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企业采购申请及审批标准化流程表

适用范围与常见应用场景

本流程表适用于各类企业内部的采购申请与审批管理，覆盖日常办公物资采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、维修等）等多种场景。无论是行政部门、采购部门、生产部门还是项目组，均可通过标准化流程保证采购需求合规、高效流转，同时实现采购成本可控与责任可追溯。常见应用场景包括：新员工入职办公设备配置、生产线紧急物料补充、办公耗材定期采购、年度大型设备招标等。

标准化操作流程详解

第一步：需求提出与申请

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作内容：

需求部门根据实际工作需求（如新增设备、补充库存、项目实施等），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、用途说明、期望交付时间等关键信息。

对于技术类采购（如专业设备、定制服务），需附技术参数说明或需求方案；对于大额采购（如超过万元，具体金额由企业根据规模设定），需提供至少2家供应商的初步报价单或市场调研报告。

申请部门负责人对需求的合理性进行初步审核，签字确认后提交至采购部门。

第二步：采购部门初审

操作主体：采购部门专员

操作内容：

接收《采购申请单》后，重点审核采购需求的合规性（是否符合公司采购政策、是否在预算范围内）、信息完整性（是否填写关键字段、附件是否齐全）。

对于常规采购（如办公耗材），若信息无误，可直接进入预算核查环节；对于技术复杂或大额采购，需组织技术部门或第三方专家对技术参数、需求方案进行评审，保证采购需求明确、可行。

初审通过后，在《采购申请单》上签字并流转至财务部门；若初审不通过，需注明原因并退回申请部门补充或修改。

第三步：预算核查与审批

操作主体：财务部门、相关审批领导

操作内容：

财务部门核查采购申请的预算情况：确认采购项目是否纳入年度/季度预算，预算余额是否充足；若超预算，需申请部门提交《预算调整申请》，说明调整原因并经分管领导审批。

预算核查通过后，根据采购金额分级审批：

小额采购（如金额≤元）：由采购部门负责人审批；

中额采购（如元＜金额≤元）：由分管副总/总监审批；

大额采购（如金额＞元）：需提交总经理/总经理办公会审批。

审批通过后，采购部门进入采购执行环节；审批不通过，财务部门反馈原因并终止流程。

第四步：采购执行与供应商选择

操作主体：采购部门

操作内容：

根据审批通过的《采购申请单》，制定采购方案：选择采购方式（如公开招标、询价比价、单一来源采购等），保证采购方式符合公司规定及行业规范。

开展供应商寻源：通过合格供应商库、公开招标平台、市场调研等方式筛选供应商，至少邀请3家合格供应商参与报价（特殊情况除外）。

综合评估供应商价格、资质、交货期、售后服务等因素，确定最终供应商，签订采购合同（金额较大时），并将合同及供应商信息反馈至需求部门。

第五步：订单下达与交付验收

操作主体：采购部门、需求部门

操作内容：

采购部门根据采购合同或最终确认结果，向供应商下达正式采购订单，明确交付时间、地点、质量标准等。

供应商按订单交付货物或提供服务后，需求部门组织验收：对照采购订单和技术参数，检查货物数量、规格、质量是否符合要求；服务类采购需验收服务成果是否达成约定标准。

验收合格后，需求部门负责人在《验收单》上签字确认；验收不合格，需及时通知采购部门与供应商协商处理（如退换货、整改等），直至验收合格。

第六步：财务结算与归档

操作主体：财务部门、采购部门、行政档案部门

操作内容：

需求部门将验收合格的《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》（合规发票）等材料提交至财务部门。

财务部门核对单据一致性（申请单、合同、验收单、发票信息是否匹配），确认无误后办理付款手续。

采购部门将采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，提交至行政档案部门归档保存，保存期限不少于5年（具体期限根据企业规定执行）。

采购申请及审批流程表

字段名称

填写说明

示例

申请单号

由采购部门按规则自动（如“CG-YYYYMMDD-X”）

CG001

申请部门

需求部门全称

行政部

申请人

需求部门具体经办人

*某明

联系方式

申请人手机号/内线电话

申请日期

提交申请的日期

2023年10月1日

采购类别

物资类/服务类/工程类等（根据企业分类调整）

物资类-办公设备

物品/服务名称

具体采购项目名称

笔记本电脑

规格型号

物品的技术参数或服务的具体内容

ThinkPadX1Carboni7/16G

数量

采购物品数量或服务次数

5台

预估单价（元）

单位物品/服务的预估价格

8000.00

预估总价（元）

数量×预估单价

40000.00

用途说明

采购的具体用途（如“新员工入职办公”“生产车间设备维护”）

新入职