采购合同审批与执行管理表格样板全面指导采购过程.docVIP

采购合同审批与执行管理工具模板应用指南

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的采购合同全生命周期管理，覆盖从需求提报、审批流转、合同签订到执行跟踪、验收归档的全流程。具体场景包括：

常规采购：生产原材料、办公用品、设备设施等标准化物资采购；

项目采购：工程建设、软件开发、咨询服务等专项合作采购；

紧急采购：因突发需求（如设备故障、临时任务）需快速履行的采购；

战略采购：长期合作框架协议下的分批采购执行。

通过标准化表格与流程，保证采购行为合规、高效，降低风险，提升管理透明度。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与提报

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等关键信息；

需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核签字，保证需求与部门工作计划匹配；

涉及固定资产或大额采购（如金额超过万元，具体标准由企业自定），需附《采购需求可行性分析报告》，说明选型依据、市场价格调研情况等。

输出成果：《采购需求申请表》（含附件）

步骤2：采购审批与立项

操作主体：采购部、财务部、管理层

采购部接收需求申请后，1个工作日内完成初审，重点审核需求完整性、预算合规性（是否超部门年度预算）、采购类型（是否属于集中采购目录）；

财务部同步审核预算资金是否落实，出具《预算审核意见》；

根据采购金额与类型，启动分级审批流程：

小额采购（如金额＜X万元）：由采购部经理审批；

中额采购（X万元≤金额＜Y万元）：由采购部、财务部双签，报分管副总审批；

大额采购（金额≥Y万元）：需经采购部、财务部、法务部（如涉及）会签，报总经理/决策委员会审批。

审批通过后，采购部下达《采购立项通知书》，明确采购方式（公开招标、询比价、单一来源等）与执行时限。

输出成果：《采购审批表》《采购立项通知书》

步骤3：供应商选择与合同拟定

操作主体：采购部、法务部

采购部根据立项通知书要求，通过招标、询比价、供应商库筛选等方式确定合作供应商，并保存比价记录、供应商资质文件（营业执照、相关资质证书等）；

双方达成合作意向后，采购部牵头拟定《采购合同》，条款需包含：双方基本信息、采购物品/服务明细、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件与周期、违约责任、争议解决方式等；

法务部对合同条款进行合规性审核，重点核查法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属、保密条款等），出具《合同法律审核意见书》。

输出成果：《供应商选择记录表》《采购合同（草案）》《合同法律审核意见书》

步骤4：合同签订与生效

操作主体：采购部、授权签约人、供应商

采购部将审核通过的合同文本发送供应商，双方确认无误后，由授权签约人（需附《授权委托书》）与供应商法定代表人或授权代表签字盖章；

合同签订后，采购部在1个工作日内将合同原件分发至财务部、需求部门、法务部备案，并在《合同台账》中登记合同编号、签订日期、金额、关键节点等信息；

涉及预付款的，需凭生效合同与《付款申请表》启动付款流程。

输出成果：《采购合同（正本）》《合同台账》《付款申请表》

步骤5：合同执行与交付跟踪

操作主体：采购部、需求部门

采购部根据合同约定，向供应商下达《订单通知单》，明确交付时间、地点、联系人等信息；

供应商交付前，需提前3个工作日通知采购部与需求部门，需求部门安排人员现场或远程核对交付物品/服务的数量、规格、外包装等，填写《到货验收记录表》；

交付过程中如出现数量不符、外观损坏等问题，需求部门需在《到货验收记录表》中注明，采购部及时与供应商沟通处理方案（补货、换货、扣款等）；

采购部每周更新《合同执行跟踪表》，记录各合同进度（如“已下单”“待交付”“已交付待验收”“异常处理中”），并同步给相关部门。

输出成果：《订单通知单》《到货验收记录表》《合同执行跟踪表》

步骤6：验收与结算

操作主体：需求部门、质检部门（如需）、财务部

需求部门联合质检部门（如涉及质量检测）在交付后5个工作日内完成最终验收，对照合同约定的质量标准、技术参数等出具《验收报告》，明确“合格”“不合格”或“有条件合格”；

验收不合格的，需求部门需在《验收报告》中说明问题，采购部牵头与供应商协商整改或退货，整改后重新验收；

验收合格后，需求部门负责人在《验收报告》中签字确认，采购部将《验收报告》《合同》《发票》等资料提交财务部；

财务部核对资料无误后，根据合同约定付款周期（如验收后30日内）办理付款手续，并留存付款凭证。

输出成果：《验收报告》《付款凭证》

步骤7：合同归档与复盘

操作主体：采购部、档案管理部门

合同履行完毕（含付款完成、质保期满）后，采购部收集全套资料（需求申请、审批