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文档管理文件归档及存储规范模板

一、适用范围与典型场景

本规范适用于各类组织（如企业、事业单位、社会团体等）在日常运营、项目管理、合规审计等过程中产生的各类纸质及电子文档的归档与存储管理，保证文档的完整性、安全性、可追溯性及高效利用。典型场景包括：

企业年度合同、财务报表、人事档案等核心业务文档的长期保存；

项目从立项到验收全过程中产生的需求文档、会议纪要、验收报告等资料的系统性归档；

部门或监管机构要求提交的合规性文件（如资质证明、审计报告）的标准化存储；

组织内部知识沉淀，如技术手册、培训材料、流程规范等文档的共享与传承。

二、文件归档全流程操作指南

（一）文件收集与初步整理

明确归档责任主体

各部门指定专人（如为行政部文档管理员，为项目部文档专员）负责本部门文档的收集与初步整理，保证文件来源可追溯。

文件后24小时内，由责任人完成初步筛选，剔除重复、无效文件（如草稿、临时通知等，仅保留最终版本）。

文件状态确认

纸质文件需检查是否为正式签批版本（含签字、盖章页），电子文件需确认格式完整（如PDF、Word等，避免仅存草稿或损坏文件）。

对存在缺失或模糊的文件，及时联系相关责任人（如**）补充完善，保证文件内容准确无误。

（二）文件分类与编码

分类标准制定

依据“业务属性+时间+部门”原则进行多维度分类，例如：

一级分类：按部门/业务类型（如“行政部”“项目部”“财务部”）；

二级分类：按文件性质（如“合同类”“报告类”“制度类”）；

三级分类：按时间或项目名称（如“2024年度”“项目V1.0”）。

示例：“行政部-制度类-2024年度-考勤管理规定”。

唯一编码规则

编码格式：“部门拼音缩写-二级分类代码-年份-流水号”，例如：

部门缩写：行政部=“XZB”，项目部=“XMB”；

分类代码：合同类=“HT”，报告类=“BG”；

流水号：按文件收集顺序从001起编。

示例：“XZB-HT-2024-001”表示行政部2024年第1份合同类文件。

电子文件需在文件名中直接体现编码，纸质文件在首页右上角标注编码。

（三）归档存储管理

存储方式选择

纸质文档：统一使用防潮防火档案盒存放，档案盒标注清晰编码及文件名称（如“XZB-HT-2024-001考勤合同”），按分类顺序排列于档案柜中，档案柜张贴分类索引标签。

电子文档：存储于指定服务器或云盘（如公司内部OA系统“文档中心”），按分类建立文件夹层级（如“XZB/合同类/2024年/”），文件名与编码一致，禁止随意存放至本地电脑。

存储环境要求

纸质档案存放环境：温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，远离阳光直射、水源及腐蚀性气体，档案柜定期通风。

电子档案存储环境：服务器需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存储（如分公司服务器），重要电子文档可加密存储（如涉及商业秘密的合同）。

（四）借阅与流转管理

借阅权限控制

根据文件密级设置借阅权限：

公开文件（如公司制度）：员工可自行在系统查阅，无需审批；

内部文件（如项目报告）：需经部门负责人（如赵六）审批；

秘密文件（如财务数据）：需经分管领导（如孙七）审批。

借阅流程规范

纸质文件借阅：申请人填写《纸质文件借阅登记表》（含文件编码、借阅事由、借阅人、借阅时间、预计归还时间），经审批后由文档管理员领取，借阅期限不超过3个工作日，到期需续借需重新申请。

电子文件借阅：通过OA系统提交借阅申请，审批通过后在线预览或，系统自动记录操作日志（含人、时间、IP地址）。

归还与核验

借阅文件归还时，文档管理员需检查文件完整性（纸质文件无涂改、撕毁，电子文件无篡改），确认无误后在登记表上签字确认，逾期未归还的需催告并记录。

（五）定期检查与更新

定期清点与维护

每季度末，文档管理员组织各部门对纸质档案进行清点，核对档案盒数量与登记表是否一致，检查档案盒是否破损、文件是否霉变，及时更换档案盒或修复文件。

每月对电子档案进行备份有效性测试，随机抽取文件验证是否能正常打开，保证备份数据完整可用。

过期文件处理

根据文件保存期限（如合同类保存10年，制度类保存5年），每年年底对到期文件进行鉴定，无保存价值的文件需按流程销毁，有保存价值的需经分管领导批准后延长保存期限。

（六）销毁与移交管理

销毁流程

对需销毁的文件，由文档管理员编制《文件销毁清单》（含文件编码、名称、数量、销毁原因），经部门负责人及分管领导审批后，由两人以上共同监销（如和），纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（低级格式化）。

销毁完成后，监销人需在《文件销毁清单》上签字确认，清单保存期限不少于2年。

移交管理

部门合并或人员变动时，需将本部门档案向接收部门移交，填写《档案移交清单》，双方签字确认，移交清单由档案管理部门存档