供应商信息资料录入及评估模板.docVIP

供应商信息资料录入及评估模板工具指南

一、适用工作场景与价值

本模板工具适用于企业采购管理全生命周期，涵盖供应商引入、日常管理及绩效评估等关键环节。具体场景包括：

新供应商准入：当企业需要新增合作供应商时，通过模板系统收集基础信息与资质文件，保证供应商符合基本准入条件；

供应商年度复评：定期对现有供应商进行综合能力评估，筛选优质供应商，优化供应链结构；

风险监控与合规管理：针对供应商的资质有效期、经营异常、合规性等关键信息进行动态跟踪，降低合作风险；

跨部门协同决策：整合采购、质量、财务等多部门评估意见，为供应商分级（如A/B/C类）或合作策略调整提供数据支持。

通过标准化模板的应用，可实现供应商信息的集中化管理、评估流程的规范化操作，提升决策效率，降低人为操作误差，保障供应链的稳定与高效。

二、详细操作流程指南

（一）需求确认与资料准备

明确评估目标与维度

根据企业采购品类（如原材料、服务、设备等）及战略需求，确定评估重点。例如：生产型供应商侧重质量稳定性、产能保障能力；服务型供应商侧重响应速度、专业资质。

核心评估维度建议包括：资质合规性、产品质量、交付能力、价格水平、服务支持、财务健康度、社会责任等。

收集供应商基础信息

向供应商发放《供应商信息收集清单》（见模板表格1），要求提供以下基础资料（需加盖公章确认）：

营业执照、组织机构代码证、税务登记证（或三证合一证照）；

法定代表人身份证明、授权委托书（如由非法定代表人提交资料）；

生产经营许可证、相关行业资质认证（如ISO9001、ISO14001等）；

主要产品/服务清单、价格体系、产能说明；

近3年财务报表（资产负债表、利润表）、主要客户案例及合作证明。

（二）信息录入与系统维护

创建供应商档案

在企业供应商管理系统中（如ERP、SRM系统）新建供应商档案，将收集的基础信息准确录入系统字段，保证：

统一社会信用代码、企业名称等关键信息与营业执照一致；

联系方式、地址等信息更新至最新状态，避免因信息失效导致沟通中断。

附件与分类归档

将供应商提供的资质文件、证明材料等扫描至系统对应模块，按“资质文件”“合同协议”“评估记录”等类别分类存储，保证文件可追溯、易查询。

（三）资质审核与文件管理

资质真实性核验

通过“国家企业信用信息公示系统”“天眼查”等官方渠道核实供应商营业执照、经营异常名录等状态；

核查行业资质证书的有效性（如医疗器械生产许可证需在有效期内），必要时要求供应商提供原件核验。

有效期动态监控

在系统中设置资质文件到期提醒（如提前3个月），资质到期前30天通知供应商提交更新材料，保证合作期间资质持续有效。

（四）多维度评估实施

组建评估小组

由采购经理（牵头）、质量工程师、财务专员*、生产部门代表等组成评估小组，明确分工：

采购部门：负责价格水平、交付能力评估；

质量部门：负责产品质量、检验报告审核；

财务部门：负责财务状况、付款条件评估。

开展现场或非现场评估

现场评估（针对关键供应商）：实地考察生产车间、仓储条件、质量管控流程，核查产能与实际产出是否匹配；

非现场评估：通过审核供应商提交的样品检测报告、客户反馈、交货准时率数据等进行综合评分。

填写评估评分表

依据《供应商综合评估评分表》（见模板表格3），对每个维度按评分标准打分（如1-5分制，5分为最优），计算加权得分（示例：质量占比30%，交期占比25%，价格占比20%，服务占比15%，合规占比10%）。

（五）结果反馈与持续改进

评估结果分级

根据加权得分将供应商分为不同等级（示例）：

A类（≥90分）：优秀供应商，优先采购，战略合作；

B类（70-89分）：合格供应商，维持合作，持续改进；

C类（＜70分）：不合格供应商，限期整改，整改后仍不达标则终止合作。

反馈与沟通

向供应商反馈评估结果，对B/C类供应商提出具体改进要求（如质量缺陷整改、交期优化方案），并跟踪改进落实情况。

更新供应商档案

将评估报告、改进记录等文件存入供应商档案，定期（如每季度）更新供应商绩效数据，形成“录入-评估-改进-再评估”的闭环管理。

三、模板表格清单及填写说明

表格1：供应商基础信息登记表

项目

填写要求

示例

供应商全称

与营业执照一致，填写完整法定名称

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码，字母大写成立日期

营业执照登记日期

2015年3月15日

注册资本

填写注册资本金额（单位：万元）

500

企业类型

如有限责任公司、股份有限公司等

有限责任公司（自然人独资）

注册地址

详细地址，精确到门牌号

市区路号大厦5层

经营范围

按营业执照填写核心业务

研发、生产、销售：电子元器件

法定代表人

填写姓名

张*

授权联系人

负责对接的业务人员姓名

李*

联系电话

手机号码（保证畅通）