企业内部控制应用指引第7号——采购业务.docxVIP

采购业务的内控要义：筑牢企业运营的基石

一、源头把控：采购计划与审批的审慎性

采购业务的风险防控，首先应始于计划的源头。缺乏科学规划的采购，往往导致盲目采购、库存积压或物料短缺，直接影响生产经营的连续性和资金的使用效率。因此，企业在编制采购计划时，必须紧密围绕生产经营目标、市场需求预测以及现有库存水平进行综合研判。这不仅要求计划编制部门具备敏锐的市场洞察力，更需要与生产、销售等相关部门保持密切沟通，确保计划的前瞻性与准确性。

计划的审批环节，则是防止不当采购的第一道闸门。企业应根据采购物品的性质、金额大小等因素，设定不同的审批权限和审批流程。对于重大或特殊的采购项目，还应履行集体决策或联签制度，避免个人意志凌驾于制度之上。审批过程中，审批人应严格履行职责，对采购计划的必要性、合理性以及经济性进行充分审核，对于存疑之处，应有权要求计划编制部门作出解释或调整。唯有如此，才能从源头上遏制不必要的支出，确保每一笔采购都经得起推敲。

二、过程规范：供应商选择与采购执行的透明度

供应商作为采购业务的重要合作伙伴，其选择与管理直接影响采购物资的质量、价格及交付的及时性。因此，建立一套完善的供应商评估、准入、动态管理及退出机制至关重要。企业应致力于构建一个公平、公正、公开的供应商选择平台，对于达到一定金额标准的采购项目，原则上应采用招标等方式进行，以充分引入市场竞争机制，获取最优的性价比。在招标过程中，需严格遵守相关法律法规和企业内部规定，确保程序的合规性与结果的公正性，杜绝暗箱操作。

即便对于不适宜招标的零星采购或紧急采购，也应建立相应的询价、比价机制，确保采购价格的合理性。与供应商签订的采购合同，是明确双方权利义务的法律文件，必须经过法务、财务等相关部门的审核，对合同条款的严谨性、合规性进行把关，特别关注价格、质量标准、交付期、付款方式及违约责任等核心要素。合同的履行过程同样需要严密监控，确保供应商按约供货，对于出现的问题及时沟通解决，维护企业合法权益。

三、权责明晰：采购与验收的岗位分离

采购业务内部控制的一个核心原则便是不相容岗位的相互分离。其中，采购执行与物资验收岗位的分离尤为关键。如果由同一部门或人员既负责采购又负责验收，那么采购过程中可能出现的质量瑕疵、数量短缺等问题便难以被及时发现和纠正，甚至为内部人员与供应商串通舞弊提供了可乘之机。

因此，企业应明确划分采购部门与验收部门（通常是仓储部门或使用部门）的职责权限。验收部门应依据经审批的采购计划、采购合同及相关质量标准，对所购物资的数量、规格、质量等进行独立、客观的验收。验收过程中发现的问题，应及时向采购部门及相关管理层反馈，并做好记录，坚决杜绝不合格物资入库。这种岗位分离机制，能够形成有效的内部牵制，确保采购物资的真实、合格。

四、闭环管理：付款审批与资金安全

采购业务的最终环节是付款结算，这直接关系到企业的资金安全。企业应建立严格的付款审批制度，付款申请必须附有完整的支持性文件，如采购合同、验收单、发票等，确保每一笔付款都有据可查、合规合法。财务部门在办理付款业务时，应认真审核这些原始凭证的真实性、完整性和一致性，对于不符合付款条件的申请，有权拒绝支付。

在付款方式的选择上，应综合考虑资金安全、成本效益以及与供应商的合作关系等因素。对于大额款项，应优先考虑银行转账等安全的支付方式，并严格控制现金支付的范围和额度。同时，企业还应加强对预付款项和定金的管理，防范资金被挪用或长期占用的风险。通过对付款环节的严格把控，形成采购业务从计划到付款的完整闭环管理，确保资金的安全与高效使用。

五、强化监督：持续改进与文化培育

采购业务的内部控制体系并非一成不变，而是需要根据企业内外部环境的变化以及管理实践中的经验教训，进行持续的评估与优化。企业应建立常态化的监督检查机制，定期或不定期对采购业务的各个环节进行审计与核查，及时发现内部控制设计与执行中存在的缺陷和薄弱环节，并采取有效措施加以改进。

此外，培育良好的内部控制文化同样不可或缺。企业管理层应率先垂范，带头遵守采购业务的各项规章制度，营造“人人重视内控、人人参与内控”的良好氛围。通过加强对员工的职业道德教育和业务培训，提高员工的风险意识和合规操作能力，使规范采购、廉洁从业成为每一位相关人员的自觉行为。

总而言之，《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》为企业规范采购行为、降低采购风险、提高采购效率提供了重要的指引。企业在实践中，应结合自身规模、业务特点及管理需求，将指引的要求内化为具体的管理制度和操作流程，并真正落到实处。这不仅是企业提升管理水平、实现可持续发展的内在要求，更是保障企业资产安全、维护市场经济秩序的社会责任所在。唯有将采购业务的内部控制做精做细，才能为企业的稳健运营奠定坚实的基础。