议记录，大到技术研发成果、客户信息台账，每一份档案都沉淀着时间的价值。在日常工作中，无论是业务回溯、纠纷处理还是决策参考，档案借阅都是高频需求。但现实中，我们也曾遇到过“急需的档案找不到”“借出后未及时归还导致资料缺失”“敏感文件被不当复制泄露”等问题。为了让档案既能“活起来”服务业务，又能“稳下来”守住安全底线，特制定本制度。

本制度的核心目的有三：一是规范档案借阅全流程，避免人为操作的随意性；二是在保障利用效率的同时，最大程度降低档案损毁、丢失、泄露风险；三是明确各环节责任主体，让“谁用档、谁负责”的理念落到实处。

1.2适用范围

本制度适用于单位内部所有正式员工、实习人员及外聘合作方（需签订保密协议）的档案借阅行为；覆盖的档案类型包括实体档案（纸质、实物、声像）与电子档案（PDF、Word、数据库条目等）；涉及的部门涵盖行政、财务、技术、销售等所有设有档案管理权限的业务单元。

1.3管理原则

制度设计始终坚持“三平衡”原则：

安全与便捷平衡：不能因强调安全而过度限制利用，也不能因追求便捷而忽视风险防控；

责任与权利平衡：借阅人享有合理使用档案的权利，同时必须承担保管、保密义务；

传统与创新平衡：既保留实体档案借阅的经典流程，也针对电子档案制定适配规则（如线上审批、访问控制）。

二、档案借阅全流程规范

2.1借阅申请：从“模糊需求”到“明确目标”

很多人以为“借阅档案”就是填张表，但实际操作中，“申请”环节往往是决定后续效率的关键。曾有同事来借“201X年市场活动档案”，但没说明具体是活动方案、费用清单还是现场照片，结果档案员花了2小时才定位到所需资料。因此，制度明确要求：

（1）申请材料标准化

借阅人需填写《档案借阅申请表》（纸质或线上版），必填信息包括：

申请人姓名、部门、联系方式；

档案名称（需具体到“XX项目201X-201Y年度合同汇编第3册”）、档号（如DA-202X-03-05）；

借阅用途（如“合同纠纷举证”“新项目参考”“审计核查”）；

预计借阅时长（一般不超过15个自然日，特殊情况需注明理由）；

承诺条款（手写签字确认“遵守保密规定，不损毁、不复制、不传播”）。

（2）特殊档案的附加要求

密级档案（标有“秘密”“机密”“绝密”）：需额外提交《密级档案使用审批单》，说明使用范围、接触人员名单；

跨部门档案：需经档案所属部门负责人签字同意（如技术部借销售部的客户档案）；

历史档案（形成时间超过10年）：需由档案管理部门核查是否涉及未结事项（如未执行完毕的合同）。

2.2审批环节：从“层级把关”到“风险预判”

审批不是“走流程”，而是通过多层级审核降低风险。以某公司技术部借阅“专利研发原始记录”为例：

第一关：部门负责人审核“用途是否合理”（如是否为当前研发项目所需）；

第二关：档案管理部门审核“档案状态是否正常”（如是否已被借出、是否存在破损）；

第三关：保密办公室审核“密级与使用权限是否匹配”（如借阅人是否具备机密级档案访问权限）。

（1）审批权限分级

普通档案（非密、非敏感）：部门负责人审批即可；

重要档案（涉及大额资金、核心业务流程）：需分管领导签字；

密级档案：需经档案管理委员会（由档案主管、保密负责人、业务分管领导组成）集体审核。

（2）特殊情形处理

紧急借阅（如突发法律诉讼需当日调取档案）：可先通过电话或即时通讯工具申请，事后24小时内补全纸质手续；

多人协同借阅（如项目组需共同查阅同一份档案）：需指定1名“主借人”，由其统一办理手续并承担主要责任。

2.3借阅操作：从“交接签字”到“细节保护”

档案到手的那一刻，责任就从档案员转移到了借阅人。曾有一次，某同事借出的合同档案被咖啡泼湿，虽及时补救，但关键条款字迹模糊，差点影响后续履约。因此，制度对借阅操作的每一步都做了细化：

（1）实体档案借阅

现场核对：档案员与借阅人共同检查档案完整性（如页码是否齐全、有无缺页/污损），在《档案借阅登记本》上记录“借出时状态”（如“封面轻微折痕，内页无破损”）；

限制使用场景：普通档案原则上在档案查阅室使用（配备监控、防磁柜），确需外带的需注明“外带原因”（如“客户现场核对”）并由分管领导审批；

防护要求：外带时需使用档案专用袋（防水、防撕），禁止与私人物品混装，禁止在公共交通工具上随意摆放。

（2）电子档案借阅

访问控制：通过档案管理系统（如XX平台）设置账号权限，借阅人仅能查看审批范围内的文件；

下载限制：一般电子档案允许在线查阅但禁止下载，确需下载的需加密（如PDF设置密码），且3日内自动失效；

操作留痕：系统自动记录“查阅时间、下载次数、打印记录”，方便后续追溯。

2.4归还与归档：从“一